Mit EMAS zu ökologisch aktiven Gemeinden, Verbänden und ...

Durch eine gut überlegte Gesamtplanung der internen Umweltaudits haben Sie die
organisatorischen Rahmenbedingungen für die Auditierung aller Bereiche Ihrer
Einrichtung definiert. Dann beginnen Sie mit der Detailplanung, mit der der Ablauf
der einzelnen durchzuführenden Umweltaudits genau festgelegt wird
(Betriebsprüfungs-/Auditverfahren). In der Praxis hat es sich bewährt, die Detailplanung
der internen Umweltaudits in folgende Phasen zu unterteilen:
Gesamtplanung der internen Umweltaudits
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Detailplanung der internen Umweltaudits
1. Vorbereitung des internen Umweltaudits
� Auswahl des Bereiches aus der Gesamtplanung der internen Umweltaudits
� Auditschwerpunkte festlegen
� AuditorInnenteam für den Bereich festlegen
� Erforderliche Dokumente, Dokumentenprüfung
� Auditleitfaden erstellen
� Ablauf/Zeitplan
� Auditverständigung
2. Durchführung des internen Umweltaudits
� Eröffnungsrunde
� Sammlung von Prüfbeweisen
� Abweichungen, Korrekturmaßnahmen, Hinweise - Feedback
� Abschlussgespräch
3. Nachbereitung des internen Umweltaudits
� Erstellung des Umweltauditberichts
� Überprüfung der Korrekturmaßnahmen (Nachaudit), Hinweise
Abb. 5: Detailplanung der internen Umweltaudits
Die sorgfältige Planung dieser drei Phasen ist für eine erfolgreiche Durchführung
der internen Umweltaudits von besonderer Bedeutung. Für die Planung, Durchführung
und Auswertung der einzelnen Umweltaudits ist der im Gesamtauditplan
Mit EMAS zu ökologisch aktiven Gemeinden, Verbänden und öffentlichen Einrichtungen
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genannte leitende Auditor zuständig. Ob ein internes Umweltaudit oder mehrere
Audits notwendig sind, hängt von der Größe und der Komplexität der Einrichtung
und der zu prüfenden Bereiche ab.
Tipps zur Planung und Durchführung der internen Audits
� Bereiten Sie das interne Audit gut vor und setzen Sie Prioritäten, indem Sie
Probleme und Schwerpunkte herausgreifen.
� Schicken Sie die Auditverständigung rechtzeitig aus. Fordern Sie die
notwendigen Unterlagen rechtzeitig an und arbeiten Sie diese durch.
� Bereiten Sie betriebsspezifische Auditfragen vor, definieren Sie die
Auditschwerpunkte und informieren Sie sich über den auditierten Bereich.
� Wählen Sie einen angenehmen Ort für das Auditgespräch und achten Sie auf
eine gute Gesprächsführung.
� Legen Sie das Audit nicht zu lange an und halten Sie festgelegte Zeiten ein.
� Klären Sie im Vorfeld, wie mit Telefonaten während des Audits umgegangen
wird.
� Achten Sie auf nonverbale Kommunikation – Körpersprache und agieren Sie
nicht als SchulmeisterIn.
� Begehungen und Gespräche mit den KollegInnen zeigen Interesse an deren
Tätigkeiten und bieten die Möglichkeit, wichtige Verbesserungen zu erkennen.
� Nutzen Sie die Chance, Empfehlungen vorzuschlagen.
� Besprechen Sie die Ergebnisse des internen Audits mit den
GesprächspartnerInnen und versuchen Sie, Akzeptanz für die Ergebnisse zu
erzielen.
� Dokumentieren Sie Fragen und Antworten so präzise, dass beide Seiten ihre
Standpunkte wieder erkennen.