Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

DEEL 1 > JURIDISCH LUIK > C. MAG DIGITAAL ARCHIVEREN?
20
1.3. De wet zegt niets over de rechtsgeldigheid
Deze situatie is het meest voorkomende geval. Hier moet men uit de context afleiden of het document
in kwestie al dan niet rechtsgeldig is in digitale vorm. De functionele equivalentie theorie
dient hierbij als richtlijn. Bij elk type document moet men zich de volgende vragen stellen:
Welke vormvereisten worden opgelegd?
Vormvereisten kunnen in drie categorieën ingedeeld worden:
– uiterlijke vormvereisten: bijvoorbeeld de afmetingen en de kleur van een document, gebruik
van een stempel, zegel of watermerk, de vereiste dat een geschrift wordt opgesteld
– redactionele vormvereisten: bijvoorbeeld voorkomen van een handtekening, doorlopende
nummering, verplichte inhoudelijke vermeldingen, volgorde van de gegevens, parafering van
elke bladzijde, layout van het document
– vereisten met betrekking tot de bewaring: bijvoorbeeld bewaren van meerdere exemplaren, de
plaats van bewaring, inbewaargeving bij een derde.
Wat is het doel van elke vormvereiste?
Vormvereisten worden ingezet om de meest uiteenlopende doelstellingen te verwezenlijken. Elk
type document moet apart bekeken worden in zijn juridische context om te achterhalen wat de bedoeling
is van deze of gene vormvereiste. Enkele doelstellingen komen regelmatig terug en daarvan
worden er hier enkele uitgelicht.
– identificatie van de betrokkenen: de handtekening is hiervan het voorbeeld bij uitstek, maar ook
handgeschreven vermeldingen horen in deze categorie thuis
– integriteit van de inhoud: bijvoorbeeld de handtekening, geschrift, bewaren van meerdere exemplaren,
bewaargeving bij een derde, doorlopende nummering, parafering
– controle van de inhoud: bijvoorbeeld verplichte inhoudelijke vermeldingen op het kiezersregister
– bescherming van de bestemmeling: bijvoorbeeld verplichte inhoudelijke vermeldingen met belangrijke
informatie.
Kan de vormvereiste vervuld worden in een digitale context?
Bij elke vormvereiste moet men nagaan of de vormvereisten, zoals omschreven door de wet, vervuld
kunnen worden in een digitaal document.
Veruit de meeste vormvereisten kunnen op zijn minst geïmiteerd worden in een digitaal document,
denk aan de kleur, doorlopende nummering, volgorde van de gegevens en layout. Andere
vormvereisten kunnen zonder meer in digitale vorm vervuld worden omdat de wet omschrijft hoe
dit moet gebeuren. Dit is het geval voor de handtekening, de verplichte vermeldingen en het geschrift
32 .
Sommige vormvereisten kunnen niet nagebootst worden, tenminste niet in de zin van de wet, bijvoorbeeld
de stempel, de zegel of het watermerk. In deze gevallen is alleen het papieren document
rechtsgeldig.
Is het doel van de vormvereiste vervuld in een digitale context?
Het volstaat niet dat een vormvereiste kan geïmiteerd worden in een digitaal document, het doel
van de vormvereiste moet eveneens vervuld zijn. Zoniet is de digitale implementatie geen functioneel
equivalent van de traditionele vormvereiste. Zoals gezegd moeten al deze vragen geval per
geval onderzocht worden. Hier volgen slechts enkele voorbeelden ter illustratie.
– De doorlopende nummering: het nummeren van elk blad moet de vernietiging of invoeging
van bladen voorkomen. Manipulaties zullen dan onmiddellijk opvallen. In een digitaal document
kunnen ook doorlopende pagina- of bladnummers opgenomen worden. Het doel van de
vormvereiste, namelijk de integriteit garanderen, wordt hiermee niet bereikt.