Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

DEEL 2 > ARCHIEFLUIK > ARCHIVERINGSPROCEDURES
88
houdt in dat de archiefdocumenten worden geïndexeerd en dat een full-text index aan de databank
met metadata wordt toegevoegd.
Dossiers en documenten opzoeken is ook mogelijk op basis van de XML-Dossierlijsten die werden
gecreëerd ter documentering van het digitale klassement en die ook als overdrachtslijst worden
gebruikt (zie 2.3 en 2.6.1). Deze methode maakt geen gebruik van een databank waarin alle dossier-
en/of documentmetadata worden opgenomen, maar biedt de archiefgebruiker een zoekmechanisme
op basis van de gegevens die in de XML-Dossierlijsten zijn opgenomen. De functie van
de XML-Dossierlijsten wordt op die manier uitgebreid.
Op basis van de XML-Dossierlijsten kan het digitale klassement van een archiefvormer gereconstrueerd
worden zodat zoekopdrachten tegen de klassementsstructuur mogelijk blijven, ook al zijn
de gearchiveerde dossiers uit de actieve klassementsstructuur weggenomen en staan ze verspreid
op meerdere dragers. Het zoeken naar gearchiveerde documenten gebeurt hierbij in twee stappen.
Via de werkprocessen en de taken zoekt de archiefgebruiker eerst de relevante dossiers- en
onderwerpsmappen. Vervolgens wordt binnen de gevonden map het document gezocht. Deze
zoekactie gebeurt hoofdzakelijk op basis van de bestandsnaam van de documenten. Aangezien de
bestandsnamen van de documenten in de XML-Dossierlijsten zijn opgenomen, kunnen ze indien
gewenst in de resultaatscherm aan de mapnamen worden weergegeven. Ook het bestandstype
kan een leidraad zijn bij de opzoeking. Aangezien de zoekactie nu al verfijnd wordt tot zoeken
binnen één bepaalde map kan een ‘on the fly query’ op de inhoud van de documenten sneller en
doeltreffender verlopen. Voor heel grote hoeveelheden documenten blijft dit echter geen aangewezen
of performante werkwijze, want de documenten worden hierbij één voor één doorlopen.
Het zoekpad bij ontsluiting op basis van XML-Dossierlijsten blijft hoofdzakelijk beperkt tot de
structuur van het archief die gebaseerd is op de werkprocessen, taken en activiteiten van de archiefvormer.
Voor gebruikers die vertrouwd zijn met de handelingen van de archiefvormer, zoals
de administratieve medewerkers en ambtenaren, kan dit volstaan. Voor externe archiefgebruikers
geldt dit minder. Voor hen dienen de gearchiveerde dossiers en documenten nog explicieter ont-