Jahrbuch »Innovativer Staat« 2016

Programm im Detail
Handlungsfeld 1
Zukunftsforum l
Flüchtlinge als Weckruf –
effiziente Zusammenarbeit
im föderalen Staat (und
Europa)
Zukunftsforum Il
Von der E-Akte zur
E-Verwaltung
Handlungsfeld 2
Handlungsfeld 3
Zukunftsforum III
Digital-Government lohnt
sich: Welche Ansätze und
Hebel bewirken tatsächliche
Optimierungen?
Raum C01 | Ebene C | Kuppelsaal
Die Digitalisierung ist zur treibenden
Kraft des geschäftlichen und privaten
Lebens geworden. Auch die Verwaltung
ist gefordert, dieser Entwicklung zu folgen
und die damit verbundenen Chancen
aktiv zu nutzen.
Die Digitalisierung des Asylverfahrens
zeigt, dass Bund, Länder und Kommunen
diese Aufgabe nur gemeinsam erfolgreich
bewältigen können. Bei der Registrierung
von Asylsuchenden sind eine
Reihe von Behörden auf Bundes-, Landes-
und kommunaler Ebene beteiligt.
Die einzelnen Behörden haben zumeist
eigene IT-Anwendungen, die jeweils auf
ihr Aufgabengebiet ausgerichtet und nur
in Einzelfällen über Schnittstellen miteinander
verbunden sind. Dies führte dazu,
dass Daten im Registrierungsprozess oftmals
mehrfach redundant erfasst werden
mussten.
Nun erfolgt die Registrierung über ein
neues, einheitliches Verfahren; die Daten
werden zentral gespeichert und
können von allen abrufberechtigten Beteiligten
genutzt werden. Identitäten
werden über Fingerabdrücke eindeutig
festgestellt. Durch die Digitalisierung
des Asylverfahrens werden der Bearbeitungsaufwand
und die Bearbeitungsdauer
deutlich reduziert. Die Frage ist,
wie können wir diesen Erfolg auf andere
Bereiche der Verwaltung übertragen?
Raum B 05-06 | Ebene B
Endlich: Die E-Akte ist auf dem Vormarsch
– in unterschiedlichen Ausprägungen.
Von der elektronischen Akte
über die Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen
bis hin zur elektronischen
Vorgangsbearbeitung ist alles
dabei. Mit den E-Government-Gesetzen
bekommt das Thema einen zusätzlichen
Schub, eine Rechtsgrundlage und – für
Bund und Länder – einen Zeithorizont.
Der Nutzen der E-Akte ist unbestritten:
permanente Verfügbarkeit, Zeit- und
Platzersparnis, vollständige Dokumentation
von Vorgängen etc. Wahrer Bürokratieabbau
wird aber erst gelingen,
wenn die Verwaltung ihre Arbeitsprozesse
radikal neu gestaltet, unter bestmöglicher
Nutzung von IT. Erst wenn
die Verwaltung E-Prozesse auch über
Organisationsgrenzen hinweg modelliert,
wird eine Leistungserbringung
möglich, die aus Bürger- und Unternehmensperspektive
komfortabel, aus der
Perspektive der Verwaltung schlank, effizient
und schnell ist. An medienbruchfreien
elektronischen Prozessen, über
die Grenzen von Organisationseinheiten
oder gar Behörden hinweg, mangelt es
noch. Erforderlich sind eine konsequente
Prozessorientierung, Schnittstellen und
Standards sowie die professionelle Gestaltung
des Veränderungsprozesses.
Erfolgsfaktoren und Stolpersteine von
E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung sind
bekannt, aufgeschrieben und nachlesbar.
Gute Beispiele weisen den Weg,
Hemmnisse sind ausgemacht und können
beseitigt werden. Im Zukunftsforum
wollen wir uns darüber austauschen, wo
wir bereits erfolgreich sind und wie wir
die elektronisch vernetzte Verwaltung
voranbringen können.
Raum B 09 | Ebene B
Hintergrund dieses Zukunftsforums ist
ein Gutachten, das im Auftrag des Nationalen
Normenkontrollrates vom Kompetenzzentrum
öffentliche IT (Fraunhofer
FOKUS) erstellt wurde und folgenden
Fragen nachging:
Wie sieht die E-Government-Praxis in
Deutschland aus?
Was sind die wesentlichen Herausforderungen
für Nutzer und Anbieter von
E-Government-Lösungen?
Wie müssten E-Government-Angebote
ausgestaltet sein, um tatsächlich zu
entlasten?
Wie lassen sich die Kosten für Entwicklung
und Betrieb von E-Government
senken?
"Wirksames E-Government gibt es in
Deutschland de facto nicht. Wir haben
in Deutschland eine heterogene und
zerklüftete IT- und E-Government-Landschaft
mit vielen Insellösungen und
einsamen Leuchttürmen", erklärte Dr.
Johannes Ludewig. So zeigt das Gutachten,
dass von den untersuchten Kommunen
die Hälfte nicht mehr als zwei
Online-Dienste zur Verfügung stellt
und nur wenige mehr als zehn. Demgegenüber
steht eine rückläufige Akzeptanz
bei den Nutzern. Daraus entsteht
ein „Teufelskreis": Wenig Nachfrage, bei
gleichzeitig hohen Kosten demotiviert
die Verwaltung, weitere Angebote zu
entwickeln.
Ziel des Forums ist es, konkrete Ansätze
herauszuarbeiten, wie Optimierungen
nachhaltig erreicht werden können und
wie Deutschland vom „Abstieg zum
Aufstieg“ im internationalen Vergleich
gelangen kann. Dies betrifft Organisationsmodelle
für eine verbesserte Zusammenarbeit
zwischen Bund, Ländern und
Kommunen, Anreiz- und Geschäftsmodelle
für die Entwicklung und den Betrieb
von E-Government-Angeboten sowie
wirksame Controlling-Instrumente und
Kosten-Nutzen-Analysen. Alles mit dem
Ziel: „So lohnt sich E-Government!“
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