Mit EMAS zu ökologisch aktiven Gemeinden, Verbänden und ...

Kapitel 8 Beschreibung des Umweltmanagementsystems (UMS) –
Dokumentation
Das Umweltmanagementsystem (UMS) ist der organisatorische Rahmen, mit dem
Abläufe und Verfahren zur Festlegung, Umsetzung und Anpassung der Umweltpolitik
und der Umweltziele festgelegt werden. Daher ist es „das Instrument“ zur Planung,
Führung, Steuerung und Bewertung des Umweltbereichs.
Mit diesem Kapitel wird Ihnen gezeigt, welche Prozesse, Abläufe und Verfahren für
ein Umweltmanagement unbedingt festzulegen und schriftlich zu dokumentieren
sind. Den Großteil davon haben Sie ja bereits in den verschiedenen Kapiteln Ihres
Handbuches „Mit EMAS zu ökologisch aktiven Gemeinden, Verbänden und öffentlichen
Einrichtungen“ erarbeitet. Hier sollen Sie daher kurz beschreiben, wie Ihr
UMS aufgebaut ist und dokumentiert wird, aber auch welche Verfahren eingeführt
wurden, um das UMS aktuell zu halten. So können Sie dies auch anderen gegenüber
gut erläutern. Aus der Beschreibung der Verfahren muss auch hervorgehen,
wie Arbeits- und Verfahrensanweisungen in Ihrer Einrichtung erstellt, verwaltet und
aktualisiert werden.
Anforderungen der EMAS-VO an das UMS und die Dokumentation
� Einrichtung der notwendigen Organisationsstruktur, die auch Verantwortungen,
Informationsflüsse und interne Anweisungen einschließt, um die Umweltpolitik
und die im Umweltprogramm festgelegten Ziele und Maßnahmen
umzusetzen und alle umweltrelevanten Prozesse zu erfassen.
� Erstellung der notwendigen Arbeits- und Verfahrensanweisungen, die sicherstellen,
dass es zu keinem Verstoß gegen die Umweltpolitik kommt und die für
das erfolgreiche und fortgesetzte Funktionieren des Umweltmanagementsystems
notwendig sind. Für folgende Verfahren sind Arbeits- bzw. Verfahrensanweisungen
immer erforderlich:
- Ermittlung, Überprüfung, Dokumentation, Aktualisierung von Legal Compliance
- Ermittlung und Bewertung der wesentlichen Umweltaspekte
- Erstellung des Umweltprogramms mit Zielen und Maßnahmen
- Lenkung von Dokumenten
Mit EMAS zu ökologisch aktiven Gemeinden, Verbänden und öffentlichen Einrichtungen
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- Beschaffung
- Entgegennahme interner und externer Mitteilungen
- Notfallvorsorge (Vermeidung und Maßnahmenplanung, inklusive Unfallvorsorge)
- Kontrollmaßnahmen, Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen
- Interne Audits
- Interne und externe Kommunikation (inkl. Erstellung der Umwelterklärung)
� Sinnvolle Dokumentation des UMS, die die nachfolgend angeführten Punkte
enthält und regelmäßig aktualisiert wird:
- Anwendungsbereich des UMS
- Umweltpolitik
- Wesentliche Elemente des UMS
- Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse der Verantwortlichen
- Alle Verfahren, bei denen das Fehlen einer Dokumentation dazu führen könnte,
dass Sie Ihre Vorgaben bzw. die Umweltpolitik nicht einhalten können.
� Weiters müssen beispielsweise zusätzliche Aufzeichnungen geführt werden
über:
- Umweltaspekte
- Umweltziele
- Schulungen und Qualifizierungsmaßnahmen - Ermittlung des Schulungsbedarfs
- Eichung/Kalibrierung/Justierung, Wartung und Instandhaltung der für Umwelt-
messungen verwendeten Messmittel
- Regelmäßige Bewertung der Rechtsvorschriften
- Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen
- Planung, Durchführung und die Ergebnisse von internen Audits
- Bewertung des Managementsystem im Management Review
- Umwelterklärung
- Alle gesetzlich oder per Bescheid vorgeschriebenen Aufzeichnungen, z.B.
Aufzeichnungspflicht für Abfälle, regelmäßig wiederkehrende Prüfpflichten, Emis-
sionsmessungen an Heizungen und Feuerungsanlagen, etc.