der gemeinderat Oktober 2020

Titel Digitale Kommune Anzeige
Advertorial
Die umfangreichen Aktenbestände in Stuttgart stehen dank eines Dokumentenmanagement-
Systems künftig auch per Mausklick zur Verfügung.
Digitalisierung
Ein Schritt
in Richtung Zukunft
Das Baurechtsamt der Landeshauptstadt Stuttgart passt sich an das moderne
Zeitalter an. Über 22 Millionen Blatt Papier sowie 330 000 Pläne können von
den Mitarbeitern zukünftig am Arbeitsplatz abgerufen werden.
Die Stadt Stuttgart beginnt, sich auf
das Arbeiten in papierlosen Büros
vorzubereiten. Es gab viele Faktoren,
die zu dieser Entscheidung beitrugen,
unter anderem die neue Landesbauordnung
(LBO). Diese besagt, dass ab 2021
alle Bauanträge auch digital gestellt werden
können. Entsprechend musste eine
Möglichkeit eingerichtet werden, diese
über den PC auch weiterhin bearbeiten
und ablegen zu können.
„Die Umsetzung ist unheimlich schwierig“,
so Vertreter der Landeshauptstadt
Stuttgart. Bis die Vorgabe der LBO in Angriff
genommen werden kann, müsse man
mit den Bestandsakten beginnen, die teilweise
über 100 Jahre alt sind. Diese nehmen
mit der Zeit immer mehr Platz ein,
sodass die Unterlagen mittlerweile im ganzen
Haus verteilt lagern. Zwar führen die
Mitarbeiter Protokoll, wo die einzelnen
Akten sind, dennoch dauert es oft lange,
bis ein Sachbearbeiter die angeforderten
Dokumente in den Händen hält. „Teilweise
vergingen ein bis zwei Tage, bis die angeforderten
Akten auf dem Tisch lagen“,
erinnert sich Michael Klein vom Stuttgarter
Baurechtsamt.
Um diese Probleme zu lösen, kam bereits
2014 erstmals die Digitalisierung der
Foto: Landeshauptstadt Stuttgart
Unterlagen zur Sprache. Bis sich das Bauamt
jedoch auf die Suche nach einem
Dienstleister machen konnte, gab es viele
Punkte zu klären. Voran stand die immense
Menge an zu verarbeitenden Akten:
Insgesamt mehr als fünf Kilometer laufende
Akten sollten gescannt und in ein
Dokumentenmanagement-System (DMS)
importiert werden. Hinzu kam auch noch
die Anforderung an eine hohe Qualitätssicherung
der Originaldaten. Denn es handelt
sich bei den Akten um teilweise historische,
fragile Papierdokumente sowie
Unterlagen zu Gebäuden, die unter Denkmalschutz
stehen. Genauso wichtig waren
eine gute Qualität der Scans und die Einhaltung
des Datenschutzes.
DER RICHTIGE PARTNER
Im Jahr 2018 gab das Bauamt Stuttgart sein
Projekt über eine bundesweite Ausschreibung
bekannt. Wegen des hohen Maßstabs
an die Bewerber gab es mehrere Ausschreibungen,
bis ein Anbieter die Vorgaben erfüllte:
Frankenraster, ein Unternehmen mit
Standorten in Buchdorf und Winsen-Luhe.
Erfahrungen mit historischen Akten und
hohe Datenschutzvorgaben verhalfen der
Firma zu einem positiven Eindruck.
Bauamt, Einkauf und EDV waren involviert,
um den reibungslosen Ablauf des
Projekts sicherzustellen. Am Anfang gab
es einige Herausforderungen. So fiel beispielsweise
während des Scannens auf,
dass manche Faszikel in den Dokumenten
nicht eindeutig deklariert waren. Doch
innerhalb kurzer Zeit konnte man gemeinsam
die fehlenden Daten ergänzen. Mittlerweile
verläuft das Projekt ohne weitere
Komplikationen. „Die Zusammenarbeit ist
gut“, resümiert Michael Klein. Die Qualität,
so das Resümee aus Stuttgart, muss
bei solchen Vergabeverfahren stets das
entscheidende Auswahlkriterium sein,
nicht der Preis.
Lena Winkler
DIE AUTORIN
Lena Winkler ist bei der Frankenraster GmbH
für die Unternehmenskommunikation
zuständig.
Foto: netfiles
Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung ist die
netfiles GmbH einer der ersten und führenden
deutschen Anbieter von virtuellen
Datenräumen.
Virtueller Datenraum von netfiles
Die sichere und compliance-gerechte Lösung für den Datenaustausch in Kommunen und
öffentlichen Unternehmen
Kommunalverwaltungen und öffentliche Unternehmen
müssen tagtäglich eine Vielzahl von
unterschiedlichen Dokumenten standort- und
organisationsübergreifend austauschen. Dabei
unterliegt ein großer Anteil der Daten dem Datenschutz
und insbesondere der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung
der Europäischen Union
zum Schutz personenbezogener Daten). Vielfach
genutzte Lösungen wie E-Mail oder Cloudspeicher-Dienste
amerikanischer Anbieter sind dabei
im Hinblick auf europäische Datenschutzanforderungen
und Datensicherheit, kritisch zu
betrachten und wenig geeignete Lösungen für
den öffentlichen Bereich. Selbst bei einer Verschlüsselung
von E-Mails, die oftmals kompliziert
in der Anwendung ist, stößt diese Lösung
bei großen Datenmengen schnell an technische
Grenzen. Unabhängig davon, dass hier zudem
keine Kontrolle über die Zustellung der Daten
besteht.
Virtueller Datenraum – Höchstmaß an Sicherheit
beim Datenaustausch
Mit einem virtuellen Datenraum von netfiles gehören
diese Probleme und Sicherheitsrisiken
der Vergangenheit an. Kommunen und öffentliche
Unternehmen können mit dieser Lösung
ihre vertraulichen und/oder personenbezogenen
Daten mit einem Höchstmaß an Sicherheit
und Effizienz online austauschen und bereitstellen.
Dabei kontrollieren und steuern sie, wer
ihre Daten erhält und wie sie genutzt werden
dürfen: Ob nur zur Ansicht, zum Download oder
zur Bearbeitung.
Im netfiles Datenraum werden sämtliche Dokumente
mit dem Advanced Encryption Standard
(AES) 256-Bit stark verschlüsselt und vor
unbefugtem Zugriff geschützt. Beim Upload von
Dateien in den Datenraum werden diese automatisch
auf Computerviren geprüft und schützen
die Computer aller Benutzer vor potentiellen
Gefahren.
Einfachste Bedienbarkeit
Für die netfiles GmbH steht die Benutzerfreundlichkeit
im Mittelpunkt der Entwicklung des
netfiles Datenraums. Die Benutzeroberfläche
und Bedienung ist ähnlich einfach wie bei der
Nutzung des Dateimanagers unter Windows
oder macOS auf einem Desktop-Computer. Sowohl
Administratoren als auch Benutzer können
den Datenraum sofort effizient und ohne aufwendige
Schulung oder Einarbeitung in Handbücher
einsetzen. netfiles wird als „Software as
a Service (SaaS)“ angeboten und die Anwendung
erfolgt ausschließlich über einen Webbrowser,
ohne Installation von Software oder
Plugins.
netfiles - Made in Germany –
zertifizierter Anbieter
Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung ist die netfiles
GmbH einer der ersten und führenden deutschen
Anbieter von virtuellen Datenräumen. Das
Unternehmen ist in Deutschland ansässig, unterliegt
den strengen Auflagen des Bundesdatenschutzgesetzes
(BDSG) und der europäischen
Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Die IT-Sicherheitsverfahren der netfiles GmbH
wurden vom TÜV Süd nach ISO/IEC 27001
zertifiziert. Die Server des Anbieters befinden
sich ausschließlich in hochsicheren Rechenzentren
in Deutschland.
Interessierte Kommunen und Unternehmen können
den netfiles Datenraum kostenlos und unverbindlich
14 Tage lang testen:
www.netfiles.com/test
netfiles GmbH
Marktler Strasse 2b
84489 Burghausen
Tel. 0 86 77/9 15 96-12
vertrieb@netfiles.de
www.netfiles.com
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