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Vom Aufbau eines verlässlichen Wirtschaftsplans 96 Teil 1: Erfolgsplan, Deckungsbeitragrechnung nach Geschäftsbereichen (1) Geschäftsbereiche Umsatz(erlöse) Aufwendungen (erwirtschaftete Einnahmen nach (den Geschäftsbereichen/„Profit-Centern“ ein- Geschäftsbereichen/„Profit-Centern“) deutig zuzuordnende Kosten: Personal, Aufträge/ Fremdleistungen, Material, Ausstattung, Technik) • z.B. Erlöse (+), Aufwendungen (-) Eigenveranstaltungen • z.B. Erlöse (+), Aufwendungen (-) Fremdveranstaltungen (Mieten, Service-Pakete) • z.B. Erlöse (+), Aufwendungen (-) Ausstellungs-, Museumsbetrieb etc. • z.B. Erlöse (+), Aufwendungen (-) Fix-Vermietungen/Verpachtungen • z.B. Erlöse (+), Aufwendungen (-) Raumvergaben an Partner, Vereine, Gruppen (Gebührenordnungen) • z.B. Erlöse (+), Aufwendungen (-) Eigenbetriebe (wie Bistro/Café, Gastronomie, Verkauf/Shops) Summe Umsatzerlöse Summe Aufwendungen Rohergebnis aus Geschäftsbereichen: Umsatzerlöse minus Aufwendungen (2) Kosten Gebäudewirtschaft • (+-) Gebäudenebenkosten I (den obigen Geschäftsbereichen zugeordnet) • (+-) Gebäudenebenkosten II (der Geschäftsstelle/den Gemeinkosten zugeordnet) • (-) Hausmeister (sofern nicht in o.a. Gebäudenebenkosten bzw. u.a. Personalkosten) • (-) Instandhaltung, Reparaturen (sofern nicht in o.a. Gebäudenebenkosten) • (-) Rücklagen (Gebäude und Gebäudetechnik) (3) Kosten Geschäftsstelle/Management Personalkosten • (+-) Kosten Personal in den Geschäftsbereichen (Teil des obigen Rohergebnisses unter (1)) • (-) Gemeinkosten Personal außerhalb der Geschäftsbereiche Sachkosten Projektmanagement und Geschäftsstelle • (-) Miete Gemeinflächen • (-) Gebäudenebenkosten Gemeinflächen • (-) Verwaltungs-/Bürokosten • (-) Beratungskosten • (-) Werbung/Marketingkosten Summe Gemeinkosten Geschäftsstelle/Management (4) Allgemeine Einnahmen • (+) Spenden • (+) Sponsoring • (+) Mitgliedsbeiträge • (+) Zinserträge Betriebsergebnis Erfolgsplan (Saldo (1)-(4) vor Abschreibung/Zinsen/Steuern)
sionelles oder zumindest professionalisiertes Veranstaltungsmanagement. Von daher können diese u.U. in einen Geschäftsbereich zusammengeführt und diesem zumindest ein Teil der Personal- wie Marketingkosten unmittelbar zugeordnet werden. Die Vergabe von Räumen an örtliche Gruppen, Vereine und I<strong>nitiative</strong>n („Bürgerhaus“), in vielen Fällen auch für private Feiern und Feste („Nachbarschaftshaus“) ist gut über die ehrenamtlichen Systeme in den Projekten organisierbar. Wichtig ist eine klare Verständigung auf eine „Gebührenordnung“, eine „Telefonnummer zur Buchung“ und eine „Schlüsselverantwortung“. Darüber hinausgehende Vermietungen an Dritte dienen einer guten Auslastung und / oder der Erzielung von finanziellen Deckungsbeiträgen. Hier ist in aller Regel ein professionelles Herangehen angeraten (z.B. Anbindung an das zuvor erwähnte Veranstaltungsmanage ment oder an die generelle Geschäftsführung/Geschäftstelle). Mieten sollten sich am jeweiligen Markt orientieren. Bei allen Vermietungen sind besondere Serviceleistungen zu berücksichtigen, die vom Kunden extra gemietet werden können / müssen (Reinigung, Betriebskosten, Genehmigungskosten, technischer Service, Bestuhlung, Bühne, Licht, Ton u.a.m.). Dieser Service kann u.U. als besondere Leistung von außen angemietet oder je nach Häufigkeit im Projekt vorgehalten werden. Veranstaltungstechnik (Licht, Ton, Bühne, Seminarausstattung etc.) und deren über die Jahre zu verteilenden kalkulatorischen Wiederbeschaffungskosten sind möglichst auch den Geschäftsbereichen zuzuordnen. Wenn dies in der praktischen Zuordnung zu theoretisch wird, sollten sie eigenständig vor dem ausgewiesenen Betriebsergebnis zusammengefasst werden. Grundlage der Berechnung der Wiederbeschaffungskosten können entsprechende Abschreibungstabellen sein. Als Faustwert sollte zunächst von 10% p.a. der Ausgangsinvestition ausgegangen werden. Feste Dauervermietungen von Räumen haben den Vorteil planbarer Einnahmen. Sie setzen aber auch eine gebäudewirtschaftliche Nebenkostenverwaltung voraus. Ausstellungs- und Museumsbetriebe bedürfen einer vollkommen eigenständigen Grundkalkulation (Eintritt, Kasse, Aufsicht, Pflege und Wiederbeschaffung von Museums-/ Ausstellungsgegenständen, Marketing, Ticketing, Museumspädagogik). Wirtschaftliche Geschäftsbereiche in den Projekten sind ökonomisch mit ihren Deckungsbeiträgen letztlich wie „Fremdbetriebe“ zu werten. Als Eigenbetriebe sind sie als Betriebsgründungen eigenständig zu kalkulieren und am Markt zu platzieren. Bei „I<strong>nitiative</strong> ergreifen“ kommen häufig vor: gastronomische Betriebe, aber auch landwirtschaftliche Produktionen, Läden, Museumsshops, touristische Angebote. Kosten der Gebäudewirtschaft Zunächst ist die Grundentscheidung von Bedeutung, ob die Gebäudewirtschaft Teil des Projektbetriebs oder von einem Dritten übernommen wird, z.B. Geschäftsbesorgungsvertrag. Ist der bürgerschaftliche Projektträger auch Eigentümer und Bauherr, übernimmt er zumeist diese Funktion. In vielen Projekten sind die Kommunen (oder öffentliche Institutionen) Eigentümer, die den Projekten langfristig die Immobilie überlassen (Erbpacht, Nutzungsvertrag, Mietvertrag). Dann ist die Verantwortung für „Dach+Fach“ zu vereinbaren. In der Regel bleibt die Dach+Fach-Verantwortung beim Eigentümer, ist allerdings dann in einer entsprechend höheren Miete bzw. Pacht kalkuliert. Bei der Darstellung der Gebäudewirtschaft in einem Wirtschaftsplan ergeben sich immer wieder Zuordnungsprobleme, die aus der Logik von Handelsrecht oder Steuerrecht resultieren: Vom Aufbau eines verlässlichen Wirtschaftsplans • Fixvermietung: In der tabellarischen Darstellung sind nur die Kosten der Gebäudewirtschaft aufgeführt. Man kann die Gebäudewirtschaft natürlich auch als „Geschäftsbereich“ auffassen und den Kosten, z.B. den Einnahmen aus festen Vermietungen, gegenüberstellen. Das bietet sich dann an, wenn der Flächenanteil für Dauervermietungen in einem Projekt relativ hoch ist und als strategisches Ziel die Dauervermietungen möglichst unabhängig von anderen Geschäftsbereichen die Kosten der Gebäudewirtschaft absichern sollen. (Dauervermietungen sind oben: Becker & Funck in Düren 97
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