der gemeinderat Oktober 2020

Beschaffung
Foto: Adobe Stock/putilov_denis
tern. Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Beschaffung
sind komplex. Für öffentliche Liefer- und Dienstleistungen
oberhalb eines bestimmten Schwellenwertes greift die
Vergabeverordnung (VgV). Unterhalb dieses Schwellenwertes
gilt die Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO).
Die Verordnungen werden bundesweit unterschiedlich angewendet.
Sie gelten als Leitfaden, ihre Umsetzung ist aber
noch nicht verpflichtend, was die rechtskonforme Einhaltung
aller Vorschriften verkompliziert. Umso besser, wenn ein digitaler
Vergabeprozess wie die E-Auktion die Einhaltung geltender
Leitlinien Schritt für Schritt unterstützt. Eine E-Auktion
ist eine „umgekehrte Ebay-Auktion“, eine Auktion mit fallenden
Preisen, bei der sich die Teilnehmer gegenseitig unterbieten.
Es geht darum, das wirtschaftlichste Angebot für eine
Ausschreibung zu ermitteln. Auftraggeber können den Prozess
in den Vergabezyklus integrieren und behalten einen
Spielraum zum Nachverhandeln.
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Dynamische Beschaffungssysteme wie elektronische Auktionen können die Suche nach dem Anbieter mit dem besten Angebot vereinfachen.
DER AUTOR
Marcel Martin ist Country Manager
DACH bei der Firma Vortal Connecting
Business.
Digitale Beschaffungssysteme
Effizienter arbeiten
In der öffentlichen Verwaltung ist es relevant, das wirtschaftlichste Angebot für
eine bestimmte Liefer- oder Dienstleistung zu finden. Helfen kann dabei
beispielsweise die E-Auktion.
Wenn eine Krise wie die aktuelle
COVID-19-Pandemie etwas Gutes
hat, dann die Tatsache, dass
Organisationen die Stellschrauben zur Optimierung
ihrer Abläufe besser erkennen.
So haben sich in den letzten Monaten die
Vorteile der digitalen Transformation vielerorts
gezeigt. Viele Behörden nutzen bereits
elektronische Beschaffungssysteme.
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Die wenigsten allerdings wissen das volle
Potenzial des E-Procurement zu nutzen.
Zwei Methoden innerhalb der elektronischen
Beschaffung, die noch oft ungenutzt
bleiben, sind die elektronische Auktion
und dynamische Beschaffungssysteme.
Beide bieten Möglichkeiten, nicht nur Kosten
zu sparen, sondern auch die Einhaltung
von Regeln und Gesetzen zu erleich-
• Erschließungsträgerschaft
• Bauleitplanung
• Stadt- und Umweltplanung
• Erschließung
• Verkehrsplanung
• Straßenplanung
• Lärmuntersuchungen
• Wasserversorgung
• Entwässerung
• Kläranlagen
• Wasserbau und Hydrologie
• Regenerative Energien
• Vermessung
• SiGeko
• 3-D-Visualisierung
INDIVIDUELLE PARAMETER
Zugelassen sind E-Auktionen in der öffentlichen Verwaltung
für offene und nicht-offene Verfahren, ebenso für Rahmenvereinbarungen
mit mehreren Teilnehmern. Die E-Auktion
hilft dabei, dass alle Prozesse rechtskonform ablaufen, und
unterstützt die Anwender mit Hinweisen und Erinnerungen.
Die Auktion startet mit der Bekanntmachung des Auftrags, in
dem neben der Beschreibung des angefragten Produktes oder
Dienstes auch ein Startpreis festgelegt wird. Das System sorgt
dafür, dass alle Schritte gesetzeskonform ablaufen. Wenn der
Auftrag oberhalb der Schwellenwerte ist, muss eine erste Bewertung
anhand der Zuschlagskriterien stattfinden. Unterhalb
des Schwellenwertes kann die Auktion sofort beginnen. Viele
Parameter der E-Auktion kann man individuell einstellen, beispielsweise
die Dauer einer Auktion. Es besteht kein Automatismus
zwischen Gebotspreis und Zuschlag, nach der
Auktion kann ein Auftraggeber sich also auch für einen anderen
Bieter entscheiden.
E-Auktionen können Bestandteil dynamischer Beschaffungssysteme
(DBS) sein, die Auftraggebern helfen, den wiederkehrenden
Leistungsbedarf abzudecken. Bei Nutzung eines
DBS wird bekannt gegeben, dass man für einen Zeitraum
Leistungen braucht, und lädt Unternehmen ein, sich für den
Anbieterpool zu qualifizieren. Wird eine Firma zugelassen,
kann sie sich an wiederkehrenden Ausschreibungen beteiligen.
Der Spielraum in einem DBS reicht von einer allgemeinen
Beschreibung der Leistung bis zur Vorgabe der Kategorien,
die eine Ausdifferenzierung im Beschaffungsprozess ermöglichen.
DBS können die allgemeinen Vorteile elektronischer
Beschaffung steigern. Kosteneinsparungen von zehn Prozent
sind nicht selten. DBS sorgen für Einsparungen und günstigere
Konditionen beim Einkauf wiederkehrender Güter. So
muss der Ausschreibungsprozess nicht bei jedem Bedarf neu
aufgesetzt werden. Die Offenheit des Prozesses für neue Bieter
sorgt ebenso für gute Konditionen wie die Tatsache, dass
Bieter, die beim ersten Mal nicht zum Zuge kamen, beim
nächsten Versuch ihre Konditionen verbessern. Abteilungen
sollten daher ihr Methodenarsenal um die Nutzung von
E-Auktionen und DBS erweitern.
Marcel Martin
„ Wir lernen jetzt für die
digitale Zukunft. Und das
soll Schule machen.“
Fördern, was NRW bewegt.
Manfred vom Sondern, Chief Digital Officer von
Gelsenkirchen, macht seine Heimatstadt zur
digitalen Vorzeigekommune. Dazu gehören
modern ausgestattete Schulen und Klassenzimmer
mit interaktiven Whiteboards. Möglich gemacht
mit dem Programm NRW.BANK.Gute Schule 2020.
Die ganze Geschichte unter:
nrwbank.de/gelsenkirchen
der gemeinderat 10/20