- DRØFTING -TemamøteKoordineringsmøte, interntInternmøteByggherremøteProsjektgranskningkan det være hensiktsmessig å benytte aksjonsliste som dokumentering <strong>og</strong>visualisering i møte.Avholdes ved behov. Møter der tverrfaglige temagrupper innad iprosjekteringsteamet, oppdelt i sentrale fagområder for prosjektet(dørmiljø, energi,rør, ventilasjon, etc.), går sammen for å komme fram til optimale løsninger(se merkap. 3.3.2). Det anbefales at rapportering av temaer som utredes <strong>og</strong> planlegges herskje ved bruk av A3’er.M<strong>and</strong>ag hver uke avholdes et koordineringsmøte for prosjektledelse intern iVeidekke. Dette møtet utgjør en del av den viktige sammenkoplingen mellomledertroikaen(prosjektleder, prosjekteringsleder <strong>og</strong> anleggsleder). I møtetgjennomgås status for prosjektet ved hjelp av aksjonslisten som vises for alle påprosjektor. Ut i fra klassifiseringer som B/C-poster, endringer <strong>og</strong> A3-rapportergjennomgås punkter <strong>og</strong> avklares om de er gjennomført eller må utsettes.Gjennomførte oppgaver markeres grønn. Punktene som må gjennomføreshasteklassifiseres med rød, gul eller hvit markering. Videre fordeles ansvar for disseoppgavene i prosjektledelsen. Her kan hindringsanalyse gjennomføres for å avdekkehvilke forutsetninger som må på plass for å ha et sunt underlag for gjennomføring.Koordineringsmøtet skal være en forberedelse til det påfølgende internmøtet.Hver m<strong>and</strong>ag etter det interne koordineringsmøtet gjennomføres internmøte forhele Veidekkes funksjonærstab(til <strong>og</strong> med formannsleddet i drift) i prosjektet. Dissemøtene settes i gang når produksjonsstaben er på plass ved prosjektet. Møtet er enviktig del av integreringen mellom prosjektering <strong>og</strong> drift <strong>og</strong> ledes av prosjektleder.Denne arenaen fungerer som kommunikasjonsforbindelsen mellom driftsmøte iproduksjon <strong>og</strong> prosjekteringssamling. Agendapunktene ved møtet erforhåndsbestemt; f. eks KS/HMS, Rigg/Drift, Bemanning, Prosjektering, Økonomi,Innkjøp, Endringer, Framdrift <strong>og</strong> Dokumentleveranser, <strong>og</strong> kan følges av alle som etlistereferat på prosjektor/SMART Board.For noen prosjekt vil dette møtet være tilstrekkelig for samh<strong>and</strong>lingen mellomprosjektering <strong>og</strong> produksjon, <strong>og</strong> det interne koordineringsmøtet for prosjektledelseni forkant vil ikke være nødvendig.Avholdes hver <strong>and</strong>re uke. Byggherre skal <strong>og</strong>så delta i prosjekteringssamlingene somet ledd i å øke involveringen, forståelsen <strong>og</strong> hurtigere beslutninger.En evalueringsprosess må pågå underveis i prosjekteringen for å oppnå kontinuerligforbedring innad i prosjektet. Erkjennelsen at alle prosjekt er ulike medfører atgjennomføringen må tilpasse <strong>og</strong> forbedres gjennom en læringsprosess. Egneevalueringsmøter månedlig eller etter hver milepæl/fase er en gjennomføringsmåte.Prosjektgranskingen bør <strong>og</strong>så inkluderes i den avsluttende delen avprosjekteringssamlingen ved å ta utgangspunkt i de måltallene som innhentes.Som det mest sentrale i den nye møtestrukturen presenteres den tilpassede formen forprosjekteringsmøte, en prosjekteringssamling med samkjørte prinsipper fra både VDC <strong>og</strong> IP. Hver ukesamles hele prosjekteringsteamet til prosjekteringssamling. For å oppnå ønsket effekt avsamh<strong>and</strong>ling anbefales det at samlingen varer i to dager. ICE-samlingen, som den <strong>og</strong>så kan kalles,starter <strong>og</strong> avslutter med kjernemøte(Figur 21 <strong>og</strong> Tabell 9). Tilstedeværelse er en viktig forutsetning<strong>og</strong> alle i prosjekteringsteamet skal derfor være tilstede hele dagen. Tiden mellom kjernemøtene ersatt av til prosjekteringsarbeid der den enkelte deltager skal kunne arbeide som om de var på sitteget kontor. Deltagerne skal oppleve samlingen som en arena der oppgaver faktisk blir utført, <strong>og</strong> ikkekun resultere med en lang gjøreliste. Foruten kjernemøtene <strong>og</strong> særmøter bør møtevirksomhetenunder prosjekteringssamlingen begrenses.- 65 -
- DRØFTING -Kjernemøte,start dag 1Kjernemøte,slutt dag 208.00 16.00Samh<strong>and</strong>lingstidDag 1+2Figur 21: Møtestruktur i IPPTabell 9: Agenda for prosjektsamling i IPPKjernemøte, oppstart Et kort prosjekteringsmøte (ca. 45min)ved start av samling som har enfast agenda der de ulikeplannivåene, spørsmål <strong>og</strong>beslutninger beh<strong>and</strong>les. Fokuset imøtet er en effektiv gjennomgang<strong>og</strong> er ikke et forum for å ta oppspesifikke saker som ikke omh<strong>and</strong>leralle. Prosjekteringsleder ledermøtet.Samh<strong>and</strong>lingstidTid mellom kjernemøtene satt av forsamh<strong>and</strong>ling(ICE) mellom aktørene iprosjekteringsteamet. Kreves atalle forplikter seg til å være tilstede iinforom eller de nærliggendearbeidsrommene i tidsrom.Kjernemøte, ettermiddag Et kort prosjekteringsmøte (ca. 1,5time)som oppsummering påsamling der evaluering <strong>og</strong> videreframdrift beh<strong>and</strong>les. Fokuset imøtet er en effektiv gjennomgang<strong>og</strong> er ikke et forum for å ta oppspesifikke saker som ikke omh<strong>and</strong>leralle. Prosjekteringsleder ledermøtet.PROSJEKTERINGSSAMLINGAgendaInnholdStatus modellA3-rapporterDial<strong>og</strong>matrise, tidligere spørsmålMøteplanMål for ukens samlingProsjekteringsarbeidSærmøter”Breakoutsession”A3-rapporterDial<strong>og</strong>matrise, nye spørsmålGjennomgang i BIM-modell på SMART Boardav endringer i siste versjon, fokusområder <strong>og</strong>ferdigstilte områderAktuelle A3-rapporter gjennomgås <strong>og</strong> behovfor avklaringer omkring disse henges opp pådial<strong>og</strong>matrise.Gjennomgang av dial<strong>og</strong>matrisen, plansjen derde ulike aktørene stiller spørsmål tilhver<strong>and</strong>re. I denne plansjen skal behovene fortilrettelegging fra <strong>and</strong>re aktører meldes i fra.Under møtet fungerer dial<strong>og</strong>matrisen som etdiskusjonsverktøy.En runde blant aktørene for å kartlegge hvilkemøter, både faste <strong>og</strong> enkeltmøter, som erplanlagt. Post-it-lapper med de ulike møtenehenges opp i møteplanen i inforom.Alle aktørene henger opp et mål for denneukens samling.Direkte prosjekteringsarbeid, sammen elleralene. Inforom, tilhørende grupperom ellerarbeidsplass benyttes. Alle deltagere skal haforberedt arbeid de kan gjennomføre underdagen for å oppnå effektiv utnytting av dagen.Aktuelle fag møtes ved behov for avklaringerseg i mellom i en inforommet eller i et separatnærliggende rom.Likt særmøter, men bærer preg av å tas merpå sparket når behov for avklaring dukkeropp.A3-rapporter beh<strong>and</strong>let under samlingengjennomgås.Gjennomgang av Post-it-lappene somaktørene har hengt opp i løpet avprosjekteringssamlingen. Det kontrolleres<strong>og</strong>så om noen fag fremdeles har Post-itlappermed eldre avklaringsspørsmålhengende. Dial<strong>og</strong>matrisen gir på dennemåten et klart signal på hvem som sinkerprosessen. Lappene flyttes videre tilbeslutningsplan, utkikksplan eller huskeliste.- 66 -