Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

DEEL 2 > ARCHIEFLUIK > ARCHIVERINGSPROCEDURES
78
naam informatie over de archiefcontext en geeft de vindplaats van de documenten aan. De klassementsstructuur
moet niet alleen mee gearchiveerd worden; men voorziet zelfs best de mogelijkheid
tot reconstructie van de mappenstructuur.
Kortom, een digitaal klassement is vanuit archiveringsstandpunt om meerdere redenen belangrijk:
– digitale documenten worden in een gestructureerde en gecontroleerde omgeving gevormd
– de band tussen dossier- of onderwerpsmappen enerzijds en het werkproces anderzijds wordt
aangegeven: documenten kunnen begrepen en geïnterpreteerd worden, documenten worden
binnen hun archiefcontext beheerd
– digitale en papieren dossiers worden aan elkaar gerelateerd
– het klassement biedt een overzicht van de digitale documenten waar de organisatie over
beschikt: de mappenstructuur versterkt het concept van digitale informatie als gemeenschappelijk
bedrijfsmiddel
– de structuur van het archief wordt zichtbaar gemaakt: documenten zijn toegankelijker
– digitale dossiers- of onderwerpsmappen worden gevormd: vastleggen van de band tussen digitale
archiefdocumenten; gerelateerde digitale documenten kunnen als groep beheerd worden
– een klassement maakt archiefwaardering en selectie mogelijk zodat het te lang bijhouden van
dossiers wordt vermeden: tijdig archiveren of vernietigen
– toegankelijk maken op basis van consistente beschrijvingen en de structuur van het archief
wordt mogelijk.
Het organiseren van een goede mappenstructuur is niet alleen vanuit archiveringsstandpunt belangrijk,
maar biedt ook een aantal praktische voordelen:
– documenten worden sneller teruggevonden, en bijgevolg meer herbruikt
– dezelfde documenten worden niet meer in veelvoud op verschillende locaties opgeslagen: fileservers
worden ontlast en hebben minder te leiden onder capaciteitsproblemen
– grotere duidelijkheid over waarde en belang van documenten
– gemakkelijker om een versiebeheer te hanteren.
De digitale klassementsstructuur is idealiter het resultaat van overleg tussen archiefvormer, IT-verantwoordelijken
en de archivaris. Voor het uitbouwen van een gemeenschappelijke mappenstructuur
wordt best de nodige tijd voorzien want de mappenstructuur is het kader waarbinnen digitale
documenten worden gecreëerd en beheerd. De eindgebruiker moet gemakkelijk zijn weg vinden
in de structuur, zo niet zal de dossiervorming in een later stadium mank lopen. Van bij het
vastleggen van de structuur worden best ook afspraken gemaakt over het beheren en controleren
van de structuur.
Deze eerste stap heeft voornamelijk betrekking op het organiseren van de digitale mappen, en is
toepasbaar binnen elk besturingssysteem. De courante besturingssystemen laten de creatie van
een hiërarchische mappenstructuur toe (Windows, Unix-Linux, Apple). Een digitaal klassement
kan men met behulp van zeer eenvoudige bestandsbeheersapplicaties maken en beheren
(Windows Verkenner, Nautilus File Manager, Mac Finder). Natuurlijk hebben deze applicaties hun
beperkingen: geen versiebeheer, beperkte toegangscontrole, geen mogelijkheid tot registratie van
zelf gedefinieerde metadata op dossierniveau, enz. Binnen meer geavanceerde documentbeheers-
of records managementssystemen zijn dergelijke functionaliteiten wel aanwezig 17
Praktische tips en aanbevelingen voor het aanmaken van een digitaal klassement zijn beschikbaar
op de DAVID-website:
– Digitaal ArchiVeren. rIchtlijn & aDvies, nr. 3: Mappenstructuur en bestandsnamen voor digitale documenten.