Beschaffung aktuell 10.2019

MANAGEMENT
finden. Welche Kriterien dieser erfüllen muss,
das kann jedes Unternehmen selbst festlegen.
Die Investition in dafür geeignete Systeme
zahlt sich für sie rasch aus. Neulich sagte
ein Kunde zu mir: „Mit Ihrer Lösung und Ihrer
Beratung zur Optimierung unserer Prozesse
sparen wir im Bereich des E-Procurement
rund 50 Euro pro Bestellung allein an Prozesskosten.“
Nun darf jeder den Taschenrechner
rausholen, wie sich das auf das eigene Unternehmensergebnis
auswirken würde.
Beschaffung aktuell: Wer nicht so im Thema
ist, könnte meinen, dass sich die digitale
Transformation einfach durch die Installation
von fertiger Software bewerkstelligen ließe.
Dabei geht es doch in der Regel darum, erst
einmal die Abläufe im Unternehmen zu analysieren
und die Grundlagen für die Implementierung
zu schaffen, für die dann eine
sehr individuelle Software entwickelt werden
muss. Könnten Sie diese Schritte bitte einmal
beschreiben?
Schmiedehaus: Aus einem elektronischen
statt einem analogen Katalog zu bestellen,
bringt – isoliert betrachtet – noch kein nennenswertes
Effizienzplus. Damit ist es nicht
getan. Erst wenn sich dieser Vorgang in die
gesamte Kette der Beschaffung eines Unternehmens
eingliedert, können wir das Potenzial
des E-Procurements ausschöpfen und
spürbaren Nutzen daraus ziehen. Dazu muss
man das Unternehmen und den bestehenden
Workflow analysieren und verstehen.
Unsere Aufgabe ist dann, die Einkaufsplattform
so zu konfigurieren, dass sie den besonderen
Anforderungen des Kunden gerecht
wird. Hinzu kommen Software-Anbindungen
mittels Schnittstellen zu vorhandenen Systemen
wie der Finanzbuchhaltung, dem Enterprise
Resource Planning (ERP) oder dem Dokumentenmanagement-System
(DMS). Zu
beachten ist ebenfalls, dass auch die Lieferanten
unterschiedliche Anforderungen an
den Datenverkehr stellen.
Aus all diesen Gründen gibt es keinen Standard.
Die Plattform muss auf das Unternehmen
individuell
zugeschnitten
werden. Unser
Anspruch ist es,
„Unsere Aufgabe ist dann, die
Einkaufsplattform so zu
konfigurieren , dass sie den
besonderen Anforderungen des
Kunden gerecht wird. “
aufwendige und
kostspielige Entwicklungsleistungen
dabei möglichst
gering zu
halten. Damit die
Vorteile der elektronischen
Beschaffung letztlich zum Tragen
kommen können, ist parallel dazu meist ein
Change-Management-Prozess innerhalb des
Unternehmens notwendig.
Patrick Schmiedehaus
Beschaffung aktuell: Könnten Sie dieses Vorgehen
bitte mal anhand eines konkreten Beispiels
erläutern?
Schmiedehaus: Das kann ich gern machen.
Wir hatten folgende Ausgangsposition: Bei
dem Kunden ermittelten Mitarbeiter in unregelmäßigen
Abständen den Bedarf aus verschiedenen
Warengruppen, notierten dies –
zumeist analog – und gaben die Listen an den
Einkauf weiter, der sich um die Beschaffung
kümmerte. Der Einkäufer musste dann bei
den verschiedenen Lieferanten in deren verfügbaren
Katalogen die Artikel suchen, sichten
und bestellen. Das erfolgte online, per Telefon
oder E-Mail. Weil nicht alle Waren aus
den Listen von einem einzigen Lieferanten
bezogen werden konnten, gab es eine Vielzahl
an Bestellvorgängen, die dann alle separat
abgeheftet werden mussten. Den Status
der Bestellung, also Auftragsbestätigung und
Lieferavis, bekam der Kunde von den diversen
Lieferanten, wenn überhaupt, auf unterschiedlichen
Kommunikationswegen. Das alles
machte die Beschaffung mühselig und
barg Potenzial für Fehler und unkontrollierte
Vorgänge.
Der Einkäufer informierte den jeweiligen Mitarbeiter,
der die Ware angefordert hatte, darüber,
wann sie geliefert wird. Traf die Ware
schließlich ein, musste der Mitarbeiter dem
Einkäufer dies bestätigen. Der nahm die
Rechnung des Lieferanten entgegen, prüfte
sie, zeichnete sie ab und überstellte sie an die
Finanzbuchhaltung zur Zahlung. Ein kräftezehrendes
hin und her, bei dem man schnell
die Übersicht verlieren konnte.
Beschaffung aktuell: Und wie ist der Beschaffungsprozess
des Kunden heute geregelt?
Schmiedehaus: Die Einkaufsabteilung und
die Lieferanten importieren die Katalogdaten,
die bereits mit Informationen zu Preis und
Lieferzeit individualisiert
sind, in unsere
Plattform. Mitarbeiter
können über ihren Rechnerzugang
selbst Bestellungen
aus den Katalogen
auslösen. Im System
ist hinterlegt, wer dazu
berechtigt ist und wie
hoch jeweils die Freigrenzen
sind. Soll erst
noch ein weiterer Mitarbeiter, zum Beispiel
aus dem Einkauf, die Bestellung genehmigen,
wird dieser innerhalb der Plattform dafür administriert.
Nach Bestätigung erfolgt automatisch
die Kommunikation mit den entsprechenden
Lieferanten. Die Warenliste wird dabei
nicht, wie vorher, auseinandergepflückt
und in einzelne Bestellungen aufgeteilt, son-
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