QM-/UM-Handbuch - druck pruskil

DRUCK PRUSKIL GMBH
Carl-Benz-Ring 9 Telefon 0 84 58 / 32 95-0
85080 Ingolstadt - Gaimersheim
Telefax 0 84 58 / 32 95 13
ben wir noch diverse Rechnungen aus Wartungsverträgen zu zahlen, die automatisch abgebucht
werden. Diese Belastung wird direkt mit Vorsteuerabzug auf dem Sachkonto im
Soll erfasst. Ebenso verhält es sich mit den Mietzahlungen. Die Löhne und Sozialversicherungsabgaben
werden periodengerecht über Verbindlichkeiten-Konten gebucht und bei
Belastung auf dem Bankauszug gegengebucht, so dass diese Verbindlichkeiten zu einem
bestimmten Zeitpunkt auf „null“ stehen müssen. Dieses wir regelmäßig kontrolliert.
Die Kasse wird einmal monatlich gebucht. Die Ausgaben werden auf den Sachkonten direkt
erfasst.
Mahnwesen
Wöchentlich wird der Ordner mit den blauen Zweitschriften nach bereits zur Zahlung fälligen
Rechnungen durchgesehen, die den Fälligkeitstermin von 30 Tagen oder Sondervereinbarungen
überschritten haben. Für diese Ausgangsrechnungen wird die erste Mahnung
geschrieben. Die blaue Zweitschrift mit einer Zweitschrift der Mahnung wird in den Ordern
„Mahnungen“ abgelegt. Nach erfolgter Zahlung wird die blaue Zweitschrift und die Kopie
vernichtet. Wenn keine Kundenzahlung eintrifft, wird nach einer Woche die zweite Mahnung
verschickt und noch eine Woche später die dritte. Falls eine Woche nach Versand der
dritten Mahnung kein Zahlungseingang verbucht werden kann, geht eine allerletzte Zahlungsaufforderung
mit Androhung der gerichtlichen Geltendmachung unserer Forderung an
den säumigen Kunden. Kommt innerhalb der nächsten zwei Wochen kein Geld, wird der
ganze Vorgang an die für uns tätige Rechtsanwaltskanzlei übergeben.
Ablage
Die gelben Zweitschriften der Ausgangsrechnungen werden in einem Ordner in der Abteilung
Buchhaltung numerisch abgelegt, während die rosa Zweitschriften in der Auftragsannahme
alphabetisch nach Kundennamen abgelegt werden.
Die Eingangsrechnungen werden bis zur Bezahlung im Ordner „Unbezahlte Eingangsrechnungen“
gesammelt, und nach Zahlung alphabetisch nach Lieferanten in extra dafür angelegten
Ordnern abgelegt.
Kassenführung
Zweimal wöchentlich wird der Kassenbestand überprüft und die Einnahmen und Ausgaben
in das Kassenbuch eingetragen. Die Ausgaben werden durch Ausgabequittungen belegt.
Für die Bareinnahmen gibt es entsprechende Einnahmequittungen.
Sicherungen
Die Sicherung der Server-Dateien erfolgt mittels eines Datenträgerbandes, welches mit dem
entsprechenden Wochentag beschriftet ist. Täglich um 23.00 Uhr wird das eingelegte Sicherungsband
beschrieben und am nächsten Arbeitstag ausgewechselt und kontrolliert, ob
die Sicherung durchgeführt wurde.
Änd.-Stand: B
11.04.2008
Verwaltung-Rechnungswesen.DOC