QM-/UM-Handbuch - druck pruskil
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DRUCK PRUSKIL GMBH<br />
Carl-Benz-Ring 9 Telefon 0 84 58 / 32 95-0<br />
85080 Ingolstadt - Gaimersheim<br />
Telefax 0 84 58 / 32 95 13<br />
Programms First Business Post Online verschickt. Die gelben Zweitschriften werden numerisch<br />
sortiert, auf Vollständigkeit geprüft und in die Buchhaltung gegeben. Dort werden per<br />
elektronischer Schnittstelle die Daten vom Programm Prinance mittels einer temporären<br />
Datei in das Programm IBM Finanzwesen transferiert. Anschließend werden die Buchungen<br />
kontrolliert, eventuell abgeändert und verbucht. Danach werden die gelben Zweitschriften<br />
der Geschäftsführung zur Ansicht vorgelegt. Nach Rückgabe in die Buchhaltung werden<br />
diese abgelegt und 10 Jahre aufbewahrt.<br />
Die blauen Zweitschriften werden solange in einem separaten Ordner aufbewahrt, bis die<br />
Rechnung bezahlt wurde oder diese angemahnt werden muss. Die Mahnvorgänge werden<br />
separat aufbewahrt.<br />
Die rosa Zweitschriften werden in der Sachbearbeitung - sortiert nach Kundennamen - vier<br />
Jahre lang aufbewahrt.<br />
Eingangsrechnungen<br />
Die Eingangsrechnungen werden nach Erhalt mit dem Eingangsstempel und aktuellem Datum<br />
versehen:<br />
Eingegangen<br />
Rechn. geprüft<br />
Sachl. geprüft<br />
Konto-/Kred.-Nr.<br />
Gebucht<br />
Bezahlt<br />
Datum Kürzel<br />
Anschließend werden Sie der Geschäftsführung zur Ansicht vorgelegt. Danach werden diese<br />
in die Buchhaltung weitergegeben und dort kontiert sowie Kostenstellen und Kostenträger<br />
jeder einzelnen Position vermerkt. Danach werden die Rechnungen im Programm IBM<br />
Finanzwesen verbucht. Nach Verbuchung werden die Rechnungen rechnerisch und sachlich<br />
(Richtigkeit der Mengenangabe, Übereinstimmung des vereinbarten Preises usw.) mittels<br />
Auftragsbestätigung, Bestellung und Lieferschein geprüft. Voranging werden die skontierbaren<br />
Eingangsrechnungen geprüft.<br />
Jeden Mittwoch werden die am darauffolgenden Freitag fälligen Rechnungen mittels einer<br />
Zahlungsvorschlagsliste herausgesucht und der Geschäftsführung zur Freizeichnung vorgelegt.<br />
Nach der Freigabe werden diese am Freitag per Überweisung oder Scheck gezahlt.<br />
Die Überweisungen werden per elektronischem Datenaustausch mit Hilfe des Programms<br />
ProfiCash getätigt. Die Schecks werden von der Geschäftsleitung unterschrieben und per<br />
Post verschickt. Am darauffolgenden Montag werden die bezahlten Eingangsrechnungen<br />
abgelegt (alphabetisch nach Lieferant) und 10 Jahre aufbewahrt. Gleichzeitig werden alle<br />
Lieferantenmahnungen bearbeitet.<br />
Änd.-Stand: B<br />
11.04.2008<br />
Verwaltung-Rechnungswesen.DOC
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