Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

Voorwoord
Digitaal Archiveren in Vlaamse Instellingen en Diensten (DAVID) was het eerste onderzoeksproject
inzake digitale archivering in Vlaanderen. Het stadsarchief Antwerpen was samen met het
Interdisciplinair Centrum voor Recht en Informatica projectpartner van het DAVID-project. DAVID
werd gefinancierd door het FWO-Vlaanderen in het kader van het Max Wildiersfonds. Het project
liep van januari 2000 tot en met december 2003.
DAVID had tot doel te onderzoeken hoe digitale archiefdocumenten op een duurzame en betrouwbare
wijze in samenhang met hun context worden gearchiveerd. DAVID zocht op basis van specifieke
onderzoekscases archiveringsoplossingen voor alle types digitale archiefdocumenten.
Bijzondere aandacht ging uit naar de archivering van digitale archiefdocumenten die het resultaat
zijn van nieuwe technologieën zoals e-mail en internet. Buitenlandse ervaringen toonden immers
aan dat archiefdiensten best vanaf de creatie van deze archiefdocumenten met hun archiveringsprocedures
starten.
Voor elke onderzoekscase werd eerst het juridische kader uitgetekend. Binnen dit kader werd vervolgens
een archiveringsoplossing uitgewerkt. Het onderzoek werd hierbij zoveel mogelijk aan de
praktijk getoetst. De digitale archiefdocumenten van de Antwerpse stedelijke administratie vormden
de praktische casussen van het project. De archiveringsstrategieën die DAVID uitwerkte, werden
gaandeweg in de stadsadministratie uitgetest en geïmplementeerd. De feedback vanuit de
praktijk werd teruggekoppeld naar de DAVID-rapporten.
In de loop van het project werden alle tussentijdse rapporten, richtlijnen en adviezen, artikels,
voorbeelden, presentaties, enz. op de projectwebsite (http://www.antwerpen.be/david) gepubliceerd.
Deze website blijft ook na het einde van het project on line beschikbaar en wordt nog
zoveel mogelijk geactualiseerd.
Het DAVID-project werd afgerond met de publicatie van het vademecum Digitaal archiefbeheer in
de praktijk. Handboek. In het eerste deel analyseert Hannelore Dekeyser (ICRI) het juridische kader
waarbinnen digitale archivering gebeurt. Digitale archivering dient immers in overeenstemming
te zijn met o.a. de archiveringsplicht, de openbaarheid van bestuur, de bescherming van de privacy
en het auteursrecht. Het archiefluik vormt het tweede deel van het vademecum en is van de
hand van Filip Boudrez (stadsarchief Antwerpen). Vertrekkend vanuit de algemene problematiek
van digitaal archiveren worden de mogelijke bewaarstrategieën voor digitale archiefdocumenten
geëvalueerd en wordt de DAVID-bewaarstrategie voorgesteld. Archiveringsstandaarden spelen
een belangrijke rol in deze bewaarstrategie en worden in het volgend hoofdstuk toegelicht. In het
laatste hoofdstuk worden twee archiveringsstrategieën voorgesteld: één voor kantoordocumenten
en één voor informatiesystemen.
Voorliggend Technisch Rapport van het stadsarchief Antwerpen bevat het vademecum van het
DAVID-project. Deze papieren uitgave is een tijdsopname want het is de intentie om de on line versie
te blijven actualiseren.
Juli 2004
9