Guia Digital do Arquivo Histórico - Câmara Municipal de Cascais

Conservação
Função primordial do serviço de arquivo que tem por objetivo assegurar a manutenção das
características essenciais dos arquivos/documentos, de modo a garantir a sua eficácia através do
tempo. Exerce-se mediante recurso à avaliação, recolha, custódia, preservação, conservação física,
restauro e tratamento arquivístico
Conservação permanente
Custódia por tempo ilimitado dos documentos de arquivo
Consulta
Utilização dos documentos para efeitos de prova e/ou informação
Cópia
Documento resultante da reprodução, simultânea ou não, total ou parcial, de um original,
obtida direta ou indiretamente e, em regra, definida pela sua função (cópia de arquivo, cópia de
complemento, cópia de consulta, cópia de referência, cópia de segurança, cópia de substituição,
etc.), pelo processo de obtenção (cópia manuscrita, fotocópia, microcópia, etc.) ou pela
autenticidade (cópia autêntica por oposição a facsímile, por exemplo). A cópia de arquivo tem valor
de original, mas o seu texto pode estar abreviado nomeadamente no que respeita ao formulário.
Por exemplo: “D. João, etc.” por “D. João, Rei de Portugal e dos Algarves, Senhor de Ceuta”.
Cota
Código numérico, alfabético ou alfanumérico que identifica a localização das unidades de
instalação. Também designada referência de localização
Custódia
Função primordial do serviço de arquivo que consiste na guarda física de documentos e/ou
arquivos, com a consequente responsabilidade jurídica, sem necessariamente implicar a sua
propriedade. A interrupção da custódia pode pôr em causa a autenticidade e integridade dos
documentos e, logo, o seu valor probatório
Data
Elemento de identificação que especifica o local (data tópica) e o dia, mês e ano (data crónica)
em que ocorreu ou deverá ocorrer um facto ou foi elaborado o documento que o regista. A data
crónica refere-se sempre a um determinado calendário. A data de um documento de arquivo pode
não coincidir com a do seu teor
Depósito
Aquisição/alienação de documentos de arquivo a título precário. A documentação depositada fica
sob custódia de outra entidade, mas não muda de proprietário e poderá estar sujeita a um regime
próprio de conservação e/ou comunicação, previamente acordado
Depósito de arquivo
Edifício, ou parte de um edifício, adequado à preservação dos documentos de arquivo
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