Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

sloten en gecontextualiseerd te worden zodat zij andere zoekpaden kunnen volgen. XML Topic
Maps kunnen aan deze nood beantwoorden. Op basis van een topic map kan een externe archiefgebruiker
via zijn eigen associaties en zoekpaden gearchiveerde dossiers en documenten terugvinden.
De XML-Dossierlijsten kunnen als bouwsteen voor de XML Topic Map worden gebruikt.
Meer informatie
– F. BOUDREZ, H. DEKEYSER en S. VAN DEN EYNDE, Archiveren van e-mail, Antwerpen-Leuven,
2003. (DAVID-rapport nr. 5).
– F. BOUDREZ, E-mails: hoe bewaren en goed archiveren?, Technisch Rapport Stadsarchief Antwerpen,
Antwerpen, 2003.
– F. BOUDREZ, Hoe archiveer je digitale kantoordocumenten, in: Lokaal, nr. 7
– F. BOUDREZ, XML Topic Maps voor digitale archivering, Stadsarchief Antwerpen, Antwerpen, 2002.
– DAVID praktijkcasussen: e-mail.
3. Informatiesystemen
DIGITAAL ARCHIEFBEHEER IN DE PRAKTIJK. HANDBOEK
3.1. Kenmerken
Naast digitale kantoordocumenten beheren organisaties grote digitale informatiesystemen waarmee
digitale informatie en documenten worden gecreëerd, beheerd en verspreid. Voorbeelden
van dergelijke informatiesystemen zijn websites, geografische informatiesystemen, toepassingen
voor het beheren van allerhande registers, het verlenen van vergunningen, postregistratie, dossieropvolging,
enz.
Deze informatiesystemen hebben een aantal typische eigenschappen waardoor een afzonderlijke
archiveringsprocedure noodzakelijk is. Deze eigenschappen zijn onder meer:
– de informatiesystemen worden meestal aangestuurd door databanken. De data en/of de documenten
zijn opgeslagen in databanksystemen die op hun beurt deel uitmaken van een geïntegreerd
geheel van interactieve applicaties.
– de gegevens die in deze systemen worden gecreëerd en beheerd hebben niet altijd één vastgelegde
documentaire vorm. Dit is een gevolg van het gebruik van nieuwe technologieën en
van het feit dat data en niet langer documenten als basis dienen.
– de documenten worden meestal op het moment zelf samengesteld en zijn niet als zodanig statisch
opgeslagen. De inhoud van de documenten is afhankelijk van de beschikbare informatie
op dat tijdstip en van de interactie met de gebruikers.
– de gegevens/documenten worden volledig centraal op mainframes en servers beheerd en kunnen
niet dossiergewijs worden geordend.
Uit deze kenmerken volgt alvast dat 'capture' (identificeren, vastleggen en registreren) van de
archiefdocumenten een essentieel onderdeel van de archiveringsprocedure voor informatiesystemen
is. Op basis van archiefwaardering worden de archiefdocumenten in deze data-centrische
informatiesystemen geïdentificeerd. Het dynamisch en interactief karakter van de informatiesystemen
en de weinig vaste documentaire vorm van veel documenten maakt dit echter niet vanzelfsprekend.
3.2. Informatiesysteem als vertrekpunt
Het uitgangspunt in de archiveringsprocedure is het informatiesysteem waarbinnen de documenten
worden gecreëerd en beheerd. Er is een grote variëteit en complexiteit aan informatiesystemen
zodat er nood is aan analyse van elk informatiesysteem en zijn specifieke eigenschappen.
De architectuur, de functionaliteiten, de afhankelijkheden, de workflow, de interacties, enz.
verschillen immers van systeem tot systeem zodat de archiveringsprocedure vanuit elk informa-
89