Arkiv för alla – nu och i framtiden, SOU 2002:78 - Regeringen

SOU 2002:78 Ersättning vid arkivleveranser
Arkivverket skall därför ha ersättning för samtliga de kostnader
som en leverans innebär. Slutligen skall systemet för ersättning vid
arkivleveranser vara så enkelt och lätthanterligt som möjligt för
samtliga inblandade.
Dagens system med en indirekt anslagsfinansiering i form av
överenskommelser efter förhandling med fackmyndigheterna, följt
av fakturering och därefter en ånyo framförhandlad anslagsöverföring
har flera brister. Förhandlingarna och den följande administrationen
tar orimligt stora resurser i anspråk hos såväl arkivmyndigheter
som levererande myndigheter. Därtill kommer att det
är tveksamt om systemet med framförhandlade överenskommelser
ger en stabil grundfinansiering av arkivmyndigheternas slutförvaring.
Vidare har ersättningssystemet kommit att tas till intäkt för
tidiga arkivleveranser i en utsträckning som statsmakterna inte vare
sig förutsett eller rekommenderat.
Arkivmyndigheterna bemyndigas i 17 § arkivförordningen
(1991:446) att träffa överenskommelser med levererande myndigheter
om ersättning för kostnader för bl.a. att bevara, vårda och
tillhandahålla arkivmaterialet. Något egentligt ekonomiskt mål
framgår dock inte av nämnda bestämmelse. Utgångspunkten måste
vara att arkivmyndigheten får ersättning för alla de kostnader som
uppstår när de övertar arkivmaterial, dvs. full kostnadstäckning
skall uppnås i den del av arkivmyndighetens verksamhet som kan
hänföras till arkivleveranser från andra myndigheter. Vi har dock
konstaterat att arkivmyndigheterna idag inte redovisar de
kostnader särskilt som uppkommer i den del av verksamheten som
avser arkivleveranser. Detta innebär att det inte går att fastställa om
det ekonomiska målet har uppnåtts vilket är en brist i systemet.
Riksarkivets förslag med anledning av regeringens uppdrag (se
avsnitt 6.5) att utreda förutsättningarna för att träffa fleråriga
överenskommelser med centrala sektorsmyndigheter avsåg att
nedbringa arbetsvolymen kring arkivleveranser enligt ersättningssystemet.
Överenskommelser med sektorsmyndigheter eller med
större grupper av myndigheter kan enligt vår mening vara en åtgärd
bland andra som skulle förenkla ersättningssystemet.
Av förarbetena till arkivlagen framgår tydligt att det material
som överlämnas till arkivmyndigheterna bör vara inaktuellt hos
fackmyndigheterna (prop. 1989/90:72). Där anges också ett antal
skäl för förfarandet. Det får anses klarlagt att i vart fall en del av de
tidiga arkivleveranser som genomförts under senare år avsett
aktuellt arkivmaterial.
99