lois, decrets, ordonnances et reglements wetten, decreten ...

Selon les 4° et 5°, laconfidentialité des demandes de participation et
des offres est garantie par un système donnant une assurance
raisonnable que personne ne peut avoir accès aux données transmises
avant la date limite et que toute violation sera détectée. Par cette
exigence, l’on entend donner une garantie au moins équivalente à celle
fournie par la formalité du pli définitivement scellé et de l’envoi sous
simple ou double enveloppe en cas de remise par porteur ou d’envoi
par lettre.
Selon les 6° et 7°, seules les personnes désignées agissant pour le
pouvoir adjudicateur, peuvent fixer ou modifier les dates d’ouverture
des données transmises et peuvent, par leur action simultanée,
permettre l’accès à ces données à la date et à l’heure limites fixées. Par
données transmises, il y a lieu d’entendre tant les demandes de
participation que les offres, les modifications et retraits d’offres, les
plans et les projets en cas de concours de projets. Par contre, l’analyse
des demande de participation ou des offres électroniques ainsi que les
procédures de contrôle interne au pouvoir adjudicateur ne sont pas
touchées par cette disposition.
Selon le 8°,s’agissant d’une demande de participation ou d’une offre,
ces données confidentielles ne demeurent accessibles après l’ouverture
qu’aux personnes désignées pour en prendre connaissance.
Selon le 9°, les outils à utiliser ne peuvent avoir d’effet discriminatoire
et ils doivent être généralement disponibles et compatibles avec
les technologie d’information et de communication utilisées. Ils sont
décrits dans les documents du marché.
Dès lors, si une demande de participation ou une offre n’est pas
conforme aux dispositions réunissant ces conditions, elle sera rejetée.
Tel sera le cas lorsque une offre est présentée sur un support matériel
informatique (hardware) de type CD, DVD, clef USB,... et qui n’est pas
compatible avec les outils du pouvoir adjudicateur décrits dans les
documents du marché.
Le paragraphe 2 laisse au pouvoir adjudicateur le soin de décider
pour chaque marché où il n’est pas recouru à un système d’acquisition
dynamique ou à une procédure de passation utilisant les enchères
électroniques s’il impose, autorise ou interdit le recours aux moyens
électroniques pour le dépôt des demandes de participation ou des
offres. Cette décision est mentionnée dans les documents du marché. Il
en va de même pour l’adresse électronique à utiliser le cas échéant. En
cas d’absence de telles mentions, l’utilisation des moyens électroniques
est interdite. Cette dernière solution correspond à celle retenue dans
l’arrêté royal du 8 janvier 1996 suite à la modification apportée à
l’article 81quater de cet arrêté par l’arrêté royal du 29 septembre 2009.
Cette modification a permis, en particulier, de lever l’interdiction
empêchant le pouvoir adjudicateur d’imposer le recours aux moyens
électroniques et de clarifier le sort à réserver au dépôt des demandes de
participation ou des offres par des moyens électroniques lorsque le
pouvoir adjudicateur n’a rien prévu.
Les alinéas 2 et 3 du paragraphe 2 reprennent un assouplissement
introduit dans l’article 81quater de l’arrêté royal du 8 janvier 1996 suite
à la modification apportée par l’arrêté royal du 29 septembre 2009. Il
peut en effet s’avérer impossible ou très difficile de créer certains écrits
sous format électronique. Dans ce cas, si le pouvoir adjudicateur a
autorisé l’utilisation de moyens électroniques, les candidats et soumissionnaires
pourront fournir ces documents sur un support papier. Dans
le cas où les moyens électroniques sont imposés, le recours à des
documents sur un support papier nécessitera l’accord préalable du
pouvoir adjudicateur.
L’alinéa 4 du paragraphe 2 correspond à l’article 81quater, § 2,
dernier alinéa, de l’arrêté royal du 8 janvier 1996. Selon cette
disposition, par le seul fait de déposer sa demande de participation ou
de remettre offre totalement ou partiellement par les moyens électroniques,
le candidat ou le soumissionnaire accepte que les données
découlant du fonctionnement du dispositif de réception de sa demande
de participation ou de son offre soient enregistrées. Une telle disposition
doit être prévue car il s’avère indispensable d’enregistrer les
activités (logging) du dispositif de réception des demandes de participation
ou des offres. Cette disposition permet notamment de respecter
le prescrit de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie
privée.
MONITEUR BELGE — 09.08.2011 — BELGISCH STAATSBLAD
44889
Volgens de bepalingen onder 4° en 5° wordt het vertrouwelijk
karakter van de aanvragen tot deelneming en de offertes gewaarborgd
door een systeem dat redelijkerwijs verzekert dat de offertes overgemaakte
gegevens voor niemand toegankelijk zijn vóór de uiterste
datum en dat elke inbreuk zal worden opgespoord. Het is de bedoeling
om via deze vereiste een waarborg te bieden die minstens gelijkwaardig
is aan die geboden door de vormvereiste van de definitief gesloten
omslag en de verzending onder gewone of dubbele omslag in geval van
overhandiging door een bode of verzending per brief.
Volgens de bepalingen onder 6° en 7° mogen enkel de aangestelde
personen die handelen in naam van de aanbestedende overheid, de
data van opening van de overgelegde gegevens vastleggen of wijzigen
en kunnen ze, door hun gelijktijdig optreden, toegang verlenen tot deze
gegevens op de vastgelegde uiterste datum en uur. De overgemaakte
gegevens betreffen zowel de aanvragen tot deelneming als de offertes,
de wijzigingen en intrekkingen van offertes, alsook de plannen en
ontwerpen bij een ontwerpenwedstrijd. Deze bepalingen zijn daarentegen
niet van toepassing op het onderzoek van de elektronische
aanvragen tot deelneming of offertes en evenmin op de procedures van
interne controle bij de aanbestedende overheid.
Volgens de bepaling onder 8° zijn die vertrouwelijke gegevens, zowel
in het geval van een aanvraag tot deelneming als van een offerte, na de
opening ervan alleen toegankelijk voor de tot inzage aangestelde
personen.
Volgens de bepaling onder 9° mogen de te gebruiken hulpmiddelen
niet discriminerend zijn en moeten ze algemeen voor het publiek
beschikbaar zijn en verenigbaar met algemeen gebruikte informatie- en
communicatiemiddelen. Ze moeten beschikbaar zijn voor alle betrokkenen.
Ze worden beschreven in de opdrachtdocumenten.
Bijgevolg worden aanvragen tot deelneming of offertes die niet in
overeenstemming zijn met de bepalingen die deze voorwaarden
bevatten, geweerd. Dit zal het geval zijn wanneer een offerte wordt
ingediend op een materiële informaticadrager (hardware) zoals CD,
DVD, USB-apparaat,... en die niet compatibel is met de door de
aanbestedende overheid in de opdrachtdocumenten aangeduide middelen.
Paragraaf 2 laat het daarentegen aan de aanbestedende overheid over
om voor elke opdracht waarvoor geen beroep wordt gedaan op het
dynamisch aankoopsysteem of de elektronische veiling, te beslissen of
het gebruik van elektronische middelen voor de indiening van de
aanvragen tot deelneming of de offertes wordt opgelegd, toegestaan of
verboden. Deze beslissing alsook, eventueel, het te gebruiken elektronisch
adres worden vermeld in de opdrachtdocumenten. Indien deze
vermeldingen ontbreken, is het gebruik van elektronische middelen
verboden. Deze laatste oplossing stemt overeen met die waarvoor werd
geopteerd in het koninklijk besluit van 8 januari 1996 ingevolge de
wijziging aangebracht in artikel 81quater van dit besluit bij het
koninklijk besluit van 29 september 2009. Deze wijziging strekte met
name tot de opheffing het verbod voor de aanbestedende overheid om
het gebruik van elektronische middelen op te leggen. Daarnaast werd
verduidelijkt wat moet gebeuren wanneer aanvragen tot deelneming of
offertes via elektronische middelen worden ingediend en de aanbestedende
overheid hieromtrent niets heeft bepaald.
Het tweede en derde lid van paragraaf 2 nemen een versoepeling
over die werd ingevoerd in artikel 81quater van het koninklijk besluit
van 8 januari 1996 ingevolge de wijziging aangebracht bij het koninklijk
besluit van 29 september 2009. Het kan immers onmogelijk of zeer
moeilijk zijn om sommige documenten elektronisch beschikbaar te
stellen. In dat geval mogen de kandidaten en inschrijvers, indien de
aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen heeft
toegestaan, deze documenten op papier bezorgen. Indien elektronische
middelen verplicht zijn, dient de aanbestedende overheid zich vooraf
akkoord te verklaren met het gebruik van papieren documenten.
Het vierde lid van paragraaf 2 stemt overeen met de inhoud van
artikel 81quater, § 2, laatste lid, van het koninklijk besluit van
8 januari 1996. Uit deze bepaling blijkt dat de kandidaat of inschrijver
die zijn aanvraag tot deelneming of offerte volledig of gedeeltelijk via
elektronische middelen indient, aanvaardt dat bepaalde gegevens door
de werking zelf van het ontvangstsysteem van zijn aanvraag tot
deelneming of zijn offerte worden geregistreerd. Een dergelijke bepaling
is vereist omdat de registratie van de activiteiten (logging) inzake
ontvangst van de aanvragen tot deelneming of offertes absoluut
noodzakelijk blijkt te zijn. Deze bepaling komt met name tegemoet aan
de voorschriften van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van
de persoonlijke levenssfeer.