Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

DEEL 1 > JURIDISCH LUIK > B. BEWAREN EN HET RECHT
14
documenten reeds neergelegd na een termijn van dertig jaar. Bescheiden die nog geen dertig jaar
oud zijn, mogen op verzoek van die overheden in het rijksarchief worden neergelegd.
Overheden kunnen vrijgesteld worden van de deponeringsverplichting (art. 1 archiefwet), maar
moeten dan zelf hun archief bewaren. Verschillende ministeries 5 en provincies kregen reeds zo’n
vrijstelling.
Voor de gemeenten en openbare instellingen gelden andere regels. Zij moeten hun archiefdocumenten
bewaren ongeacht de leeftijd ervan. Het rijksarchief kan de archieven opeisen wanneer
een gemeente deze taak niet naar behoren vervult.
Opmerkingen
Sinds de staatshervorming bestaan er nog enkele andere bestuursniveaus buiten deze opgesomd
in de archiefwet. Zolang de gemeenschappen en de gewesten zelf geen archiefregels uitwerken,
blijft de archiefwet op hen van toepassing. Tot nu toe vaardigde alleen het Waals gewest een eigen
archiefdecreet uit 6 .
Meer informatie:
S. VAN DEN EYNDE, Digitale archivering: een juridische stand van zaken vanuit Belgisch perspectief.
Deel 1, Stadsarchief Antwerpen - ICRI K.U.Leuven, Antwerpen - Leuven, p. 11 e.v.,
http://www.antwerpen.be/david/teksten/Rapporten/Rapport3.pdf
F. SCHRAM, Overzicht archiefwetgeving, http://user.online.be/~fschram/wetlijst3.html.
1.2. Specifieke regels
In de publieke sector bestaat ook specifieke reglementering over de bewaring van bepaalde stukken.
Enkele voorbeelden:
– Artikel 76 §2 Raad van State wet: “de leden van het auditoraat worden ermee belast de documentatie
betreffende de rechtspraak van de Raad van State in de vorm van geautomatiseerde
bestanden bij te houden, te bewaren en ter beschikking te stellen”.
– Artikel 40 en 43 burgerlijk wetboek: “De akten van de burgerlijke stand worden, in iedere gemeente,
ingeschreven in een of meer dubbel gehouden registers. Binnen een maand wordt het
ene dubbel neergelegd in het archief van de gemeente, het andere op de griffie van de rechtbank
van eerste aanleg.”
– Artikel 19 § 6 lid 2 van de wet van 20 juli 1990 betreffende de voorlopige hechtenis: de griffier
bewaart eensluidende afschriften van de dossiers van alle aangehoudenen op de griffie.
– Artikel 124 Hypotheekwet: De hypotheekbewaarder is gehouden een aantal registers aan te
maken en te bewaren. De titel van hypotheekbewaarder wijst er reeds op dat hij of zij niet enkel
moet zorgen dat de door de wet vermelde akten en titels worden overgeschreven in de
registers, maar ook dat de hypothecaire bescheiden in goede staat bewaard worden. Daartoe
houdt de hypotheekbewaarder een archief in zijn hypotheekkantoor 7 .
– Artikel 105.4 van het reglement van de Kamer bepaalt dat de griffier, die de Kamer zelf benoemt,
het archief van de Kamer bewaart 8 . Hetzelfde geldt voor de Senaat (art. 92.3 van het
reglement van de Senaat) 9 .
Naast deze bijzondere regels bepaalt de strafwet nog dat een nalatige bewaarder bestraft kan worden
wanneer “stukken of gerechtelijke procesakten ofwel andere papieren, registers, geïnformatiseerde
of magnetische dragers, akten of voorwerpen die in archieven, griffies of openbare bewaarplaatsen
berusten, of die aan een openbaar bewaarder in die hoedanigheid zijn toevertrouwd,
worden ontvreemd of vernietigd” (art. 240 strafwet).