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アメリカの 税 務 百 科<br />
Tax & Accounting<br />
税 務 上 の 経 費 精 算 ルール<br />
ながの<br />
永<br />
野 文<br />
よしなが<br />
久 米 国 公 認 会 計 士<br />
今 回 は 会 計 税 務 情 報 ~ 基 礎 編 ~というこ<br />
とで、 従 業 員 の 経 費 精 算 についての 基 本 的<br />
な 考 え 方 、ルールを 紹 介 します。これは I RS<br />
が 定 めた 税 務 上 のルールであり、 各 会 社 ごと<br />
に 定 められた 会 計 上 のルールとは 分 けて 考 え<br />
てください。<br />
経 費 精 算 の 方 法 には Accountable Plan と<br />
Non-Accountable Plan があります。<br />
Accountable Plan とは、 後 述 する3 点 を 満<br />
たすことにより、 経 費 の 金 額 を 従 業 員 の 給 与<br />
として 取 り 扱 う 必 要 がない 経 費 精 算 方 法 で<br />
す。Non-Accountable Plan とは Accountable<br />
Plan の 条 件 を 満 たすことができなかった 経<br />
費 であり、 従 業 員 の 給 与 として 取 り 扱 わな<br />
け れ ば ならな い 経 費 精 算 方 法 で す。N o n -<br />
Accountable Plan の 経 費 を 従 業 員 の W-2 に<br />
Gross Income として 含 めなければならない<br />
ということは、 会 社 は FICA (*1)、FUTA ( * 2 ) 、<br />
SUTA (*3) を 負 担 しなければならず、 従 業 員<br />
は FICA、Income Tax を 負 担 しなければなり<br />
ません。<br />
永 野 文 久<br />
永 野 ・ 森 田 公 認 会 計 士 事 務 所<br />
昭 和 17 年 生 まれ、 昭 和 41 年 東 京 大 学 卒<br />
同 年 三 和 銀 行 入 社<br />
昭 和 58 年 米 国 公 認 会 計 士<br />
Accountable Plan の3 条 件<br />
1. There must be a business connection<br />
with the expense.<br />
会 社 の 経 費 として 控 除 を 取 るのであれば、<br />
当 然 、 会 社 の 業 務 に 必 要 な 支 出 であるこ<br />
とが 求 められます。<br />
2. The employee must substantiate within a<br />
reasonable period of time.<br />
従 業 員 は 支 払 いの 証 拠 書 類 (レシート、 請<br />
求 書 、 小 切 手 等 )を 妥 当 な 期 間 内 に 会 社 へ<br />
提 出 することが 求 められます。 証 拠 書 類 に<br />
含 まれるべき 最 低 限 の 内 容 は、1 金 額 、<br />
2 日 付 、3 場 所 、4 支 払 い 明 細 の4 点 で<br />
す。レストランでの 食 事 であれば 人 数 、 会<br />
社 名 、 理 由 も 含 めてください。<br />
例 外 として、$75 未 満 の 支 払 い 及 びレシー<br />
トが 発 行 されない 交 通 費 については、レ<br />
シート 等 の 証 拠 書 類 は 必 要 ありません。<br />
しかし、 宿 泊 費 については 例 外 の 適 用 外 で<br />
あ り 、 金 額 に 関 係 な く 証 拠 書 類 が 必 要 で す。<br />
「 妥 当 な 期 間 」は 状 況 により 変 わるため 一<br />
概 に 決 めることはできないのですが、 支<br />
払 いが 行 なわれた 日 付 、もしくはサービス<br />
を 受 けた 日 付 より 60 日 以 内 に 証 拠 書 類 を<br />
提 出 することを「 妥 当 な 期 間 内 の 提 出 」と<br />
して 扱 う Safe harbor rule と、 会 社 が 定 め<br />
た 期 間 ご と( 最 低 で も3か 月 に1 回 )に 証<br />
拠 書 類 を 提 出 することを「 妥 当 な 期 間 内 の<br />
提 出 」として 扱 う Safe harbor rule があり<br />
ます。<br />
3. The employee must return amounts in<br />
excess of expense to the employer within<br />
a reasonable period of time.<br />
従 業 員 へ 経 費 の 前 払 いが 行 われている 場<br />
合 、 実 際 に 掛 かった 金 額 を 超 えて 支 給 さ<br />
れた 前 払 い 金 額 分 は、 妥 当 な 期 間 内 に 会<br />
社 へ 返 金 することが 求 められます。 返 金 さ<br />
れなかった 超 過 金 額 は 従 業 員 の 給 与 とし<br />
て W-2 に 含 める 必 要 があります。<br />
ここでも「 妥 当 な 期 間 」は 状 況 により 変 わ<br />
るため 一 概 に 決 めることはできないので<br />
す が 、 支 払 い が 行 わ れ た 日 付 、も し くは サ ー<br />
ビスを 受 けた 日 付 より 120 日 以 内 に 超 過<br />
金 額 を 返 金 することを 「 妥 当 な 期 間 内 の 返<br />
金 」として 扱 うことができる Safe harbor<br />
rule があります。<br />
尚 、 従 業 員 への 経 費 の 前 払 いも 妥 当 な 期<br />
間 内 に 行 われる 必 要 があり、 実 際 に 支 払 っ<br />
た 日 付 、もしくはサービスを 受 けた 日 付 の<br />
3 0 日 前 を 超 え な い 前 払 い を「 妥 当 な 期 間<br />
内 の 前 払 い」として 扱 う Safe harbor rule<br />
があります。<br />
上 記 3 点 を 踏 まえて 例 題 を 見 てみましょう。<br />
【 例 1】コンベンションの1 週 間 前 、X 社 は<br />
従 業 員 A にコンベンション 参 加 費 用 とし<br />
て $500 を 渡 したが、 実 際 の 参 加 費 用 は<br />
$450 であった。 会 社 業 務 に 関 連 したコン<br />
ベンションであり、 従 業 員 A はコンベン<br />
ション 終 了 後 、すぐにレシートと 共 に 経 費<br />
清 算 書 を 会 社 に 提 出 した。しかし、 超 過<br />
分 の $50 を 120 日 以 上 たっても 返 金 して<br />
いない。<br />
【 解 答 】 会 社 は 超 過 分 の $50 を 従 業 員 A の<br />
給 与 とし、$50 を 課 税 対 象 としなければな<br />
らない。<br />
【 例 2】コンベンションの1 週 間 前 、Y 社 は<br />
従 業 員 B にコンベンション 参 加 費 用 とし<br />
て $500 を 渡 したが、 実 際 の 参 加 費 用 は<br />
$450 であった。 従 業 員 B は 会 社 の 指 定 す<br />
る 経 費 精 算 書 の 提 出 期 日 、およびコンベ<br />
ンション 開 催 日 から 60 日 以 上 経 過 した 現<br />
在 も 支 払 い 証 拠 書 類 を 提 出 していない。<br />
【 解 答 】 会 社 は $500 全 額 について Non-<br />
Accountable Plan としての 支 払 いとみなし、<br />
$500 を 課 税 対 象 としなければならない。<br />
その 後 、 従 業 員 から 証 拠 書 類 が 提 出 され<br />
たとしても Non-Accountable Plan としての<br />
扱 いに 変 更 はない。<br />
なかなか 経 費 精 算 書 を 提 出 してくれない<br />
困 った 従 業 員 には、 上 記 の 内 容 を 説 明 する<br />
ことにより 理 解 を 促 すとよいかもしれませ<br />
ん。 出 張 費 の 精 算 には Per Diem というルー<br />
ルもありますので、 次 号 に 掲 載 します。<br />
*1 Federal Insurance Contribution Act<br />
*2 Federal Unemployment Tax Act<br />
*3 State Unemployment Tax Act<br />
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