Mit EMAS zu ökologisch aktiven Gemeinden, Verbänden und ...

Kap. 4.4.2 Legal Compliance – Verfahren des AWV Hartberg
Erstellung und Führung des Rechtsregisters
Beschreibung des Verfahrens
Mit EMAS zu ökologisch aktiven Gemeinden, Verbänden und öffentlichen Einrichtungen
Das Umweltrechtsregister wird ausschließlich vom Legal Compliance Beauftragten geführt. Die Text-Datei ist mit einem Passwort schreibgeschützt, sodass der Verbandsvorstand und die VerbandsmitarbeiterInnen
das Verzeichnis zwar einsehen, aber nicht versehentlich verändern können. Das Passwort ist neben Herrn Mag. Ertl noch Frau Winkler und Herrn Ing. Waron bekannt. Das Register wurde im Zuge der Einführung
von EMAS vom Geschäftsführer erstellt. Nach Fertigstellung werden alle als verantwortlich genannten Personen schriftlich über ihre Pflichten unterrichtet und vom Legal Compliance Beauftragten im Detail über die
Normen unterrichtet und eingeschult. Jede Änderung wird mit den Verantwortlichen abgestimmt. Dadurch ist sichergestellt, dass allen die Pflichten jederzeit bekannt sind. Der Stand der letzten Überprüfung ist im
Umwelthandbuch des AWV Hartberg dokumentiert. Der aktuelle Stand kann im Intranet unter F:/Umwelt/Legal Compliance eingesehen werden.
Mitgeltende Unterlagen, Aufzeichnungen: Aufzeichnung erfolgt in Kapitel „Umweltrechtsregister“ (Kapitel 4.3) und in Kapitel „Stellenbeschreibungen“ (Kapitel 4.1)
Aktualisierung des Rechtsregisters
Beschreibung des Verfahrens
Der AWV Hartberg bezieht für den Abfallbereich den Kodex des österreichischen Rechts, Abfallrecht und Wasserrecht. Mag. Ertl bezieht regelmäßig in zumindest zweimonatlichen Abständen im
Rechtsinformationssystem des Bundeskanzleramtes die Information, ob neue Vorschriften herausgekommen sind. Darin unterstützt ihn auch der Obmann, Bgm. Grassl. Jeder neue Bescheid wird vom
Beauftragten in das Rechtsregister eingetragen. Neue Gesetze und Verordnungen aber auch Erlässe werden in Kurzform im Legal Compliance System abgelegt, die Pflichten bzw. deren Erfüllung angegeben.
Neue Rechtsmaterien bespricht Mag. Ertl mit Ing. Waron, dem Obmann und dem Abfallberater, veranlasst die Information an die Betroffenen und stellt die Durchführung sicher. Die Information der Betroffenen wird
in einer eigenen Liste dokumentiert.
Mitgeltende Unterlagen, Aufzeichnungen: Aufzeichnung erfolgt in Kapitel „Umweltrechtsregister“ (Kapitel 4.3) und in Kapitel „Stellenbeschreibungen“ (Kapitel 4.1)
Regelmäßige Überprüfung der Einhaltung der Rechtsvorschriften
Beschreibung des Verfahrens
Einmal jährlich, im Oktober, kontrolliert das Legal Compliance Team (GF, BL und Abfallberater) mit dem Umweltrechtsregister als Checkliste, ob wirklich alle Vorschriften und Verpflichtungen eingehalten werden.
Für einige Bereiche, z.B. Sicherheit, sind in den Stellen- und Funktionsbeschreibungen SpezialistInnen genannt, der Rest der Prüfung wird vom Team gemeinschaftlich durchgeführt. Alle dabei zutage tretenden
Rechtsmängel und Verbesserungsvorschläge werden aufgelistet. Anschließend wird das Umweltrechtsregister vom Legal Compliance Beauftragten aktualisiert, unter der aktuellen Jahreszahl abgespeichert,
ausgedruckt und nach den Regeln für die Dokumentation im Handbuch ausgetauscht. Die Auflistung der Mängel und Vorschläge wird mit einer Stellungnahme des Legal Compliance Beauftragten bis spätestens
Anfang Oktober an das Umweltteam weitergeleitet. Die Überprüfung aller hier dargestellten Verfahren erfolgt im internen Audit (siehe Kapitel 9).
Mitgeltende Unterlagen, Aufzeichnungen: Weitere Details zur Überprüfung und Berichterstattung siehe Kapitel 9 unter „Internes Audit/Management Review“. Die Aufzeichnung bei erkannten Mängeln erfolgt in Kapitel 4.3 „Umwelt-
Korrekturmaßnahmen bei festgestellten Rechtsmängeln
Beschreibung des Verfahrens
rechtsregister“, weitere Aufzeichnungen in den Kapiteln „Schriftliche Mitteilung der Überprüfungsergebnisse“, „Auditberichte“ (Kapitel 9), „Bericht zum Management Review“ (Kapitel 9)
Wird bei einer Überprüfung ein Rechtsmangel festgestellt, so setzt sich zunächst der Rechtsbeauftragte mit dem/der Verantwortlichen des betroffenen Bereiches unter Information des Betriebsleiters in Verbindung,
klärt die Ursache für den Mangel und bespricht die Maßnahmen zur Abhilfe. Gemeinsam wird vereinbart, was bis zu welchem Zeitpunkt unternommen werden soll, wer den Mangel behebt und wann der Rechtsbe-
auftragte das nächste Mal die Einhaltung der fraglichen Verpflichtung überprüft.
Mitgeltende Unterlagen, Aufzeichnungen: Aufzeichnung erfolgt in Kapitel „Umweltrechtsregister“ (Kapitel 4.3), weitere Aufzeichnungen siehe Kapitel „Ziele und Maßnahmen“ (Kapitel 5)
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