Guia Digital do Arquivo HistÃ³rico - CÃ¢mara Municipal de Cascais

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Conservação Função primordial do serviço de arquivo que tem por objetivo assegurar a manutenção das características essenciais dos arquivos/documentos, de modo a garantir a sua eficácia através do tempo. Exerce-se mediante recurso à avaliação, recolha, custódia, preservação, conservação física, restauro e tratamento arquivístico Conservação permanente Custódia por tempo ilimitado dos documentos de arquivo Consulta Utilização dos documentos para efeitos de prova e/ou informação Cópia Documento resultante da reprodução, simultânea ou não, total ou parcial, de um original, obtida direta ou indiretamente e, em regra, definida pela sua função (cópia de arquivo, cópia de complemento, cópia de consulta, cópia de referência, cópia de segurança, cópia de substituição, etc.), pelo processo de obtenção (cópia manuscrita, fotocópia, microcópia, etc.) ou pela autenticidade (cópia autêntica por oposição a facsímile, por exemplo). A cópia de arquivo tem valor de original, mas o seu texto pode estar abreviado nomeadamente no que respeita ao formulário. Por exemplo: “D. João, etc.” por “D. João, Rei de Portugal e dos Algarves, Senhor de Ceuta”. Cota Código numérico, alfabético ou alfanumérico que identifica a localização das unidades de instalação. Também designada referência de localização Custódia Função primordial do serviço de arquivo que consiste na guarda física de documentos e/ou arquivos, com a consequente responsabilidade jurídica, sem necessariamente implicar a sua propriedade. A interrupção da custódia pode pôr em causa a autenticidade e integridade dos documentos e, logo, o seu valor probatório Data Elemento de identificação que especifica o local (data tópica) e o dia, mês e ano (data crónica) em que ocorreu ou deverá ocorrer um facto ou foi elaborado o documento que o regista. A data crónica refere-se sempre a um determinado calendário. A data de um documento de arquivo pode não coincidir com a do seu teor Depósito Aquisição/alienação de documentos de arquivo a título precário. A documentação depositada fica sob custódia de outra entidade, mas não muda de proprietário e poderá estar sujeita a um regime próprio de conservação e/ou comunicação, previamente acordado Depósito de arquivo Edifício, ou parte de um edifício, adequado à preservação dos documentos de arquivo 154
Descrição documental/ arquivística Operação que consiste na representação das unidades arquivísticas, acervos documentais e coleções factícias, através da sua referência e de outros elementos, nomeadamente os atinentes à sua génese e estrutura, assim como, sempre que for o caso, à produção documental que as tenha utilizado como fonte. A descrição arquivística tem como objetivo o controlo e/ou a comunicação dos documentos Difusão Função do serviço de arquivo que visa promover o conhecimento do respetivo acervo documental Doação Aquisição/alienação da custódia de documentos de arquivo, a título gratuito, por vezes acompanhada de certas obrigações. A entidade beneficiária de documentos e/ou arquivos privados tem a faculdade de os recusar Documento composto Unidade arquivística constituída por conjunto(s) de documentos simples. Embora mais frequentemente aplicado às unidades que correspondem à totalidade ou a parte de um mesmo procedimento, trâmite ou processamento administrativo ou judicial – coleções, dossiês, ficheiros, processos, registos, abrange também os conjuntos mais amplos em que estas se articulam Documento de arquivo Documento produzido a fim de provar e/ou informar um procedimento administrativo ou judicial. É a mais pequena unidade arquivística, indivisível do ponto de vista funcional. Pode ser constituído por um ou mais documentos simples Documento iconográfico Documento cuja informação é veiculada através de imagens (a duas ou a três dimensões), como desenho, fotografia, gravura, maquete, etc. Documento simples Documento de arquivo, autónomo quanto ao processamento da sua produção (autor, código de comunicação, data, destinatário, etc.) mas não necessariamente quanto à informação veiculada ou ao suporte. O documento simples é suscetível de descrição individualizada, mas pode não corresponder à totalidade de um procedimento ou trâmite Dossiê Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos coligidos com o fim de informar uma decisão pontual Espólio Conjunto de documentos de diversa natureza (de arquivo, bibliográficos, museológicos, papéis pessoais) que pertenceram a uma pessoa singular ou coletiva 155
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PSD e Vice-presidente do Parlamento
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Coleção José de Matos-Cruz Códi
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