Beschaffung aktuell 10.2019
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MANAGEMENT<br />
• Welche Tools und Systeme gibt es für<br />
welche Aufgaben und Abläufe?<br />
• Welche (<strong>aktuell</strong>en) Richtlinien müssen<br />
eingehalten werden? Wobei dürfen<br />
Mitarbeiter frei entscheiden?<br />
• Welche ungeschriebenen Gesetze gibt es?<br />
Darauf brauchen die Neuen Antworten<br />
„Auf all das brauchen Mitarbeiter schnell die<br />
passende Antwort, um sicher agieren, sich<br />
wohlfühlen und ihre Leistung abliefern zu<br />
können“, erklärt Pia Breidenbach. Bleibe der<br />
Handlungsrahmen unklar, reagierten Menschen<br />
oft in zwei Richtungen. „Die eine Richtung<br />
ist Rückzug. Das heißt lieber weniger, als<br />
etwas falsch zu machen. Andere agieren genau<br />
umgekehrt, nach dem Motto, wenn mich<br />
keiner bremst, dann mache ich schon alles<br />
So gelingt die Übergabe des<br />
Know-hows<br />
• Identifizieren Sie die Schlüsselfunktionen in<br />
Ihrer Abteilung/im Bereich/im Unternehmen.<br />
• Planen Sie Überlappungs- und Ein -<br />
arbeitungszeiten mit Sorgfalt.<br />
• Schaffen Sie einen verbindlichen Rahmen<br />
für die Übergabe und den Austausch.<br />
• Vergeben Sie Standardthemen und Check -<br />
listen und benennen ggf. einen Experten,<br />
der den Übergabeprozess im Auge behält.<br />
• Berücksichtigen Sie neben fachlichem<br />
Wissen auch kulturelle Themen.<br />
• Nutzen Sie Methoden wie Wissensstafetten<br />
als einfache, effiziente Werkzeuge zur Knowhow-Übergabe.<br />
Quelle: faktor4 talent- und<br />
wissensmanagement GmbH<br />
Tipps<br />
richtig“, lautet die Erfahrung<br />
der Change -<br />
managerin.<br />
Die Einkaufsleitung<br />
hat in der Regel klare<br />
Vorstellungen davon,<br />
wie Mitarbeiter<br />
agieren und welche<br />
Rahmenbedingungen<br />
eingehalten werden sollen.<br />
Zudem gibt es in jeder Abteilung<br />
zahlreiche ungeschriebene Gesetze. Dieses<br />
implizite Wissen fällt oft unter den Tisch. „In<br />
Einzelgesprächen wird über die persönliche<br />
Zielsetzung gesprochen. Was fehlt sind die<br />
größeren Leitplanken bzw. Leitlinien, die Mitarbeiter<br />
zur Orientierung genauso brauchen.<br />
Sie geben die Richtung vor, klären die Zielsetzung<br />
sowie Rahmen und Umfang des Handlungsfeldes“,<br />
erklärt Pia Breidenbach.<br />
Worauf kommt es wirklich an?<br />
Je fachspezifischer die Anforderungen, desto<br />
schwerer fällt es vielen, sich in neue Mitarbeiter<br />
hineinzuversetzen. Dabei gibt es viele<br />
Erfahrungs werte, die wichtig sind und die<br />
nirgend wo nachzulesen sind:<br />
• Was funktionierte in den letzten Jahren<br />
besonders erfolgreich?<br />
• Was hat man aus vergangenen Pannen<br />
gelernt ?<br />
• Was ist in der Abstimmung mit anderen<br />
Bereichen zu beachten?<br />
• Welche kulturellen Fallstricke gibt es?<br />
• Welche Ausnahmesituationen hat es gegeben<br />
und wie sind sie behandelt worden?<br />
• Do’s and dont’s bei Lieferanten, Stakeholdern,<br />
Kollegen, Mitarbeitern, Kunden,<br />
Betriebsrat , Vorgesetzten<br />
• Implizites Wissen über Abläufe und<br />
Kommunikationswege<br />
„Die größeren Leitplanken bzw.<br />
Leitlinien brauchen Nachfolger<br />
zur Orientierung genauso wie<br />
persönliche Ziele.“<br />
Pia Breidenbach<br />
Pia Breidenbach, Senior Consultant<br />
amc Group.<br />
Bild: amc<br />
• Zusammenarbeit in Gremien<br />
• getroffene und relevante Entscheidungen<br />
• positive und negative Erfahrungen, in<br />
diesem Team, in diesem Umfeld<br />
• <strong>aktuell</strong>es Wissen, zur Fehlervermeidung<br />
und Orientierung in den ersten Wochen<br />
Wissensstafetten für den Übergang<br />
Jeder muss seine eigenen Erfahrungen machen,<br />
diese weit verbreitete Meinung verhindert,<br />
dass Nachfolger intensiv eingewiesen<br />
werden und sich von Anfang an auf die wichtigen<br />
Dinge konzentrieren können. „Besonders<br />
bei Führungskräften gilt es als selbstverständlich,<br />
dass sie sich ohne Hilfestellung zurechtfinden“,<br />
erklärt Susanne Beckmann. Das<br />
Entscheidende bei jedem Wissenstransfer sei,<br />
die wichtigen Dinge zu erwischen. „Eine persönliche<br />
und dennoch systematische Befragung<br />
kann dies gut leisten, weil das Wissen in<br />
einem neutralen Umfeld, ohne Erwartungshaltung<br />
Stück für Stück zutage kommt“, weiß<br />
Beckmann. Ein Aufwand, der sich für Führungspositionen<br />
und langjährige Experten<br />
auf jeden Fall bezahlt macht.<br />
Die Autorin<br />
Annette Mühlberger, freie Journalistin<br />
Steht´s?<br />
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<strong>Beschaffung</strong> <strong>aktuell</strong> 2019 10 39
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