Beschaffung aktuell 10.2019

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MANAGEMENT Einführung von E-Procurement und E-Sourcing Digitale Beschaffung: „Es gibt keinen Standard“ Bevor E-Procurement und E-Sourcing reibungslos funktionieren, ist einiges zu tun. Was sind die typischen Hürden und Fallstricke? Patrick Schmiedehaus, Head of Sales des IT-Unternehmens Newtron, kennt sie aus Erfahrung. Und er weiß auch, wie sie sich überwinden lassen. „Aus einem elektronischen statt einem analogen Katalog zu bestellen, bringt – isoliert betrachtet – noch kein nennenswertes Effizienzplus.“ Patrick Schmiedehaus Der Mann Patrick Schmiedehaus ... ist seit Juni 2018 Head of Sales & Marketing bei Newtron. Der ausgebildete Kaufmann kann auf 20 Jahre Vertriebserfahrung zurückblicken – mit den Schwerpunkten Logistik, Prozess optimierung, Internationaler IT-Vertrieb beratungsintensiver Lösungen, Marketing und Beschaffungsmanagement. Patrick Schmiedehaus, Head of Sales Newtron Bilder: Newtron Die E-Procurement-Idee ist ebenso einfach wie überzeugend: Anstelle des herkömmlichen, aufwendigen, oft noch papierlastigen Beschaffungsprozesses tritt ein durchgängiger standardisierter elektronischer Ablauf. Jeder Einkäufer kann über die Cloud in einem elektronischen Katalog aus einem vorverhandelten Sortiment die benötigte Ware auswählen und eine elektronische Bestellung auslösen. Eine eventuell erforderliche Genehmigung wird per elektronischem Workflow abgewickelt. Anschließend geht die Bestellung als elektronisches Dokument an den Lieferanten, der sie automatisch weiterverarbeitet. Kommt zusätzlich eine E-Sourcing-Lösung zum Einsatz, verbessert diese die Effizienz in der Auswahl der richtigen Lieferanten für alle zu beschaffenden Dienstleistungen und Güter erheblich. Das gilt nicht nur für sogenanntes direktes Material, das also „direkt“ in das Produkt einfließt, sondern insbesondere auch für indirektes Material wie Telekommunikation, Werkzeuge, Versicherungen, Beratungsleistungen oder Büroartikel. E-Sourcing unterstützt die Einkäufer in deren Beschaffungsstrategie vor allem durch gezielte Aktionen mit Lieferanten, wie Ausschreibungen und Auktionen. Die endverhandelte Ware wandert anschließend in den elektronischen Katalog und ist fortan einfach zu bestellen. Damit schließt sich der Kreis. So lassen sich Kosten und Zeit sparen. Beschaffung aktuell: Elektronische Beschaffungslösungen gibt es schon seit mehr als 20 Jahren. Sind heutige Unternehmen mittlerweile gut aufgestellt? Patrick Schmiedehaus: Es gibt weiterhin zu viele manuelle Prozesse und Systembrüche über den gesamten Beschaffungsvorgang hinweg. Das führt vor allem in einem Unternehmen mit verschiedenen Standorten zu ineffizienten dezentralen Organisationseinheiten. Optionen zur Bündelung von Warengruppen des täglichen Bedarfs beispielsweise und damit zur Kostenreduktion bleiben oft ungenutzt. Viele Unternehmen unterschätzen die Einsparpotenziale, weil sie dieses indirekte Material als nicht wesentlich für den Geschäftserfolg erachten und deshalb aus der Optik verlieren. Speziell hier sehe ich noch einen großen Nachholbedarf. Beschaffung aktuell: Was sind generell die Hauptargumente für die Umstellung von analog auf digital? Schmiedehaus: Die elektronische Beschaffung sorgt nicht zuletzt auch für revisionssichere Prozesse und Compliance. Das ist im Zeitalter der Regulierung, in dem ein hohes Maß an Transparenz Pflicht ist, ein wichtiges Argument für die Umstellung auf digital. Ein weiteres ist natürlich, dass Unternehmen damit Geld und Ressourcen sparen können. Unser Motto ist: „Zeit fürs Wesentliche“ gewinnen. Und die verschaffen sich Einkäufer beispielsweise dadurch, indem sie sich von Software-Tools dabei helfen lassen, schnell und unkompliziert den besten Lieferanten zu 32 Beschaffung aktuell 2019 10
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