Beschaffung aktuell 10.2019

LOGISTIK
Beschaffungsmanagement in der Supply Chain
Kosten sind nicht gleich Kosten
Beim Einkauf von Logistikdienstleistungen ist der Frachtkostenpreis in der Praxis
oft entscheidend. Dieser ist aber nur eine von vielen Komponenten, die die Kosten
für den Transport bestimmen. Dr. Fabian Struck von FreightHub erklärt, wie die
Gesamtkosten besser berechnet werden können.
Beschaffung hat das Ziel, Güter zum
besten Preis, in der notwendigen Qualität
und zum richtigen Zeitpunkt zur
Verfügung zu stellen. Was simpel klingt, ist in
der Praxis nicht so einfach. Denn: Wie wird
der „beste Preis“ ermittelt? Bei der Beschaffung
von Logistikdienstleistungen kommen
zur Messung des Preises vor allem Frachtkosten
als Key Performance Indicator (KPI) zum
Einsatz. Eine kürzlich durchgeführte Befragung
von FreightHub, einer digitalen Speditionsplattform,
bestätigt dies: Die Mehrheit
der Unternehmen nannte darin als wichtigstes
Ziel die Reduktion der Frachtkosten. Als
zweitwichtigste KPI für erfolgreiches Beschaffungsmanagement
in der Logistik folgte
die Zuverlässigkeit des Logistikpartners,
meist in Form der “On-Time-Performance”, also
der zeitgerechten Bereitstellung. Interessant
wird es, wenn man diese KPI mit den
Faktoren vergleicht, die laut Befragung für die
Auswahl des Dienstleisters ausschlaggebend
sind: Dies sind völlig andere KPIs. Für die Auswahl
rangieren an erster Stelle Faktoren wie
transparente und schnelle Informationsbereitstellung.
Ein Blick in die einschlägige Literatur
bestätigt dieses Bild. Neben Zuverlässigkeit
werden dort die Bindung des Betriebskapitals,
Wareneinstandskosten, Bestellzyklen
und eine korrekte Abrechnung zur Bewertung
herangezogen.
Die Diskrepanz zwischen Preis- und Qualitätsmetriken
liegt meist darin begründet,
dass die angeführten Qualitätsmetriken, wie
Der Autor
Dr. Fabian Struck ist Vice President
Growth der digitalen Spedition
FreightHub aus Berlin. Zuvor war er
sechs Jahre lang als Berater in der
Logistik- und Transport-Practice von
McKinsey tätig.
Informationsbereitstellung, Wareneinstandskosten,
Bestellzyklen und Abrechnungsverfahren,
nicht übersichtlich zur Verfügung stehen.
Eine Lösung für dieses Missverhältnis
bringt der Wechsel zu einer datengetriebenen
Supply Chain und damit auch zu einer
qualitätsorientierten Beschaffung. Zwei Erkenntnisse
sind dabei wesentlich: Zum einen
sind Frachtkosten nicht synonym mit den Gesamtkosten
für die Fracht und zum anderen
führen preisorientierte Bieterverfahren oft zu
Problemen in der weiteren Zusammenarbeit
und zu einem Qualitätsverlust.
Frachtkosten als Spitze des (Pr)eisbergs
Ein datengetriebenes Beschaffungsmanagement
betrachtet nicht nur die einzelnen
Preiskomponenten, sondern die Gesamtkosten,
also die Total Cost of Shipment (TCoS), sowie
etwaige Folgekosten für das gesamtunternehmerische
Handeln. Am Beispiel einer
Supply Chain mit Hunderten Seefrachtsendungen
aus Asien hat FreightHub analysiert,,
dass in einem Jahr bis zu 40 Prozent der gesamten
Wareneinstandskosten außerhalb
der eigentlichen Frachtkosten anfallen können.
Die zusätzlichen Kosten ergeben sich
aus administrativen Kosten, Kapitalbindungskosten,
Lager- und Verwaltungskosten
sowie „Notfallkosten“. Zu Letzteren zählen
der Wechsel des Transportträgers bei intransparenten
Verzögerungen, die Ersatzbeschaffungen
bei Verspätungen oder Vertragsstrafen
gegenüber eigenen Kunden. Bezieht man
diese indirekten Kosten nicht in die Planung
ein, ergeben sich wirtschaftliche Verzerrungen
und Risiken in der Supply Chain. Analog
einem Eisberg vernachlässigen preisorientierte
Verfahren für Logistikleistungen den Teil
unter der Wasseroberfläche.
Preisorientiertes Bieterverfahren unpassend
Qualitative Interviews zeigen auch, dass Mitarbeiter
in der operativen Abwicklung mit
dem Logistikpartner unerwartete Verzögerungen
und den so entstehenden Zusatzaufwand
als größten Stressverursacher wahrnehmen.
Während aus Sicht der Abwicklung
das Ziel darin bestehen muss, Verzögerungen
zu reduzieren, führen rein preisorientierte
Bieterverfahren zum Gegenteil.
Zwei Beispiele: Zum einen sind Informationen
in der Angebotsanforderung bei preisgetriebenen
Verfahren oft unvollständig, sodass
ein qualifiziertes Angebot nicht im ersten
Schritt erstellt ist. Das führt bei der Angebotsvereinbarung
zu einem höheren Aufwand
für das beschaffende Unternehmen.
Zum anderen sind die Vorgaben an die Abwicklung,
wie Transportmodi oder Routing,
fixiert. Daraus folgen geringe Flexibilität bei
der Optimierung der Routen und geringer
Spielraum für den Anbieter, ein Preis-Qualität-optimiertes
Angebot zu erstellen.
Ein erster Schritt in Richtung messbarer Qualität
sind Vorqualifizierungsrunden im Bieterverfahren,
in denen Logistikanbieter definierte
Kriterien erfüllen sollen. Damit erreicht
man allerdings noch nicht die notwendige
Datentiefe für eine Aussage über die tatsächlich
anfallenden Gesamtkosten in der Supply
Chain, die Qualität der Dienstleistung oder
den Beitrag der Lieferanten im Rahmen der
Warenbereitstellung.
Datengetriebenes Management als Lösung
Das Problem ist lösbar: Und zwar mit einem
datengetriebenen Beschaffungsmanagement.
Dieser Weg erfolgt in drei Schritten:
Erstens muss das beschaffende Unternehmen
einen Digitalspezialisten identifizieren,
mit dem es eine Datenbasis aufbaut. Zusammen
können die Partner in einem nächsten
Schritt eine Bearbeitungsmatrix erarbeiten,
die über die Frachtkosten hinaus anfallende
Kosten beinhaltet. Im letzten Schritt können
diese Daten genutzt werden, um Optimierungspotenziale
auszunutzen (siehe Kasten).
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