Beschaffung aktuell 10.2019

MANAGEMENT
Einführung von E-Procurement und E-Sourcing
Digitale Beschaffung: „Es gibt keinen Standard“
Bevor E-Procurement und E-Sourcing reibungslos funktionieren, ist einiges zu tun. Was sind die typischen
Hürden und Fallstricke? Patrick Schmiedehaus, Head of Sales des IT-Unternehmens Newtron, kennt sie aus
Erfahrung. Und er weiß auch, wie sie sich überwinden lassen.
„Aus einem elektronischen statt einem analogen
Katalog zu bestellen, bringt – isoliert betrachtet
– noch kein nennenswertes Effizienzplus.“
Patrick Schmiedehaus
Der Mann
Patrick Schmiedehaus
... ist seit Juni 2018 Head of Sales & Marketing
bei Newtron. Der ausgebildete Kaufmann
kann auf 20 Jahre Vertriebserfahrung zurückblicken
– mit den Schwerpunkten Logistik,
Prozess optimierung, Internationaler
IT-Vertrieb beratungsintensiver Lösungen,
Marketing und Beschaffungsmanagement.
Patrick Schmiedehaus, Head of Sales Newtron
Bilder: Newtron
Die E-Procurement-Idee ist ebenso
einfach wie überzeugend: Anstelle
des herkömmlichen, aufwendigen,
oft noch papierlastigen Beschaffungsprozesses
tritt ein durchgängiger standardisierter
elektronischer Ablauf. Jeder Einkäufer kann
über die Cloud in einem elektronischen Katalog
aus einem vorverhandelten Sortiment die
benötigte Ware auswählen und eine elektronische
Bestellung auslösen. Eine eventuell erforderliche
Genehmigung wird per elektronischem
Workflow abgewickelt. Anschließend
geht die Bestellung als elektronisches Dokument
an den Lieferanten, der sie automatisch
weiterverarbeitet. Kommt zusätzlich eine
E-Sourcing-Lösung zum Einsatz, verbessert
diese die Effizienz in der Auswahl der richtigen
Lieferanten für alle zu beschaffenden
Dienstleistungen und Güter erheblich. Das
gilt nicht nur für sogenanntes direktes Material,
das also „direkt“ in das Produkt einfließt,
sondern insbesondere auch für indirektes
Material wie Telekommunikation, Werkzeuge,
Versicherungen, Beratungsleistungen oder
Büroartikel. E-Sourcing unterstützt die Einkäufer
in deren Beschaffungsstrategie vor allem
durch gezielte Aktionen mit Lieferanten,
wie Ausschreibungen und Auktionen. Die
endverhandelte Ware wandert anschließend
in den elektronischen Katalog und ist fortan
einfach zu bestellen. Damit schließt sich der
Kreis. So lassen sich Kosten und Zeit sparen.
Beschaffung aktuell: Elektronische Beschaffungslösungen
gibt es schon seit mehr als 20
Jahren. Sind heutige Unternehmen mittlerweile
gut aufgestellt?
Patrick Schmiedehaus: Es gibt weiterhin zu
viele manuelle Prozesse und Systembrüche
über den gesamten Beschaffungsvorgang
hinweg. Das führt vor allem in einem Unternehmen
mit verschiedenen Standorten zu ineffizienten
dezentralen Organisationseinheiten.
Optionen zur Bündelung von Warengruppen
des täglichen Bedarfs beispielsweise
und damit zur Kostenreduktion bleiben oft
ungenutzt. Viele Unternehmen unterschätzen
die Einsparpotenziale, weil sie dieses indirekte
Material als nicht wesentlich für den
Geschäftserfolg erachten und deshalb aus
der Optik verlieren. Speziell hier sehe ich noch
einen großen Nachholbedarf.
Beschaffung aktuell: Was sind generell die
Hauptargumente für die Umstellung von
analog auf digital?
Schmiedehaus: Die elektronische Beschaffung
sorgt nicht zuletzt auch für revisionssichere
Prozesse und Compliance. Das ist im
Zeitalter der Regulierung, in dem ein hohes
Maß an Transparenz Pflicht ist, ein wichtiges
Argument für die Umstellung auf digital.
Ein weiteres ist natürlich, dass Unternehmen
damit Geld und Ressourcen sparen können.
Unser Motto ist: „Zeit fürs Wesentliche“ gewinnen.
Und die verschaffen sich Einkäufer
beispielsweise dadurch, indem sie sich von
Software-Tools dabei helfen lassen, schnell
und unkompliziert den besten Lieferanten zu
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