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44890 MONITEUR BELGE — 09.08.2011 — BELGISCH STAATSBLAD
Le paragraphe 3, qui traite du double envoi et de la copie de
sauvegarde, correspond à l’article 81quater, § 3, de l’arrêté royal du
8 janvier 1996. Ces possibilités ont été introduites par l’arrêté royal du
29 septembre 2009.
Dans la pratique, il peut arriver que le délai fixé pour la réception des
demandes de participation ou des offres soit dépassé pour diverses
raisons techniques : serveur du pouvoir adjudicateur engorgé par
l’arrivée simultanée de documents volumineux, accès au serveur
momentanément indisponible à cause du fournisseur internet du
candidat ou du soumissionnaire, méconnaissance des délais de téléchargement
de la part du soumissionnaire, etc. Dans ce cas, seule une
partie de l’offre est « arrivée » dans le délai. La solution concrète
retenue est d’autoriser que ne soit remise au moment ultime de la
réception des demandes de participation ou des offres qu’un document
simplifié contenant leur identité, la signature électronique de leur
demande de participation ou de leur offre complète et, le cas échéant, le
montant de leur offre. La signature électronique contenue dans l’envoi
simplifié doit donc impérativement porter sur la demande de participation
ou l’offre complète. Cette signature électronique permettra de
certifier l’intégrité du contenu du document envoyé ultérieurement. Ce
document simplifié devra également être signé électroniquement car
elle vaut demande de participation ou offre.
Le téléchargement de l’offre complète dans les vingt-quatre heures
suivantes permet de résoudre le problème technique rencontré. Bien
entendu, ces vingt-quatre heures ne pourraient que suivre et non
précéder le moment ultime de la réception des offres, sans quoi le même
problème sera rencontré au terme de ces vingt-quatre heures. Après
l’ouverture, plus rien ne peut être changé aux offres. En cas d’offres, le
président de séance, à l’ouverture, prend connaissance de l’offre
simplifiée, contenant les mentions obligatoires pour la proclamation. La
signature électronique apposée sur l’offre simplifiée permet d’authentifier
le soumissionnaire.
La signature électronique contenue dans l’offre simplifiée permet de
vérifier l’intégrité de l’offre complète envoyée ultérieurement.
Par ailleurs, afin de parer aux éventuelles difficultés techniques de
tous ordres qui seraient encore susceptibles d’altérer cette transmission,
notamment en cas de volume très important des offres à transmettre, la
possibilité a été prévue pour les candidats ou les soumissionnaires de
doubler cet envoi par l’envoi d’une « copie de sauvegarde ». Cette copie
de sauvegarde reproduit l’intégralité du contenu de l’offre originale
adressée au pouvoir adjudicateur. Elle peut être transmise sur support
physique électronique (CD-Rom, DVD-Rom, clé USB,...) ou sur support
papier. Elle est adressée au pouvoir adjudicateur, parallèlement à
l’envoi de l’offre originale, sous pli scellé et comporte obligatoirement
la mention : « Copie de sauvegarde ». Les documents figurant sur ce
support doivent être revêtus de la signature manuscrite s’il s’agit d’un
support papier ou de la signature électronique si le support est
électronique. Cette copie de sauvegarde ne pourra être ouverte qu’en
cas de défaillance lors de la transmission, la réception ou l’ouverture de
la demande de participation ou de l’offre transmise par des moyens
électroniques. Une fois ouverte, cette copie remplacera définitivement
le document qu’elle a sauvegardé. La copie de sauvegarde est par
ailleurs soumise à toutes les règles applicables aux offres, aussi bien
avant qu’après l’ouverture des offres.
Si le pouvoir adjudicateur autorise l’utilisation d’un ou des deux
procédés, il le précise dans l’avis de marché ou dans les autres
documents du marché.
Art. 53. Le paragraphe 1 er de cet article est une disposition nouvelle
qui précise que le pouvoir adjudicateur doit indiquer dans l’avis de
marché ou, en son absence, dans les autres documents du marché la ou
les langue(s) pouvant être utilisée(s) par les candidats ou les soumissionnaires
pour la rédaction de leur demande de participation ou de
leur offre, ainsi que de leurs annexes éventuelles. Cette disposition est
sans préjudice de l’application des lois coordonnées sur l’emploi des
langues en matière administrative, coordonnées le 18 juillet 1966, dont
le respect s’impose aux pouvoirs adjudicateurs pour l’établissement des
documents du marché.
Paragraaf 3, die handelt over de dubbele verzending en de veiligheidskopie,
stemt overeen met artikel 81quater, § 3, van het koninklijk
besluit van 8 januari 1996. Deze mogelijkheden werden ingevoerd bij
het koninklijk besluit van 29 september 2009.
In de praktijk kan het gebeuren dat de vastgestelde termijn voor de
ontvangst van de aanvragen tot deelneming of de offertes om diverse
technische redenen wordt overschreden : de server van de aanbestedende
overheid is overbelast omdat omvangrijke documenten gelijktijdig
zijn binnengekomen, tijdelijke onbeschikbaarheid van de server die
te wijten is aan de internetprovider van de kandidaat of de inschrijver,
foute inschatting van de downloadtermijnen door de inschrijver, enz. In
dat geval is slechts een deel van de offerte tijdig « toegekomen ». De
gekozen concrete oplossing bestaat erin dat enkel een vereenvoudigd
document mag worden ingediend op het uiterste ogenblik van de
ontvangst van de aanvragen tot deelneming of de offertes. Dit
document bevat hun identiteit, de elektronische handtekening van hun
volledige aanvraag tot deelneming of offerte en, in voorkomend geval,
het bedrag van hun offerte. De elektronische handtekening op de
vereenvoudigde zending moet dus verplicht betrekking hebben op de
volledige aanvraag tot deelneming of offerte. Via deze elektronische
handtekening wordt de integriteit gewaarborgd van de inhoud van het
document dat later wordt verzonden. Ook dit vereenvoudigd document
moet elektronisch worden ondertekend omdat het geldt als
aanvraag tot deelneming of offerte.
Het downloaden van de volledige offerte binnen de daaropvolgende
vierentwintig uur biedt een oplossing voor dit technisch probleem.
Vanzelfsprekend mag de periode van vierentwintig uur enkel volgen
op het uiterste ogenblik van de ontvangst van de offerte en er niet aan
voorafgaan. Zo niet zal hetzelfde probleem opduiken na afloop van
deze periode. Na de opening mag niets meer worden gewijzigd aan de
offerte. In geval van offertes neemt de voorzitter van de zitting, bij de
opening, kennis van de vereenvoudigde offerte die de verplichte
vermeldingen voor de voorlezing bevat. De elektronische handtekening
op de vereenvoudigde offerte authentificeert de inschrijver.
Via de elektronische handtekening op de vereenvoudigde offerte
wordt de integriteit nagegaan van de volledige offerte die later wordt
verzonden.
Bovendien, om eventuele technische moeilijkheden van allerlei aard
te verhelpen die deze overlegging nog zouden kunnen verstoren, met
name indien de over te leggen offertes zeer omvangrijk zijn, kunnen de
kandidaten of inschrijvers hun offerte bovendien overleggen via een
dubbele zending met een « veiligheidskopie ». Deze veiligheidskopie
bevat de volledige inhoud van de oorspronkelijke offerte die aan de
aanbestedende overheid werd overgemaakt. Ze kan worden overgelegd
op een elektronische fysieke drager (CD-Rom, DVD-Rom, USBsleutel,...)
of op een papieren drager. Ze wordt gericht aan de
aanbestedende overheid, gelijktijdig met de verzending van de oorspronkelijke
offerte, onder gesloten omslag en met de verplichte
vermelding : « Veiligheidskopie ». De documenten die deze drager
bevat, moeten met de hand worden ondertekend indien het om een
papieren drager gaat of elektronisch worden ondertekend indien het
om een elektronische drager gaat. Deze veiligheidskopie mag slechts
worden geopend in geval van een tekortkoming bij de overlegging, de
ontvangst of de opening van de aanvraag tot deelneming of van de
offerte die via elektronische middelen wordt overgelegd. Eens geopend,
vervangt deze kopie definitief het document dat ze heeft bewaard. Op
de veiligheidskopie zijn voor het overige alle regels toepasselijk die
gelden voor offertes, zowel vóór als na de opening ervan.
Indien de aanbestedende overheid één of beide werkwijzen toestaat,
vermeldt hij dit in de aankondiging van opdracht of in de andere
opdrachtdocumenten.
Art. 53. Paragraaf 1 van dit artikel bevat de nieuwe bepaling dat de
aanbestedende overheid in de aankondiging van opdracht of, bij
ontstentenis daarvan, in de andere opdrachtdocumenten één of meer
talen moet vermelden die de kandidaten of inschrijvers mogen
gebruiken voor het opstellen van hun aanvraag tot deelneming of hun
offerte, met inbegrip van de eventuele bijlagen. Deze bepaling doet
overigens geen afbreuk aan de toepassing van de gecoördineerde
wetten op het gebruik van de talen in bestuurszaken, gecoördineerd op
18 juli 1966 wat betreft het opstellen van de opdrachtdocumenten.