Jahrbuch »Innovativer Staat« 2016

V. – Best Practices und innovative Lösungen & Kompetenz-/Unternehmensporträts
Das gesamte Potenzial der Digitalisierung
erschließt sich erst, wenn Gesamtprozesse
von Anfang bis Ende betrachtet,
mit dem Ziel einer möglichst vollautomatisierten
Bearbeitung optimiert
und in einer adäquaten IT-Infrastruktur
umgesetzt werden. Je besser es gelingt,
Prozesse vom Input über die Sachbearbeitung
zum Output in ihrer Gesamtheit zu
betrachten, um so höher ist das erreichbare
Optimierungspotenzial.
Digitalisierung ist kein Sprint, sondern
ein Marathon. Ihre Umsetzung verlangt
Weitsicht in Planung und Vorbereitung
sowie Ausdauer in der Umsetzung. Zunächst
empfiehlt es sich mit einer Digitalisierungsagenda
das Zielbild der
Digitalisierung zu beschreiben. Diese
Digitalisierungsagenda gilt es anschließend
in eine Digitalisierungsroadmap
mit konkreten, umsetzbaren Schritten zu
übersetzen. Die Roadmap bildet den Rahmen
für die notwendigen Umsetzungsprojekte.
Dieses Vorgehen verhindert das
Starten von isolierten ad-hoc-Initiativen
mit dem hohen Risiko, dass nur ein Teil
des Digitalisierungsnutzens zu unverhältnismäßig
hohen Kosten realisiert wird.
Fallbeispiel Digitalisierung
@VBL
Die VBL (Versorgungsanstalt des Bundes
und der Länder) hat vor einigen Jahren
erkannt, dass vor dem Hintergrund steigender
Anforderungen an die Servicequalität
sowie der tendenziell weiter
sinkenden Personalausstattung ein „weiter
wie bisher“ keine zukunftsweisende
Strategie war.
Vorarbeiten
Vor diesem Hintergrund hat die VBL schon
früh auf das Thema „Vorgelagertes Scannen“
für zentrale Geschäftsprozesse gesetzt.
Diese Grundvoraussetzung für die
Digitalisierung wurde im Rahmen einer
vollständigen System-Modernisierung bis
Anfang 2011 flächendeckend umgesetzt.
Parallel dazu hat die VBL mit „meineVBL“
ein Kundenportal für beteiligte Arbeitgeber,
Versicherte und Rentner aufgebaut,
das über eine Informationsplattform
deutlich hinausgeht und das Anstoßen
von Kundenprozessen (bspw. elektronischer
Rentenantrag) ermöglicht. Ein
leistungsfähiges Input- und Output-Management
(IMS bzw. OMS) ist in der Lage,
Fachprozesse unabhängig vom Eingangskanal
zu bedienen und aus Fachprozessen
Ausgangsdokumente kundenspezifisch
über denjenigen Kanal auszuliefern, den
der Empfänger wünscht bzw. der rechtlich
geboten ist.
Prozessautomatisierung und Effekte
Auf Basis dieser Vorarbeiten (insb. vorgelagertes
Scannen, Portal, IMS und
OMS) ist die VBL seit über zwei Jahren
dabei, ihre Fachprozesse konsequent zu
automatisieren.
Scannen und Erkennen
Mittlerweile werden praktisch alle Eingangsdokumente
vorgelagert gescannt,
aus über 160 Dokumentklassen werden
relevante Fachinformationen automatisiert
ausgelesen und an Fachprozesse
übergeben, bspw. über 200 Datenelemente
alleine für den Rentenantrag. Manuelle
Eingriffe sind nur noch erforderlich,
wenn die Scan- und OCR-Infrastruktur
Daten nicht eindeutig ermitteln kann.
Erste automatisierte Fachprozesse
Im maschinellen Rentenantragsprozess
werden Stammdatenanpassungen (neue
Adresse oder Bankverbindungen) seit
Anfang 2015 komplett dunkel, also ohne
manuellen Eingriff, verarbeitet. Eine
Fallübersicht zeigt der Sachbearbeitung
als Ergebnis eines komplexen Regelwerks
übersichtlich den Status eines jeden Rentenantrags
an (bspw. welche Dokumente
oder Daten fehlen oder Inkonsistenzen,
die manuell zu klären sind). Einfache Fallvarianten,
bei denen alle Unterlagen und
Daten in konsistenter Weise vorliegen,
kann das System mittlerweile komplett
automatisiert verarbeiten. Die hochspezialisierten
Sachbearbeiter können sich
auf die Bearbeitung der komplexen und
arbeitsintensiven Fälle konzentrieren.
ppp4its GmbH
Hans-Thoma-Straße 19
76133 Karlsruhe
Fax: +49 721 / 155 888
Web: www.ppp4its.de
Nächste Schritte
In einer nächsten Stufe werden die Systeme
automatisiert fehlende Unterlagen
anfordern. Die davon betroffenen Fachprozesse
warten dann solange, bis die
Dokumente eingetroffen sind. Parallel
dazu wird das Regelwerk und die Verarbeitungslogik
sukzessive ausgebaut, um
weitere Fallvarianten automatisiert verarbeiten
zu können. Mit anderen Behörden
und Organisationen werden Möglichkeiten
zum elektronischen Datenaustausch
evaluiert und vorangetrieben, um Papier
als Kommunikationsmedium konsequent
zurückzufahren.
Unser Beitrag, unsere Services
Die ppp4its GmbH ist eine Tochtergesellschaft
der VBL und unterstützt diese
seit vielen Jahren bei der Konzeption,
Umsetzung und Einführung optimierter
und automatisierter Fachprozesse. Wir
decken dabei das gesamte Spektrum ab
– von der Formulierung einer Digitalisierungsagenda,
dem Ableiten einer Digitalisierungsroadmap,
der fachlichen und
technischen Konzeption über die Realisierung
und den Test sowie die technische
Einführung und das notwendige Change
Management in den Fachbereichen. Für
IT-Architektur und technische Umsetzung
greifen wir auf die Unterstützung
unserer Schwester, der ITAS GmbH, zurück.
Das Ende-zu-Ende Dienstleistungsangebot
der ppp4its GmbH steht auch
Kunden außerhalb der VBL zur Verfügung.
Wir kennen die Anforderungen
und die Rahmenbedingungen des öffentlichen
Dienstes.
Autoren: Dieter Schumacher, Jürgen Mages,
Martin Lumpp, Dr. Tim Habermann
Kontakt: Dr. Tim Habermann,
Geschäftsführer
Tel.: +49 721 / 155 1011
E-Mail: tim.habermann@vbl.de
181