Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

DEEL 2 > ARCHIEFLUIK > INLEIDING
52
A. Inleiding
Het DAVID-project onderzocht hoe digitale archiefdocumenten op een duurzame en betrouwbare
wijze worden gearchiveerd. De lange termijnarchivering van digitale archiefdocumenten is omwille
van diverse redenen een uitdaging met veel drempels. Deze worden hieronder één voor één
opgesomd zodat duidelijk is welke oplossingen nodig zijn. Aangezien DAVID zich in de eerste
plaats richt op digitale archiefdocumenten is het nuttig om ons onderzoeksobject van naderbij te
belichten. Vanuit dit uitgangspunt wordt immers de brede problematiek van digitaal archiveren in
het algemeen benaderd.
1. Problematiek?
Administratieve medewerkers, ambtenaren, IT-verantwoordelijken, documentbeheerders en archivarissen
worden alsmaar meer geconfronteerd met het bewaren en het archiveren van digitale
archiefdocumenten. Digitaal archiveren is niet vanzelfsprekend, maar vraagt bijzondere oplossingen
voor:
– 1.1. de technologische veroudering
– 1.2. de grote hoeveelheid documenten
– 1.3. de archiefwaardering en selectie
– 1.4. de verscheidenheid
– 1.5. de authenticiteit en betrouwbaarheid
– 1.6. de archivering van de context
– 1.7. de ontsluiting en het toegankelijk maken
1.1. De technologische veroudering
Digitale archiefdocumenten zijn per definitie digitaal. Voor het bekijken van digitale documenten
is echter een bepaalde hard- en softwareconfiguratie nodig. Aangezien men dient uit te gaan van
het principe dat archiefdocumenten een langere levensduur hebben dan de hard- en software
omgeving waarbinnen ze werden gecreëerd of beheerd, dient men een oplossing te hebben voor
de technologische veroudering. Een digitaal archiefdocument kan immers een lange of zelfs permanente
bewaartermijn hebben terwijl de gemiddelde IT-infrastructuur slechts een levensduur
van gemiddeld 5 tot 10 jaar heeft. De technologische veroudering is ook van toepassing op de dragers
van digitale informatie. Digitale media zoals harde schijven, CR-R's en tapes hebben een kortere
levenstermijn dan traditionele dragers zoals perkament, papier en microfilm.
1.2. De grote hoeveelheid documenten
De administraties maken volop gebruik van IT voor het aanmaken en uitwisselen van documenten.
De hoeveelheid digitale documenten neemt elke dag toe. Zelfs wanneer archiefdiensten
archiefwaardering en selectie goed toepassen, zullen zij met een grote toestroom aan digitale
documenten worden geconfronteerd. Hiervoor zullen passende oplossingen zoals geautomatiseerde
archiefbewerkingen en bulkverwerkingen nodig zijn. Deze processen dienen echter nauwlettend
gecontroleerd te worden. Strenge kwaliteitscontroles en foutopsporings- en foutverbeteringsmechanismen
zullen noodzakelijk zijn.
1.3. De archiefwaardering en selectie
Digitale archiefdocumenten nemen fysiek nauwelijks plaats in. Men kan zich bijgevolg de vraag
stellen of archiefwaardering en selectie nog wel nodig zijn en of niet alle digitale documenten