Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

DEEL 1 > JURIDISCH LUIK > PRIVACY
34
4. De rechten van de betrokkene
4.1. Recht op kennisgeving
De verantwoordelijke voor de verwerking moet alle betrokkenen in beginsel inlichten over de verwerking
van persoonsgegevens. De wet maakt een onderscheid naargelang de gegevens bij de
betrokkene zelf verkregen worden of uit een andere bron.
Gegevens verkregen bij de betrokkene
Alleen de archiefvormer zal geregeld rechtstreeks bij de betrokkene gegevens opvragen. Bij de
archivaris zal deze situatie slechts sporadisch voorkomen.
Uiterlijk op het moment dat de gegevens worden verkregen moet onder meer de hierna volgende
informatie aan de betrokkene verstrekt worden, behalve indien hij daarvan reeds op de hoogte
is 94 :
– de naam en het adres van de verantwoordelijke voor de verwerking en, in voorkomend geval,
van diens vertegenwoordiger
– de doeleinden van de verwerking
– de ontvangers of de categorieën ontvangers van de gegevens
– het al dan niet verplichte karakter van het antwoord en de eventuele gevolgen van niet-beantwoording
– het bestaan van een recht op toegang en op verbetering van de persoonsgegevens die op
hem/haar betrekking hebben
Dit lijstje kan aangevuld worden bij koninklijk besluit voor specifieke gevallen.
De archiefvormer vermeldt bij deze gelegenheid best meteen de archief- en openbaarheidsverplichtingen
waaraan hij/zij onderworpen is. Archivering en openbaarheid zijn eveneens doelstellingen
voor verwerking van persoonsgegevens.
De uitzonderingen op deze regel worden verder besproken.
Gegevens verkregen uit een andere bron
Wanneer de gegevens niet bij de betrokkene zelf verkregen worden, is er geen onmiddellijke gelegenheid
om de nodige informatie te verstrekken. De wet geeft de verantwoordelijke voor de verwerking
enkele opties: ofwel neemt hij onmiddelijk na ontvangst van de gegevens contact op met
de betrokkene, ofwel doet hij dit vooraleer hij gegevens meedeelt aan een derde. Indien de betrokkene
reeds op de hoogte is van de nodige informatie, moet de verantwoordelijke voor de verwerking
niet opnieuw informeren.
Het gaat om de volgende gegevens:
– de naam en het adres van de verantwoordelijke voor de verwerking en, in voorkomend geval,
van diens vertegenwoordiger
– de doeleinden van de verwerking
– het bestaan van een recht om zich op verzoek en kosteloos tegen de voorgenomen verwerking
van hem betreffende persoonsgegevens te verzetten, indien de verwerking verricht wordt met
het oog op direct marketing. In dit geval dient de betrokkene in kennis te worden gesteld vooraleer
de persoonsgegevens voor de eerste keer aan een derde worden verstrekt of voor rekening
van derden worden gebruikt voor direct marketing
– de betrokken gegevenscategorieën
– de ontvangers of de categorieën ontvangers
– het bestaan van een recht op toegang en op verbetering van de persoonsgegevens die op
hem/haar betrekking hebben.
Opnieuw kan dit lijstje aangevuld worden voor specifieke gevallen bij koninklijk besluit.
Ook op deze regel bestaan verschillende uitzonderingen.