ROC in transitie

Jaarverslag ROC West-Brabant
Hoofdstuk 6 | Bedrijfsvoering, huisvesting en financiën
In hoofdstuk 1 meldde de Raad van Bestuur de
belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van
huisvesting, bedrijfsvoering en financiën (vooral
in paragraaf 1.2 en 1.5 ). Hierna leest u daarop de
relevante aanvullingen.
6.1 Bedrijfsvoering
Het gehanteerde management control model, als
uitgangspunt voor beheersmaatregelen en
ondersteuning voor Raad van Bestuur, volgt
nagenoeg de ‘plan-do-check-act-cyclus. In hoofdstuk
1 (paragraaf 1.2.2, 1.4 en 1.5) lichtte de Raad
van Bestuur de belangrijkste stappen toe die in dit
kader in 2014 werden gezet.
Aan een belangrijke voorwaarde om structurele verbeteringen
te kunnen doorvoeren werd in 2014 voldaan: er
werd een ROC-brede ondersteuningsorganisatie gerealiseerd,
bestaande uit de onderdelen Bedrijfsvoering en
ROC Diensten. Een meer eenduidige, professionele en
gestandaardiseerde ondersteuning werd daarmee mogelijk.
Verdere implementatie daarvan vraagt nog enige tijd, de
resultaten werden echter al op enkele onderdelen merkbaar:
zo werd het jaarplan-en begrotingsproces voor 2015
strak geregisseerd doorlopen en was snel na afloop van
het kalenderjaar voor een eerste keer een 4 e kwartaalrapportage
beschikbaar. Diverse onderwerpen kregen in 2014
extra aandacht:
Beheersing van processen
Procesverbetering op bijvoorbeeld formatieplanning,
capaciteitsplanning, werving en selectie en gesprekscyclus
en professionalisering.
Beleidsverantwoording
Versterking van de planning- en controlcyclus
(gestandaardiseerde informatiestromen en reviewgesprekken),
bijvoorbeeld dankzij strakkere processen
rondom de totstandkoming van begrotingen en jaarplannen
en betere managementrapportages (maandelijks en per
kwartaal).
Intern risico- en beheersingssysteem
Versterking van het risicomanagement ten aanzien van alle
grotere projecten. Daarnaast zijn de administratieve organisatie
en het stelsel van interne controle versterkt. Op basis
van de ‘Managementletter 2013’ zijn prioriteiten bepaald en
is een reeks van verbetermaatregelen getroffen. Dit betrof
ook enkele langer lopende vraagstukken die, in de context
van een geconcentreerde ondersteunings organisatie
werden opgelost. Omdat de inrichting van nieuwe
processen fasegewijs verloopt, gaat dit proces nog door.
6.2 Huisvesting
In het huisvestingsbeleid streeft ROC West-Brabant
naar reductie in m 2 evenals verhoging van de
kwaliteit en duurzaamheid van de gebouwen.
Besluitvorming en implementatie
In 2013, voordat de dienstenconcentratie plaats
vond, startten we al met zogenoemde beleidsadviesgroepen
(BAG’s) voor Finance & Control, HR, Zorg en
Informatiemanagement. In deze BAG’s vindt beleidsvoorbereiding
plaats door enkele collegedirecteuren en de
betreffende stafleiding. We bevorderen hiermee dat op
belangrijke beleidsterreinen intensieve en gestructureerde
afstemming kan plaats vinden. Voor het primaire proces is
dit wezenlijk gezien de centralisering van ondersteunende
diensten. Voor de ondersteuning is de BAG belangrijk om
plannen en prioriteiten te toetsen. In 2014, tegelijk met de
centralisering van de ondersteuning, zijn de BAG’s verder
ingevoerd. De stafleiding legt haar jaarplan en prioriteiten
voor in de BAG. De stafleiding zelf is verantwoordelijk voor
implementatie. Deze aanpak sluit aan op de reguliere en
formele besluitvorming in de lijn zoals vastgelegd in het in
2013 geactualiseerde directiereglement.
In 2014 werd in totaal gebruik gemaakt van ruim 212.200
m 2 bruto vloeroppervlakte (bvo). In 2014 werd 10% van
de m 2 bvo gehuurd en was 90% eigendom. Ongeveer 8%
van de m 2 bvo in eigendom werd verhuurd aan derden. De
verwachting is dat de komende jaren zowel het totaal aantal
m 2 in eigendom als het aantal gehuurde m 2 zal afnemen.
250.000
200.000
150.000
verhuurd
gehuurd
100.000
eigendom
50.000
0
2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019
58