Mit EMAS zu ökologisch aktiven Gemeinden, Verbänden und ...

Kapitel 7 Interne/externe Kommunikation
In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen, wie Sie die interne/externe Kommunikation
gestalten können, um die Umweltaktivitäten der Einrichtung bei MitarbeiterInnen,
PolitikerInnen, BürgerInnen, etc. bestens bekannt zu machen und auf was Sie bei
der Notfallkommunikation achten sollten.
Kap. 7.1 Das Umwelt-Kommunikationskonzept
Im Umwelt-Kommunikationskonzept legen Sie Maßnahmen fest, mit denen Sie
interne und externe Zielgruppen über die Umweltleistungen und die Umweltauswirkungen
der Tätigkeiten der Einrichtung informieren wollen. Mit der internen/externen
Kommunikation versuchen Sie aber auch die Akzeptanz bei Ihren
Zielgruppen und das Mitwirken bei der Umsetzung der Umweltmaßnahmen sicherzustellen.
Mit der Festlegung der Kommunikationsmaßnahmen, stellen Sie aber
auch sicher, dass Ihre Einrichtung offen ist für interne und externe Anfragen und
Anregungen.
Anforderungen der EMAS-VO an die interne/externe Kommunikation
� Im Hinblick auf ihre Umweltaspekte und ihr Umweltmanagementsystem muss
die Organisation Verfahren für die interne Kommunikation zwischen den verschiedenen
Ebenen und Funktionen der Organisation und für die Entgegennahme,
Dokumentation und Beantwortung relevanter Mitteilungen von externen
interessierten Kreisen einführen und aufrechterhalten.
� Die Organisation muss Verfahren für die externe Kommunikation über ihre
bedeutenden Umweltaspekte in Betracht ziehen und ihre Entscheidungen
dokumentieren.
Legen Sie daher zunächst fest, was Sie mit der Kommunikation erreichen wollen
und welche Zielgruppen z.B. Politik, MitarbeiterInnen Ihrer Einrichtung, BürgerInnen,
etc. Sie dafür ansprechen müssen bzw. möchten. Erst dann können Sie die
dazu geeigneten Kommunikationsmaßnahmen im Rahmen der zur Verfügung
stehenden Mittel auswählen. Wenn Sie die Zielgruppen festlegen, die Sie mit Ihrer
Kommunikation erreichen wollen, überlegen Sie sich auch, warum Sie diese Zielgruppe
informieren wollen (Motive) und an welchen Informationen diese Zielgrup-
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pen interessiert sind. Diese Informationen sind für die inhaltliche Aufbereitung des
Informationsmaterials hinsichtlich Umfang, Sprache und Form besonders wichtig.
Ziele, Zielgruppen und die von der Einrichtung geplanten Kommunikationsmaßnahmen
werden im Umwelt-Kommunikationskonzept dargestellt. Um die Umsetzung
sicherzustellen, sind darin auch Verantwortlichkeiten und die dafür notwendigen
finanziellen Mittel und Termine für die Umsetzung festgelegt. Orientieren Sie
sich am Musterbeispiel der Stadtgemeinde Weiz für den Bau- und Wirtschaftshof
auf der nächsten Seite.
Tipps zur Festlegung des Umwelt-Kommunikationskonzeptes
� Kommunizieren Sie das, was in der Einrichtung derzeit im Rahmen des
Umweltmanagement für den Umweltbereich getan wird.
� Erstellen Sie ein auf ihre Einrichtung abgestimmtes Umwelt-Kommunikationskonzept
und setzen Sie dieses um!
� Stimmen Sie das Umwelt-Kommunikationskonzept mit der Werbestrategie der
Einrichtung ab.
� Die Inhalte der Kommunikation sind so auszuwählen, aufzubereiten und zu
streuen, dass die von Ihnen festgelegten Zielgruppen tatsächlich erreicht und
angesprochen werden.
� Vermeiden Sie allgemeine Aussagen, berichten Sie über „hard facts“, das
heißt über das, was tatsächlich umgesetzt bzw. für das laufende Jahr geplant
ist.
� Kommunikation kostet etwas, daher ist es sinnvoll, die Kommunikationsmaßnahmen
rechtzeitig zu planen und zu überlegen, welche Maßnahmen wie viel
kosten, um mit dem dafür zur Verfügung stehenden Budget auszukommen.
� Interne/externe Kommunikation ist nur erfolgreich, wenn sie glaubwürdig ist.
Das Musterbeispiel für Kapitel 7.1 wurde uns von der Stadtgemeinde Weiz für den
Bau- und Wirtschaftshof zur Verfügung gestellt, von dem wir Auszüge veröffentlichen.