Digitaal archiveren en kerkelijke archieven. Richtlijnen ... - VBDS.nl

46
Hoofdstuk 8
Communicatieplan voor ADC
De in hoofdstuk 7 geformuleerde en in bijlage IV opgenomen Richtlijn is opgesteld voor gebruik
door kerken. Daarom wil ik in dit hoofdstuk advies geven over het verspreiden van (informatie
over) de Richtlijn in de doelgroep.
8.1 Publiciteit
De aangepaste Richtlijn voor archiefbeheer in protestantse kerken is niet opgesteld voor het Archief-
en Documentatiecentrum op zich, maar heeft als doel dat het in plaatselijke protestantse gemeenten
gebruikt gaat worden. Om die reden is het belangrijk er aandacht aan te schenken. Het ADC staan
twee eigen communicatiemiddelen ten dienste, de website www.adckampen.nl en het eigen twee
maal per jaar verschijnend tijdschrift adcetera, dat nieuws verschaft over de activiteiten van het
centrum.
In beide media kan een nieuwsbericht worden geplaatst, waarin aandacht wordt gegeven aan het
aanpassen van de richtlijnen en de achtergrond daarvan.
Daarnaast kan de verbeterde Richtlijn gepubliceerd worden op de website onder de link archiefbeheer,
waar nu al een versie uit 1997 staat. Op die plaats kan ook een PDF-bestand van deze scriptie worden
geplaatst met een korte uitleg van de opdracht en het onderzoek.
Daarnaast adviseer ik het ADC een persbericht naar sommige dagbladen en kerkbladen te sturen. Ook
kan publiciteit worden gegenereerd door het sturen van een bericht naar andere kerkgenootschappen
en sommige archiefi nstellingen uit het netwerk van het ADC.
In al deze publiciteit moet benadrukt worden wat de richtlijn voorstelt, namelijk een voorlopige
oplossing om digitaal te archiveren in een doorlopend traject dat vraagt om een stevige doordenking
en verdere uitwerking op termijn.
8.2 Communicatie naar de kerken
Ik vind het erg belangrijk dat de nieuwe Richtlijn wordt gelezen door scriba’s en archivarissen van de
plaatselijke Gereformeerde Kerken (vrijgemaakt), waarvoor het ADC in eerste instantie werkt. Daarom
stel ik voor dat het ADC per e-mail alle kerken aanschrijft en de informatie bij hen bekendmaakt.
Verder lijkt het me goed als alle archivarissen uit de GKv-doelgroep zich bij het ADC aanmelden en hun
contactgegevens bekendmaken. Juist deze groep kerkelijke functionarissen moet de directe contacten
met het ADC versterken, door regelmatig op de website te kijken of vragen te stellen en informatie uit
te wisselen. In de aanpassing op de Richtlijnen heb ik geprobeerd een open en heldere communicatie te
kiezen, waarin duidelijk is gemaakt wat verwacht mag worden van archivarissen, van scriba’s en wat
in een periodiek gezamenlijk overleg moet worden afgesproken. Ook adviseer ik het ADC via contacten
met de CGK en NGK het document ook in die kerken uit te zetten.
Ten slotte adviseer ik het ADC om in 2009 een aantal regioavonden te organiseren voor
archiefvormers en archiefbeheerders in de drie kerkgenootschappen die ik met mijn onderzoek beoog
te helpen. In 2002 is er een soortgelijke opzet geweest en die werd door deelnemers en organisatie als
succesvol ervaren. Een contactmoment als een regioavond kan heel veel uitwisseling van ervaring
opleveren. Het biedt het Archief- en Documentatiecentrum en de andere kerkgenootschappen de
gelegenheid om informatie te delen en zich te bezinnen op wat de archiefvormers en -beheerders
bezighoudt. Deze avonden moeten goed voorbereid zijn en vooral leiden tot goede uitwisseling van
gedachten en ervaringen.
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven – Afstudeerscriptie Marien Geelhoed