Involverende Planlegging og Virtual Design and Construction.

- DRØFTING -TemamøteKoordineringsmøte, interntInternmøteByggherremøteProsjektgranskningkan det være hensiktsmessig å benytte aksjonsliste som dokumentering ogvisualisering i møte.Avholdes ved behov. Møter der tverrfaglige temagrupper innad iprosjekteringsteamet, oppdelt i sentrale fagområder for prosjektet(dørmiljø, energi,rør, ventilasjon, etc.), går sammen for å komme fram til optimale løsninger(se merkap. 3.3.2). Det anbefales at rapportering av temaer som utredes og planlegges herskje ved bruk av A3’er.Mandag hver uke avholdes et koordineringsmøte for prosjektledelse intern iVeidekke. Dette møtet utgjør en del av den viktige sammenkoplingen mellomledertroikaen(prosjektleder, prosjekteringsleder og anleggsleder). I møtetgjennomgås status for prosjektet ved hjelp av aksjonslisten som vises for alle påprosjektor. Ut i fra klassifiseringer som B/C-poster, endringer og A3-rapportergjennomgås punkter og avklares om de er gjennomført eller må utsettes.Gjennomførte oppgaver markeres grønn. Punktene som må gjennomføreshasteklassifiseres med rød, gul eller hvit markering. Videre fordeles ansvar for disseoppgavene i prosjektledelsen. Her kan hindringsanalyse gjennomføres for å avdekkehvilke forutsetninger som må på plass for å ha et sunt underlag for gjennomføring.Koordineringsmøtet skal være en forberedelse til det påfølgende internmøtet.Hver mandag etter det interne koordineringsmøtet gjennomføres internmøte forhele Veidekkes funksjonærstab(til og med formannsleddet i drift) i prosjektet. Dissemøtene settes i gang når produksjonsstaben er på plass ved prosjektet. Møtet er enviktig del av integreringen mellom prosjektering og drift og ledes av prosjektleder.Denne arenaen fungerer som kommunikasjonsforbindelsen mellom driftsmøte iproduksjon og prosjekteringssamling. Agendapunktene ved møtet erforhåndsbestemt; f. eks KS/HMS, Rigg/Drift, Bemanning, Prosjektering, Økonomi,Innkjøp, Endringer, Framdrift og Dokumentleveranser, og kan følges av alle som etlistereferat på prosjektor/SMART Board.For noen prosjekt vil dette møtet være tilstrekkelig for samhandlingen mellomprosjektering og produksjon, og det interne koordineringsmøtet for prosjektledelseni forkant vil ikke være nødvendig.Avholdes hver andre uke. Byggherre skal også delta i prosjekteringssamlingene somet ledd i å øke involveringen, forståelsen og hurtigere beslutninger.En evalueringsprosess må pågå underveis i prosjekteringen for å oppnå kontinuerligforbedring innad i prosjektet. Erkjennelsen at alle prosjekt er ulike medfører atgjennomføringen må tilpasse og forbedres gjennom en læringsprosess. Egneevalueringsmøter månedlig eller etter hver milepæl/fase er en gjennomføringsmåte.Prosjektgranskingen bør også inkluderes i den avsluttende delen avprosjekteringssamlingen ved å ta utgangspunkt i de måltallene som innhentes.Som det mest sentrale i den nye møtestrukturen presenteres den tilpassede formen forprosjekteringsmøte, en prosjekteringssamling med samkjørte prinsipper fra både VDC og IP. Hver ukesamles hele prosjekteringsteamet til prosjekteringssamling. For å oppnå ønsket effekt avsamhandling anbefales det at samlingen varer i to dager. ICE-samlingen, som den også kan kalles,starter og avslutter med kjernemøte(Figur 21 og Tabell 9). Tilstedeværelse er en viktig forutsetningog alle i prosjekteringsteamet skal derfor være tilstede hele dagen. Tiden mellom kjernemøtene ersatt av til prosjekteringsarbeid der den enkelte deltager skal kunne arbeide som om de var på sitteget kontor. Deltagerne skal oppleve samlingen som en arena der oppgaver faktisk blir utført, og ikkekun resultere med en lang gjøreliste. Foruten kjernemøtene og særmøter bør møtevirksomhetenunder prosjekteringssamlingen begrenses.- 65 -