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36 Controlling-Konzept 1 2 3 Basiskonzept Fachkonzept Feinkonzept Abb. 2: Vom Basiskonzept zum Feinkonzept (eigene Darstellung) einem Unternehmen zu etablieren, wird diesen vermeintlichen Mehraufwand langfristig rechtfertigen. Bewährt hat sich die Erstellung eines Konzeptes, das nicht sofort bspw. in die Detailtiefen der Kontenzuordnung abtaucht – in dem die wesentlichen Elemente klar und verständlich auch für Nicht-Controller beschrieben sind. Wenn das „Basis“-Konzept durch die Unternehmensführung genehmigt worden ist, erfolgt die weitere fachlich detailliertere Ausgestaltung in einem dem Basiskonzept folgenden Fachkonzept. Warum diese Mehrarbeit? Die Konzentration am Anfang der Erstellung eines Controlling- Konzeptes auf eine fachliche „Metaebene“ hat wesentliche Vorteile: 1. es ermöglicht der Unternehmensführung die Beurteilung und Abnahme auf Managementebene vorzunehmen. Die konkrete Ausgestaltung auf möglicherweise Datenfeldebene und/oder Merkmalsausprägung obliegt der dem Grobkonzept folgenden auf „Mikroebene“ formulierten Fach- und Feinkonzepte, die mit den fachlich richtigen Ansprechpartnern im Unternehmen (Fachabteilungen wie bspw. IT) abzustimmen sind. 2. es wird ein Rahmen für die Ausgestaltung des Controllings gesetzt, der in Folge der Feinkonzeptionierung noch flexibler befüllt werden kann; und damit wird nicht sofort ein starres Korsett gesetzt, das die erforderliche Flexibilität einschränkt. = beschreibt grob Ziele, Aufbau- / Ablauforganisation und Rollen = geht detaillierter auf fachliche Ablauf- Organisation / Prozessbeschreibungen sowie Rollen / Verantwortlichkeiten ein = beschreibt im Detail erforderliche IT-technische Unterstützung bspw. auf Datenfeldebene 3. es besteht die Möglichkeit der Priorisierung hinsichtlich der Umsetzungszeitpunkte wesentlicher Inhalte des Grobkonzeptes, wenn kapazitative oder andere Umstände die sofortige vollständige Umsetzung verhindern. Die Gegenargumente, die bei einer solchen Vorgehensweise dem Controller in der Regel entgegnet werden, sollte man allerdings schon im Vorfeld argumentativ berücksichtigen und gewappnet sein: 1. warum dokumentieren und festlegen – die Welt ist schnelllebig und der Controller pflegt dann nur noch seine selbst erstellten Dokumente statt der Führungskraft operativ zu helfen? 2. warum soviel Zeit investieren, die mir dann im operativen Tagesgeschäft nicht mehr zur Verfügung steht? 3. was nützen aufgeschriebene, telefonbuchartige Konzepte, deren Umsetzung weiterer Zeit bedürfen und deren Erfolg nicht sofort ersichtlich ist? 4. warum gegebenenfalls extern und damit „teuer“ auch noch unterstützen lassen? Im Folgenden finden sich die entsprechenden Argumente zur Überzeugungsarbeit wieder. Aller Anfang ist schwer Am Anfang ist sicherlich die Frage zu beantworten, was das Controlling-Konzept überhaupt beinhalten soll. Ein Controlling-Konzept dient – auf Basis der Unternehmensvision / -mission / des -leitbildes – allgemein der Festlegung � der Vision, der Mission, des Leitbilds des Controllings, � der strategischen Ziele und der Darstellung der Maßnahmen zur Zielerreichung, � der spezifischen Aufgaben des Controllings im jeweiligen Unternehmen, � der anzuwendenden Instrumente des Controllings zur Erfüllung der Aufgaben � der Steuerungslogik für das Unternehmen, die durch das Controlling unterstützt wird � eindeutiger Rollen und Verantwortlichkeiten im Controlling-Prozess sowie � der individuellen organisatorischen Ausgestaltung des Controllings. Damit ist der ganz persönliche Zielekatalog des Controllers beschrieben – sozusagen sein Pflichtenheft, an dem er sich hinsichtlich seiner Zielerreichung messen lassen muss und soll. Gleichfalls sind die Inhalte abhängig vom jeweiligen Unternehmen, so dass die konkreten Controlling-Konzepte von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich ausfallen. „Musts“ im Controlling-Konzept Die tabellarische Aufstellung ist aus Sicht des Autors als Anregung für Inhalte eines Controlling-Konzeptes zu sehen und kann als Grundlage für die unternehmensspezifische Ausgestaltung dienen. Jedem einzelnen Kapitel sollten jeweils noch die zugrundeliegenden Prämissen und Arbeitshypothesen vorangestellt und am Ende die Rollen/Verantwortlichkeiten klar definiert beschrieben werden. Mögliches Gliederungsbeispiel: Executive Summary für das Management � Ziel des Konzeptes/Abgrenzung zu ggfs. anderen Konzepten im Unternehmen � Wesentliche Prämissen/Arbeitshypothesen, die dem Konzept zugrunde liegen � Darstellung Kerngedanke Steuerungskonzept � Ausblick auf weitere Schritte � ggfs. Entscheidungsbedarf durch Management
Leitbild des Controlling � abgeleitet aus Unternehmensleitbild für das Controlling Ziele des Controlling � „Pflichtenheft“ des Controllings – bspw. grobe wertende Beschreibung, wie und für wen die Controllingprozesse gelebt und umgesetzt werden Organisation & Ressourcen des Controlling � Beschreibung des organisatorischen Umfelds im Unternehmen � Beschreibung der eigenen kapazitativen Ausstattung � Ggfs. Zielvorstellung hinsichtlich erforderlicher organisatorischer Änderungserfordernisse formulieren � … Strategische Rahmenbedingungen � in Abhängigkeit eines ggfs. bereits vorhandenen strategischen Rahmenkonzepts kurze Beschreibung der Inhalte � Beschreibung der Schnittstellen zum Controlling/Controlling-Konzept � Dokumentation der Rollen/Verantwortlichkeiten des Controllings im o.g. Zusammenhang � … Steuerungskonzept des Unternehmens � Visualisierung, wonach das Unternehmen aus Controllers’ Sicht gesteuert werden muss � Beschreibung, wie Controllers’ Toolbox hier Unterstützung bieten kann � Aufstellung der Methoden/Werkzeuge, die der Controller im eigenen Unternehmen hierfür zur Verfügung stellt � … Kernprozesse des Controllings � Planung � Beschreibung des Planungskonzeptes sowie Einbindung in einen zeitlichen Gesamtzusammenhang (Stichwort: Jahreskalender) � Unterscheidung nach Planungszeitraum (je nach Unternehmensspezifika erforderlich) und detailliertere Beschreibung der strategischen Planung, mittelfristigen Planung, Jahresplanung und des Forecasting � Prozesschart mit Teilschritten und Verantwortlichen für die jeweiligen Planenden � Beschreibung der Integration mit anderen Prozessen (bspw. Zielvereinbarungen) � … � Berichtswesen � Beschreibung, was überhaupt durch das Controlling berichtet/gemonitort wird/werden soll � Aufbau und Ablauf des Berichtswesens � Beschreibung der Berichtsinhalte für unterschiedliche Berichtsarten, Standardberichte, Abweichungsberichte, Adhoc-Berichte/Analysen � Beschreibung, wie die Berichtsdaten dokumentiert und historisiert werden � Beschreibung der Berichtsausgestaltung � Auflistung der Empfänger der jeweiligen Berichte � Aufstellung eines Berichtskalenders (Berichtstermine etc.) � … Autor � Frühwarnsystem/Risikomanagement � Beschreibung, welche Frühwarnindikatoren dem Management wie vom Controller zur Verfügung gestellt werden � Aufbau und Ablauf des durch Controller unterstützten Risikomanagements � Beschreibung der Berichtsausgestaltung � Auflistung der Empfänger der jeweiligen Berichte � Aufstellung eines Kalenders (Berichtstermine etc.) � Beschreibung, wie die Nachverfolgung von Maßnahmen sichergestellt wird � … Strukturiertes Vorgehen erleichtert CM März / April 2010 Bewährt hat sich in der Praxis der modulare Aufbau in inhaltlich abgeschlossene Abschnitte der Konzeptionierung. Somit lassen sich im Laufe der Konzepterstellung einzelne Bereiche noch entsprechend einfach umgestalten bzw. ergänzen. Auch im weiteren Lebenszyklus des Konzeptes ist eine einfachere Bearbeitung / Korrektur oder Ergänzung möglich. Daneben hat der modulare Aufbau auch den Charme, dass sich hier nicht zwangsweise nur ein Bearbeiter der Controllingabteilung fachlich mit der Erarbeitung beschäftigt, sondern auch hier ein mehrfaches Schultern (Zeitvorteil) und Einbringen von Know How (breiter fachlicher Horizont) möglich ist. Ungeachtet dessen muss jederzeit sichergestellt sein, dass einzelne Veränderungen in ihrer Gesamtwirkung auf das Konzept bewertet werden und dementsprechend möglicherweise Änderungen in einem Modul weitere Anpassungen in anderen Modulen des Konzeptes nach sich ziehen. Dipl.-Kfm. Klaus Bründermann ist Leiter Controlling. Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen u.a. im Aufbau und in der Implementierung ganzheitlicher Controlling-Konzeptionen für Unternehmen des Mittelstands sowie deren IT-technische Umsetzung. Kommunikationsplan gehört dazu Damit das Controlling-Konzept nicht möglicherweise eines von vielen in einem Unternehmen oder nur dem Controlling bekannt ist, gehört es dazu, sich bereits im Rahmen der Vorbereitung Gedanken über einen Kommunikationsplan zu machen. Da die Erstellung in der Regel in Abstimmung mit weiteren Bereichen des Unternehmens erfolgt, wird es bereits Teilinformationen auf allen Führungsebenen geben. Daher empfiehlt sich generell eine begleitende Information über 37
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