Jaarverslag 2010 - ProRail

Risicomanagement
Door zijn bijzondere positie en vele stakeholders heeft ProRail te maken
met veel verschillende soorten risico’s. Daarom bekijkt de directie elk jaar
opnieuw wat de toprisico’s zijn en hoe we daarop anticiperen.
Verantwoordelijkheid
De directie van ProRail is verantwoordelijk voor het integraal
risicomanagement. Om de grootste risico’s goed
te beheersen, heeft zij in 2009 het risk committee ingesteld.
Het committee bestaat uit de directie van ProRail,
de manager Corporate Finance & Control en de manager
Corporate Audit. Het komt drie keer per jaar bijeen.
Three lines of defence
Voor het beheersen van de risico’s hanteren we het three
lines of defence-principe:
− Eerste lijn: het lijnmanagement. De manager van een
bedrijfsonderdeel is verantwoordelijk voor het opsporen,
meten en managen van alle risico’s binnen de
bedrijfsprocessen.
− Tweede lijn: de afdelingen Risicomanagement en
Control, onder verantwoordelijkheid van de directeur
Financiën. De tweede lijn bestaat uit het formuleren
van beleid, het bewaken van het risicomanagementproces,
het ondersteunen van de bedrijfseenheden en
de rapportages aan diverse stakeholders.
− Derde lijn: de afdeling Corporate Audit. Deze toetst
jaarlijks de opzet, het bestaan en de werking van het
risicomanagement binnen ProRail.
De risico’s voor milieu en veiligheid nemen een belangrijke
aparte plaats in. Een expertteam formuleert het beleid
en volgt de milieu- en veiligheidsincidenten samen met
de lijnmedewerkers. Dit team rapporteert rechtstreeks
aan de directie.
Het systeem van risicomanagement
Het risicomanagementsysteem van ProRail is gebaseerd
op het COSO-ERM-model. Met interne risicomanagementtrainingen
waarborgen we de kennis op dit vlak.
Het risicomanagement voor veiligheid (VMS) en milieu
(MMS) en het risicomanagement van projecten maken
integraal onderdeel uit van het risicomanagementsysteem
van ProRail.
Procesbewaking
ProRail bewaakt het proces van risicomanagement
door:
− jaarlijks aandacht te geven aan het risicobewustzijn
van de medewerkers en het management,
− jaarlijkse risico en control (self) assessments uit te
voeren,
− het vastleggen van de manier waarop we de risico’s
managen,
− het controleren en vastleggen van de beheersmaatregelen,
− het toezien op de beheersing van de geregistreerde
risico’s,
− het opstellen van rapportages.
Om de risico’s te meten en te bepalen welke prioriteit
krijgen, werkt ProRail met een risicomatrix. Deze matrix
bestaat uit de assen ‘kans x gevolg’, waarmee we de
grootte van het risico vaststellen. Aan het eind van elke
jaarlijkse risicomanagementcyclus leggen de managers
en directeuren van de verschillende eenheden de mate
van beheersing vast in een Managementverklaring Risicomanagement
(MVRM).
Dan wordt ook vastgesteld of, en in welke mate, minder
controleerbare zaken zoals de bedrijfscultuur bijdragen
aan het behalen van de doelstellingen. De afdeling
Corporate Audit voert jaarlijks controlewerkzaamheden
uit met betrekking tot het risicomanagementsysteem en
bespreekt periodiek de opzet en werking van het risicomanagementsysteem
en de toprisico’s met de raad van
commissarissen (zie het verslag van de raad van commissarissen
op pagina 76).
voor het spoor - prorail jaarverslag 2010