Arkiv för alla – nu och i framtiden, SOU 2002:78 - Regeringen

SOU 2002:78 Bilaga 2
inte bara dagens medborgare utan även de som kommer att finnas i
framtiden och vi måste inte bara bevara dokument som redan
förvaras hos oss utan även förbereda oss på att administrera
morgondagens handlingar i nya utmanande former.
IT-gruppen har i rapporten kunnat konstatera att arkivmyndigheterna
runt om i världen har stora problem med att ta tillvara
resultatet av den digitala revolutionen. Sverige är inget undantag.
Tvärtom. I Sverige datoriserades den offentliga sektorn tidigt och
Sverige ligger långt fram när det gäller användande av informationsteknologin.
Det produceras stora mängder information i
dagens samhälle som vi med nuvarande metoder och teknik inte
kan ta tillvara på ett långsiktigt och kostandseffektivt sätt. Detta
innebär att om inget görs kommer vi att förlora viktig information
och i många fall äventyra rättssäkerheten. Det stora problemet är
framförallt den snabba tekniska utvecklingen med teknikens
snabba åldrande som följd, både hård- och mjukvarumässigt. I
dagsläget beräknas den tekniska medellivslängden vara mellan tre
till sju år.
Man måste därför bli medveten om de långsiktiga kostnader för
digitalt bevarande som blir följden av att man digitaliserar. Kostnader
som dock utgör en bråkdel i jämförelse med den totala ITsatsningen
för att effektivisera den offentliga förvaltningen.
För att hanterad denna utmaning syns den mest konstruktiva
vägen framåt vara att avsätta en liten del av de resurser som satsas
eller kommer att satsas på en elektronisk förvaltning (e-förvaltning)
om man vill kunna bevara den digitala arkivinformationen för
framtiden. Genom att dra nytta av utvecklingen inom e-handel och
e-förvaltning har arkiven en fantastisk möjlighet att på ett effektivt
och ändamålsenligt sätt hantera frågan. Samma teknologier som
man nu utvecklar inom exempelvis e-handel och e-förvaltning kan
användas för att hantera överföringen av digital arkivinformation
till arkivmyndigheter och för långsiktigt bevarande av elektronisk
information. Omvärldsanalysen visar att de arkivmyndigheter som
ligger längst fram i världen när det gäller långsiktigt bevarande har
en central roll i satsningen på e-förvaltning. Det framgår också
tydligt att standardiseringsarbetet är av största vikt för stabila och
långsiktiga lösningar.
IT-gruppens vision går ut på att man med befintlig och väl
etablerad teknologi tillsammans med arkivbildande myndigheter
definierar arkivformat, utifrån myndigheternas egna verksamheter
och informationsstrukturer, som kan användas vid mer eller mindre
187