Mit EMAS zu ökologisch aktiven Gemeinden, Verbänden und ...

Kap. 4.3 Dokumentation im Umweltrechtsregister
Im Umweltrechtsregister werden Sie alle Ihre Einrichtung betreffenden Rechtsvorschriften
anführen sowie die daraus resultierenden Verpflichtungen und wie Sie
diese erfüllen kurz beschreiben. Darin werden Sie auch die Verantwortlichkeiten
bzw. Zuständigkeiten für die Einhaltung dieser Verpflichtungen, aber auch die
Termine für die nächste Überprüfung anführen. Das Umweltrechtsregister sollte
einfach, verständlich, nachvollziehbar und effizient sein, sodass der damit verbundene
Aufwand im Verhältnis zum Nutzen steht.
Das von uns vorgeschlagene Umweltrechtsregister, das Sie im Musterbeispiel
finden, ist eine einfache Wordtabelle mit folgenden Spalten:
� Einrichtung mit Standort, Stand, letzte Prüfung, nächste Prüfung, fortlaufende
Nummer der Pflicht.
� Rechtsvorschrift oder Bescheid: Dieser Punkt gibt Auskunft, woher die Verpflichtung
kommt und wo man gegebenenfalls nähere Ausführungen finden
kann.
� Verpflichtung: Verständliche kurze Beschreibung der wesentlichen Inhalte der
Verpflichtung, um den Handlungsbedarf ableiten zu können.
� Wie wird die ermittelte Verpflichtung erfüllt: Hier wird verständlich beschrieben,
wie die jeweilige Verpflichtung in Ihrer Einrichtung erfüllt wird.
� Verantwortliche/er oder Zuständigkeit: Damit ist die/derjenige gemeint, die/der
sich um die Einhaltung der Verpflichtung kümmert, nicht aber, wer strafrechtlich
für die Einhaltung haftet. Letzteres ist gesetzlich geregelt und braucht
daher nicht festgelegt zu werden.
Häufige Fehler: Verantwortlichkeiten, Verfahren – Umweltrechtsregister
� Bei der Festlegung von Verantwortlichkeiten werden oft Aufgabenbereiche in
der Beschreibung vergessen und diese nicht erledigt.
� Die Verfahren zur Sicherstellung von Legal Compliance umfassen oft nicht alle
von der EMAS-VO verlangten Anforderungen.
� Man arbeitet zu lange nicht mit dem Rechtsregister und verliert den Überblick.
Mit EMAS zu ökologisch aktiven Gemeinden, Verbänden und öffentlichen Einrichtungen
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� Es werden nur Gesetze, Verordnungen oder Bescheide angeführt, jedoch
nicht die daraus resultierenden Verpflichtungen und es ist nicht erkennbar wie
diese Verpflichtungen erfüllt werden.
� Weitere Anforderungen außerhalb der gesetzlichen Vorschriften wie z.B.
Normen, Verpflichtung als Klimabündnisgemeinde, etc. werden vergessen.
Tipps zur Dokumentation im Umweltrechtsregister
� Sprechen Sie bei der Festlegung der Verantwortlichkeiten die Aufgabenbereiche
mit den betroffenen Personen durch. Machen Sie diesen auch klar, dass
die/der BürgermeisterIn bzw. GeschäftsführerIn, etc. der Einrichtung immer für
die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften verantwortlich ist und daher für
die MitarbeiterInnen – außer diese handeln grob fahrlässig – keine strafrechtlichen
Auswirkungen damit verbunden sind.
� Beschreiben Sie in den Verfahren zur Sicherstellung von Legal Compliance
den Vorgang so, wie dieser in Ihrer Einrichtung gemacht wird und testen Sie
auch, ob die MitarbeiterInnen dies nachvollziehen können.
� Passen Sie die Stellen- und Funktionsbeschreibungen sowie die festgelegten
Verfahren regelmäßig an.
� Halten Sie das Umweltrechtsregister aktuell. Ideal wäre, jede notwendige
Änderung sofort vorzunehmen bzw. legen Sie ein vernünftiges Intervall dafür
fest.
� Setzen Sie auch Umweltrechtsinformationssysteme zur Ermittlung der
Verpflichtungen ein. Darunter versteht man Informationen über umweltrelevante
Rechtsbestimmungen in gedruckter Form, als CD-ROM, als EDV-
Programm, im Internet abrufbar, etc.
� Vergessen Sie nicht: Jede Person, die im Register eine Verantwortung trifft,
muss davon informiert werden und sollte Zugang zum Rechtsregister haben.
Legen Sie auch fest, wer im Umweltrechtsregister etwas verändern darf.
Das Musterbeispiel für Kapitel 4 wurde uns vom AWV Hartberg zur Verfügung
gestellt, von dem wir Auszüge veröffentlichen.