Geïntegreerd jaardocument 2016 Groene Welle | Professionaliteit en eigenaarschap

Professionaliteit en eigenaarschap
VERSLAG VAN RAAD VAN TOEZICHT
In 2016 is de Raad van Toezicht vijf keer bij elkaar geweest voor een formeel overleg met de
bestuurder. In die overleggen zijn steeds, vanuit de toezichthoudende rol, verschillende
onderwerpen besproken. Ter voorbereiding van de remuneratiecommissievergaderingen heeft de
Raad ook apart overleg gevoerd. De auditcommissie is voorafgaand aan de reguliere vergaderingen
van de Raad bijeen geweest om adviezen te formuleren. Verder heeft er regelmatig informeel
overleg plaats gevonden tussen bestuurder en voorzitter RvT. Daarnaast hebben de leden van de
Raad onderling overleg gehad. Ook hebben de leden van de Raad van Toezicht twee keer
gesproken met de OR en een keer met de ouderraad.
Onder leiding van een externe partij ‘BoardResearch’, heeft een evaluatie plaats gevonden, waarbij
de collegiale samenwerking binnen de Raad van Toezicht een belangrijk item was.
In 2016 zijn, wegens het vertrek van drie van de leden, vacatures ontstaan. Eén lid was na twee
zittingstermijnen niet meer herkiesbaar, hiervoor is in april 2016 een nieuw lid benoemd in de Raad
van Toezicht. In oktober heeft een lid zich teruggetrokken als gevolg van het verschil in visie inzake
het proces van borging van de samenwerking met AOC Oost. Het derde lid heeft de functie
neergelegd in verband met het aanvaarden van een andere functie als bestuurder bij een VO
instelling per januari 2017. Deze functie is conflicterend met het lidmaatschap van de raad. De Raad
heeft opnieuw bepaald welk profiel gewenst was voor de ontstane vacature. Een financieel profiel is
hierbij van belang in verband met werkzaamheden binnen de auditcommissie. Naast het financiële
profiel is ervaring met transitieprocessen ook een belangrijk aandachtspunt. De invulling zal in 2017
plaatsvinden.
Werkwijze
De Raad van Toezicht werkt met een jaaragenda. In die jaaragenda wordt de Planning en Controle
cyclus van de instelling gevolgd. Daarnaast worden, indien nodig, relevante thema’s toegevoegd.
Belangrijk document in de vergaderingen van de Raad van Toezicht is de Instellingsrapportage.
In 2016 bestond de Raad van Toezicht uit 2 vrouwen en 3 mannen. De verschillende taken zijn
onder de leden verdeeld. Er wordt gewerkt met een auditcommissie en een remuneratiecommissie.
Voor onderwijskwaliteit is geen aparte commissie ingesteld, omdat dit een aandachtsgebied is voor
alle leden van de Raad. De Raad kent een voorzitter en een vicevoorzitter.
De remuneratiecommissie heeft op twee momenten in het jaar overleg gehad met de bestuurder.
Ook heeft er een ontwikkel- en een beoordelingsgesprek plaatsgevonden. Hiervoor hebben de leden
van de Raad input geleverd. De aankondiging van het vertrek van de bestuurder per medio 2017 is
een belangrijk onderdeel van de gesprekken geweest.
Auditcommissie
De auditcommissie voert gesprekken met de bestuurder in aanwezigheid van de adviseur financiën
en het hoofd van de financiële administratie. Iedere vergadering wordt aan de hand van de
Instellingsrapportage gesproken over de financiële stand van zaken. Ook de concept jaarrekening,
de managementletter en de daaraan gekoppelde verbeteractiviteiten, de risico’s en het
meerjarenperspectief zijn in de auditcommissie besproken. Van iedere bijeenkomst wordt een
verslag gemaakt dat in de Raad van Toezicht wordt toegelicht.
Een aantal leden is in 2016 bij bijeenkomsten van het Platform Raden van Toezicht MBO geweest
en bij de dag voor bestuurders en toezichthouders, georganiseerd door OC&W. Ook is een
bijeenkomst van VTOI bezocht.
9