Arkiv för alla – nu och i framtiden, SOU 2002:78 - Regeringen
Arkiv för alla – nu och i framtiden, SOU 2002:78 - Regeringen
Arkiv för alla – nu och i framtiden, SOU 2002:78 - Regeringen
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Bilaga 2 <strong>SOU</strong> <strong>2002</strong>:<strong>78</strong><br />
ärendehantering. Målgruppen <strong>för</strong> standarden är fram<strong>för</strong>allt systemleverantörer<br />
men den kan också användas som ett hjälpmedel av<br />
<strong>för</strong>valtningarna vid val av ärendehanteringssystem. På 1990-talet<br />
fanns det mellan fem <strong>och</strong> åtta olika så k<strong>alla</strong>de NOARK-system <strong>och</strong><br />
standarden har i praktiken blivit en de facto-standard. Den är i<br />
princip alenarådande inom stats<strong>för</strong>valtningen <strong>och</strong> har fått till följd<br />
att arkivkompetensen ökat hos systemleverantörerna. Den <strong>nu</strong>varande<br />
versionen av standarden, NOARK-4, är XML-baserad <strong>och</strong><br />
omfattar en fullständig specifikation <strong>för</strong> arkivering av elektronisk<br />
ärendehantering, vilket underlättar när informationen skall levereras<br />
till Riksarkivet eller något av statsarkiven. För att undvika<br />
informations<strong>för</strong>luster skall en kopia av de elektroniska arkiven<br />
levereras regelbundet till <strong>Arkiv</strong>verket under tiden systemet är i<br />
bruk eller omedelbart när det tas ur bruk. Man har också utvecklat<br />
nya metoder <strong>för</strong> att effektivisera <strong>och</strong> underlätta mottagande <strong>och</strong><br />
testning av ADB-leveranser. Bl.a. har man använt en XML-baserad<br />
metod <strong>för</strong> att på ett standardiserat sätt dokumentera datastrukturen<br />
i levererad information, det s.k. Arkade-systemet. Man<br />
distribuerar också mjukvara kostnadsfritt till myndigheter så att de<br />
själva kan dokumentera metadata <strong>för</strong> ADB-system som skall<br />
levereras.<br />
Avslutningsvis något om situationen i Finland där <strong>Arkiv</strong>verket<br />
precis som i Sverige saknar både personella <strong>och</strong> finansiella resurser,<br />
<strong>för</strong> att på ett framgångsrikt sätt hantera elektronisk information. I<br />
slutet av 1980-talet hade Riksarkivet ett avtal med Statens datorcentral<br />
(SDC) om att de skulle hantera maskinläsbart material men<br />
i <strong>och</strong> med att <strong>Arkiv</strong>verket fick egna lokaler vid mitten av 1990-talet<br />
<strong>för</strong>varar man <strong>nu</strong> digitalt material själva. För att jämna vägen <strong>för</strong> den<br />
elektroniska <strong>för</strong>valtningen har justitieministern haft i uppdrag att<br />
bereda den lagstiftning som krävs <strong>för</strong> uträttande av ärenden<br />
elektroniskt. Detta har lett fram till Lagen om elektronisk kommunikation<br />
i <strong>för</strong>valtningsärenden som varit i kraft sedan ja<strong>nu</strong>ari<br />
år 2000. Under senare år har man utarbetat anvisningar <strong>och</strong> <strong>för</strong>eskrifter<br />
vad gäller <strong>Arkiv</strong>verkets rekommendation om principerna<br />
om upprättandet, bruket <strong>och</strong> upprätthållandet av en arkivbildningsplan<br />
<strong>och</strong> anvisning <strong>för</strong> hantering av sådana elektroniska datasystem<br />
<strong>och</strong> -material som omfattas av arkivlagen. Arbete pågår kring<br />
<strong>Arkiv</strong>verkets gallringspolitik <strong>och</strong> gallringsstrategi <strong>och</strong> anvisningen<br />
<strong>för</strong> diarie<strong>för</strong>ing håller på att <strong>för</strong>nyas. Under år 2001 inleddes ett<br />
nytt utvecklingsprojekt, Sähke, kring långtids<strong>för</strong>varing av elektroniska<br />
informationssystem. Projektets mål är bl.a. att noggrannare<br />
206
Change language