Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

Aangezien de archivaris voor de volgende stappen in de archiveringsprocedure informatie nodig
heeft over het informatiesysteem is het belangrijk dat zo vroeg mogelijk op een gestructureerde
en georganiseerde wijze documentatie over het informatiesysteem wordt geregistreerd en bijgehouden.
Metadata over informatiesystemen worden echter in zeer weinig administraties of ITafdelingen
systematisch bijgehouden. Op het ogenblik van archivering beschikken archivarissen
bijgevolg enkel over het informatiesysteem zelf, in het beste geval aangevuld met mondeling verstrekte
informatie. Het spreekt voor zich dat dit een onvoldoende basis is voor belangrijke beslissingen
zoals de identificatie van archiefdocumenten, de archiefwaardering en het uitstippelen van
de archiveringsstrategie.
De metadata over informatiesystemen worden geregistreerd en bijgehouden in een nieuw archiefinstrument:
de beheersinventaris van digitale informatiesystemen. In deze beheersinventaris houden
de archiefvormer, de systeemverantwoordelijke(n) en de archivaris vanaf de creatie metadata
bij over het digitale informatiesysteem. Het basisdatamodel voor deze beheersinventaris zijn de
gegevensvelden die vanuit archiefstandpunt noodzakelijk zijn. Deze hebben betrekking op de ontstaanscontext,
de technische context en de beheerscontext. Een dergelijke beheersinventaris kan
echter ook andere doeleinden dienen zoals de helpdeskfunctie of het beheer van de IT-infrastructuur.
Op die manier biedt de beheersinventaris een meerwaarde voor de hele organisatie en zijn
de archiefvormer en de archivaris niet de enige belanghebbende partijen voor het up-to-date houden
van de beheersinventaris. De beheersinventaris kan diverse vormen aannemen. Dit kan evolueren
van een eenvoudig tekstbestand tot een meer geavanceerde databanktoepassing. De
beheersinventaris van de stad Antwerpen bijvoorbeeld is een relationele databank met webinterface
en dynamisch datamodel.
Op basis van de informatie in de beheersinventaris - eventueel aangevuld
met bijkomende documentatie - identificeert de archivaris de
archiefdocumenten binnen het systeem en onderzoekt hij of er documenten
met archiefwaarde worden gecreëerd. De archivaris kan zich
voor het onderzoek naar nieuwe systemen ook baseren op demo-versies of technische fiches van
het informatiesysteem. Aangezien er in dit geval nog geen documenten gecreëerd zijn, is het zeer
belangrijk om de archiefwaardering te koppelen aan de werkprocessen waarbinnen de documenten
worden gevormd en aan hun functie die ze daarbinnen vervullen. In het geval van aanpassingen
aan of het afbouwen van bestaande systemen is het informatiesysteem zelf een belangrijke
bron.
Met betrekking tot databanken dient de archivaris na te gaan of:
– de databank op zich één archiefdocument is
– de databank een aggregaat van archiefdocumenten is
– de output van de databank de archiefdocumenten zijn.
DIGITAAL ARCHIEFBEHEER IN DE PRAKTIJK. HANDBOEK
Bij het identificeren van het archiefdocument bakent de archivaris ook de grenzen van het archiefdocument
af. Veel informatiesystemen zijn immers aan elkaar gekoppeld en halen informatie op
uit externe bronnen. Op basis van identificatie van de archiefbescheiden en archiefwaardering
bepaalt de archivaris of de externe informatie als onderdeel van dit informatiesysteem, of afzonderlijk
wordt gearchiveerd.
Als er binnen het informatiesysteem geen archiefdocumenten worden gevormd, dan spreekt het
voor zich dat er geen archiveringsprocedure wordt uitgewerkt en dat er vanuit archiveringsstandpunt
ook geen bijzondere vereisten aan het informatiesysteem worden opgelegd.
Worden er binnen het informatiesysteem wel archiefdocumenten gecreëerd
en beheerd, dan beantwoordt de archivaris de WAT- en WAN-
NEER-vragen van het DAVID-beslissingsmodel. Het is van belang om
91