Guia Digital do Arquivo Histórico - Câmara Municipal de Cascais

Fundo
O mesmo que arquivo. Mais utilizado no âmbito dos arquivos definitivos
Grupo de arquivos
Conjunto de arquivos provenientes de entidades do mesmo tipo, isto é, com projetos (atribuições)
afins e organização idêntica. Por exemplo: arquivos de comissões parlamentares, de embaixadas,
de governos civis, de misericórdias, de notários, de paróquias, de tribunais
Guia
Instrumento de descrição arquivística elaborado para efeitos de comunicação que abrange, numa
perspetiva exaustiva ou seletiva, um ou mais acervos documentais. Poderá incluir informação
de carácter geral, normalmente sumária, sobre a(s) entidade(s) de custódia e menção de outras
fontes de informação sobre os conjuntos documentais a que se refere. Nos guias exaustivos a
descrição situa-se, por via de regra, ao nível dos conjuntos documentais mais vastos: arquivos ou
coleções factícias
Índice
Instrumento de descrição arquivística, elaborado para fins de comunicação. Visando, sobretudo,
a recuperação da informação, é constituído por descritores sequencial ou sistematicamente
ordenados e pelas referências e/ou cotas das unidades arquivísticas que contêm a informação
indexada. Frequentemente, é um auxiliar de outro instrumento de descrição arquivística, podendo
revestir a forma de livro ou de ficheiro
Instrumento de descrição
documental/arquivística
Documento segundo elaborado para efeitos de controlo e/ou comunicação, que descreve as
unidades arquivísticas, acervos documentais ou coleções factícias. Os principais instrumentos de
descrição são: roteiros, guias, inventários, catálogos, registos e índices
Inventário
Instrumento de descrição arquivística que, para efeitos de controlo e comunicação, representa um
arquivo: o contexto da sua produção, o(s) plano(s) de classificação (ou, na sua ausência, o quadro)
que presidiu/presidiram à sua organização, os conjuntos documentais que o constituem, respetiva
articulação e unidades de instalação que ocupam. No inventário, que deve ser complementado por
índices, a descrição não desce a níveis inferiores ao da série e respetivas subdivisões
Ordem original
Organização conferida aos documentos de arquivo pela entidade produtora
Ordenação
Operação que consiste em estabelecer/aplicar um critério de disposição metódica (alfabética,
cronológica, hierárquica, numérica, etc.), para efeitos de instalação, arquivagem e descrição
arquivística. As ordenações sequenciais cronológicas e/ou numéricas deverão ser inversas no caso
de coleções e processos em aberto e diretas em todos os outros casos
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