IA-Sinode-2014-Agenda

72
Hulpdienste
_________________________________________________________________________________________________
kantoor te Kimberley (Lawsonstraat 72). Slegs rakspasie) en ’n een-sewende deel van die
argivalia van die sinode van die Ned. Geref. gesamentlike versameling van die sewe
Kerk in Noord-Kaapland word hier bewaar. deelnemende sinodes en ʼn proporsionele
Argivalia van gemeentes en ringe van die Ned. gedeelte van enige ander gesamentlike
Geref. Kerk in Noord-Kaapland word geberg by versameling waartoe die partye onderling
die NG Kerk in SA se argiefbewaarplek in skriftelik mag ooreenkom.
Stellenbosch (Noordwal-Wes 1, Stellenbosch)
Die diensfooi vir 2013-2014 is:
2. Argief diensooreenkoms
Argief begroting vir 2014/2015: R2,112,744-00
Die Ned. Geref. Kerk in Noord-Kaapland het ’n Minus verwagte inkomste & oorskot: (120,720-00)
argief diensooreenkoms met die NG Kerk in SA. A. Finale begroting: 1,992,024-00
Die NG Kerk in SA het ’n veilige en doelmatige
B. Totale benutte rakspasie: 3 142,0
C. Koste per rak (A/B): 634-00
argiefbewaarplek in Stellenbosch (Noordwal-
D. Noord-Kaapland se benutte rakspasie: 67,0
Wes 1, Stellenbosch) vanwaar die NG Kerk in E. Direkte fooi (C x D): 42,478,00
SA ’n argiefdiens voorsien wat deur die NG Kerk F. Pro rata gedeelte Kaapland-versameling: 27 460,13
in SA se sinodale taakspan vir die argief bestuur G. Een sewende gesamentlike versameling: 5,524,86
word. Die “argief” se regspersoon setel in die NG H. Finale rekening (afgerond): 75,462-00
Kerk in SA.
3. Bestuur
Jaarliks in Oktober word ’n nuwe diensfooi
Die argief word bestuur deur die sinodale vasgestel
taakspan vir die argief (STA) van die NG Kerk in 7. Die diens wat gelewer word
SA. Die STA is ’n sinodale taakspan wat Die argief het onderneem om aan die Ned.
ressorteer onder die NG Kerk in SA se sinodale Geref. Kerk in Noord-Kaapland die volgende
diensgroep vir ondersteuningsdienste (SDO). diens te lewer:
Die sinodale taakspan vir fondse en • die veilige bewaring van die Ned. Geref. Kerk
administrasie of hierdie taakspan se dagbestuur
in Noord-Kaapland se ingehandigde argivalia
(STFA/STFA-D) het kragtens Reglement 22 (KO
in die NG Kerk in SA se argiefbewaarplek te
2007) die alleenbevoegdheid namens die NG
Noordwal-Wes 1, Stellenbosch, Wes-Kaap, of
Kerk in SA. Die saakgelastigde van die NG Kerk
enige ander geskikte plek soos deur die STA
in SA, ds. AH Minnaar is die hoof uitvoerende
goedgekeur.
beampte en gevolmagtigde om ooreenkomste • die indeksering en/of katalogisering van die
namens die NG Kerk in SA te teken (KO 2007,
ingehandigde argivalia;
Reglement 22).
• die beskikbaarstelling van die inhoud van die
4. Benutte rakke
ingehandigde argivalia aan die betrokke
Die argief bepaal die diensfooi op grond van die
kerkvergaderinge en navorsers; en
Ned. Geref. Kerk in Noord-Kaapland se getal • die bekendstelling van die historiese skat van
benutte rakke in die kluis van die argief. ’n Rak is
die kerk op ’n toeganklike wyse aan die breë
vir die doel van die berekeninge in die argief
publiek.
diensooreenkoms gelyk aan een meter. Die • Die argief onderhou ʼn webblad met talle
argief het die Ned. Geref. Kerk in Noord-
inligtingsdokumente en hulpbronne vir
Kaapland se argivalia duidelik gemerk en
gemeentes, ringe en sinodes.
gemeet. “Benutte rakke” in die ooreenkoms • Die argief ontvang en bestuur inventarisse
verwys na die aantal rakke (in meter uitgedruk)
van gemeentes, ringe en sinodes in terme
wat die Ned. Geref. Kerk in Noord-Kaapland se
van Wet 2 van 2000 (die Inligtingswet).
argivalia in die kluis beslaan.
• Die argief onderneem om ’n gespesialiseerde
5. Termyn
of gevorderde argiefdiens op aanvraag, teen
Die partye tot die argief diensooreenkoms het
addisionele betaling, aan die Ned. Geref.
ooreengekom dat die ooreenkoms vir een jaar
Kerk in Noord-Kaapland beskikbaar te stel.
vanaf 1 Maart 2012 tot 28 Februarie 2013 geld, Die sinodale kommissie vir hulpdienste vra dat
waarna die ooreenkoms outomaties die die sinode van die Ned. Geref. Kerk in Noordvolgende
jaar (1 Maart tot 28 Februarie van die Kaapland nie weer ’n verteenwoordiger vir die
volgende jaar) hernu word, tensy enige van die Argief aanwys nie.
partye teen 30 September 2012 – of enige 30
September daarna – skriftelik kennis gegee het
dat die ooreenkoms nie die volgende jaar hernu 19. HUISHOUDELIKE BEPALINGE
gaan word nie.
SINODALE KOMMISSIE VIR HULPDIENSTE
6. Diensfooi
Die Ned. Geref. Kerk in Noord-Kaapland koop ’n Bepaling 35.5.3.3
argiefdiens by die argief teen ’n diensfooi. Die
Elke sinodale kommissie stel sy eie huishoudelike
bepalinge op, in ooreenstemming met die
diensfooi word bereken op grond van Noord-
Kerkorde, waarin die werkwyse van die kommissie
Kaapland se aantal benutte rakke in die argief
duidelik omlyn word. Huishoudelike bepalinge
plus ’n proporsionele gedeelte van die Kaaplandversameling
(proporsioneel volgens die
word aan die sinodale kerkordekommissie
_________________________________________________________________________________________________