Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

DEEL 1 > JURIDISCH LUIK > OPENBAARHEID VAN BESTUUR
28
De archiefwetgeving legt zelf geen regels vast in verband met de openbaarheid van deze stukken,
maar verwijst hiervoor naar een ’reglement van orde’ dat door de Minister van Openbaar Onderwijs
vastgesteld moet worden. Zo’n reglement van orde is er nooit gekomen. Sinds de invoering
van de openbaarheid van bestuur in de grondwet, is zo’n reglement niet meer voldoende om de
openbaarheid van archiefstukken in te perken. Zoals gezegd kunnen uitzonderingen op de openbaarheid
enkel door de respectievelijke parlementen van ons land ingevoerd worden. Dit is op alle
bestuurlijke niveau’s gebeurd.
Beide federale wetten op openbaarheid van bestuur sluiten het Algemeen Rijksarchief en het
Rijksarchief in de Provinciën uit van hun toepassingsgebied 64 . Op het eerste zicht lijken stukken
gedeponeerd in het Rijksarchief dus niet onder de wetten op de openbaarheid van bestuur te vallen,
maar enkel onder de archiefwet. Bij gebrek aan expliciete regeling in de archiefwet zou dit
betekenen dat we terugvallen op de algemene regel uit de grondwet: bestuursdocumenten zijn
openbaar. Volgens Frankie Schram moet dit anders geïnterpreteerd worden. De archiefwet kent
enkel een afwijkende openbaarheidsregeling voor verplicht neergelegde archiefdocumenten.
Bijgevolg is het logisch om de openbaarheidswetten op vrijwillige neergelegde archiefdocumenten
toe te passen. De administratieve overheid zou anders zijn verantwoordelijkheid onder de
openbaarheidswetgeving kunnen ontlopen door zoveel mogelijk documenten vrijwillig in het
Rijksarchief te deponeren.
Het Vlaamse decreet bepaalt dat de archiefvormer bevoegd blijft om te oordelen over de toegang
tot archiefstukken die in een archief gedeponeerd werden. De archivaris moet verzoeken tot inzage
dus doorsturen naar de archiefvormer. Voor stukken gedeponeerd bij het rijksarchief wordt
geen afwijkende regeling bepaald, het decreet is hierop dus gewoon van toepassing. Het toekomstige
Vlaamse decreet herneemt deze regeling.
Meer informatie:
F. SCHRAM, ‘Openbaarheid en Archiefwetgeving’ in A.-M. Draye (ed.), Openbaarheid van bestuur in
Vlaanderen, België en de Europese instellingen, Leuven, Instituut voor administratief recht, 1996, 153-207.
F. SCHRAM, Begrenzingen aan de openbaarheid van bestuur, Proefschrift, Leuven, 2002, p. 1207-1208.
5. Verhouding met het privacyrecht
Administratieve overheden verwerken veel persoonsgegevens in hun dagelijkse praktijk. Bestuursdocumenten
zullen dus regelmatig persoonsgegevens bevatten en de overheid moet zich
dus afvragen of zomaar inzage verlenen in deze documenten wel geoorloofd is. De verschillende
openbaarheidsreglementeringen houden hier rekening mee.
5.1. Documenten van persoonlijke aard
De meeste openbaarheidsreglementeringen 65 definiëren een bestuursdocument van persoonlijke
aard als een document dat:
– een beoordeling of een waardeoordeel bevat van een met naam genoemd of gemakkelijk identificeerbaar
natuurlijk persoon, of
– de beschrijving van een gedrag bevat waarvan het ruchtbaar maken aan die persoon kennelijk
nadeel kan berokkenen.
In Vlaanderen is een document van persoonlijke aard een document dat een beoordeling, een
waardeoordeel of de beschrijving van een gedrag bevat van een bij naam genoemd of een gemakkelijk
identificeerbaar natuurlijk persoon 66 . De categorie documenten van persoonlijke aard is dus
veel ruimer gedefiniëerd. Om het even welke beschrijving van een gedraging van een gemakkelijk
identificeerbare persoon volstaat immers. Een bestuursdocument kan gedeeltelijk bekendgemaakt
worden, als slechts een deel ervan persoonlijke informatie bevat 67 .
Het toekomstige Vlaamse decreet vervangt document van persoonlijke aard door informatie van
persoonlijke aard, maar behoudt dezelfde omschrijving. Het gaat om informatie die betrekking