Leitfaden E-Mail-Marketing 2.0 - Absolit

und Kündigungsmöglichkeit (siehe nächster Abschnitt) erneut beinhalten, damit
die Einwilligung bewusst erfolgt.
Weitere, wichtige Rechtsvorschriften
Generell muss Ihr Newsletterservice anonym nutzbar sein und Sie dürfen nur
so wenige persönliche Daten erheben, wie für den Versand nötig sind („Datensparsamkeitsgebot“)
[4]. Daher darf bei der Newsletteranmeldung nur die
E-Mail-Adresse Pflichtangabe sein. Alle anderen persönlichen Daten müssen
freiwillige Angaben sein, bei denen jeweils auch die Zweckbestimmung
angeführt werden sollte (zum Beispiel Anrede und Name für eine persönliche
Anrede oder Postleitzahl für spezielle Angebote der nächstgelegenen
Filiale). Zudem sollte bei der Newsletteranmeldung ein Hinweis auf die
Datenschutzerklärung platziert werden. In dieser wird dem Abonnenten die
Verarbeitung und Nutzung sowie sein Anspruch auf Sperrung, Löschung sowie
Auskunft bezüglich der gespeicherten Daten kommuniziert.
Die Einwilligung und deren Inhalt müssen protokolliert werden [5]. Speichern
Sie hierzu in der Datenbank alle Vorgänge, die die Einwilligung betreffen, beim
betreffenden Datensatz ab. Hierunter fallen Internet Protokoll (IP)-Adresse,
Datum, Uhrzeit und Website bei einer Anmeldung über ein Onlineformular. Auch
Ort, Medium und Gesprächspartner nach einem Telefonat oder Messebesuch
können protokolliert werden. Der E-Mail-Empfänger hat jederzeit einen
Auskunftsanspruch über die Einwilligung und seine gespeicherten Daten („In
was wurde wann, wo und womit eingewilligt?“), dem Sie nachkommen können
müssen [6].
Ferner hat der Abonnent jederzeit ein Widerrufsrecht bezüglich seiner Einwilligung
[7]. Auf dieses Recht müssen Sie bei der Erhebung der Einwilligung
– sowohl bei ausdrücklicher als auch bei mutmaßlicher – bereits hingewiesen
haben, andernfalls ist diese nicht rechtskonform. Fügen Sie jeder E-Mail einen
Abmelden-Link hinzu, der eine einfache Kündigungsmöglichkeit (maximal
zwei Klicks und keine Hürden wie Kosten oder ein Login) einräumt. Die
Abmeldemöglichkeit über eine Antwort-E-Mail sowie weitere Kanäle (Post,
Telefon) ist darüber hinaus empfehlenswert. Die Bearbeitung einer Abmeldung
sollte ab Eingang nicht länger als 24 Stunden dauern. Bitte versenden Sie keine
Kündigungsbestätigung per E-Mail, da diese nach der Abmeldung bereits
als Belästigung aufgefasst werden könnte. Zudem sind nach der Abmeldung
persönliche Daten des Betroffenen, die nicht mehr benötigt werden zu löschen
beziehungsweise zu sperren.
Quellen für die Abonnentengenerierung
René Kulka: Einen E-Mail-Adressverteiler rechtssicher aufbauen
Prinzipiell kann jeder Kontakt mit bestehenden Kunden und potenziellen
Interessenten als Gelegenheit für die Generierung eines Abonnenten aufgefasst
werden. Die gängigste Variante ist ein Hinweis auf der Website: eine prominente
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Einwilligung
muss
protokolliert
werden