Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

Word omzetten naar XML, TIFF of PDF) en mogen geen leesbaarheidsproblemen opleveren. Databanken
waarbinnen de metadata worden opgeslagen, zijn eveneens onderhevig aan technologische
veroudering.
Waar mogelijk worden metadata bij voorkeur op een automatische wijze geregistreerd. Veel metadata
zijn immers in de informatiesystemen aanwezig. In veel gevallen komt het erop aan de metadata
op een statische en expliciete wijze vast te leggen en te linken aan het document of het dossier
waarop ze betrekking hebben. Een andere mogelijkheid is de metadata automatisch te laten
samenstellen. Niet alle metadata kunnen echter op een automatische wijze geregistreerd worden.
Metadata over de archiefcontext zijn hier een typisch voorbeeld van. Deze metadata kunnen best
geregistreerd worden door diegenen die de context van de documenten of dossiers het best kennen,
in concreto de administratieve medewerkers. Als op dit punt van de gebruiker enige actie
wordt verwacht, dan is het aangewezen om een heel gebruiksvriendelijke oplossing aan te reiken.
Anders is de kans groot dat er geen metadata worden toegekend.
Metadata worden best bij creatie of zo snel mogelijk na ontvangst geregistreerd. Aangezien het
toekennen van metadata een incrementeel proces is, dient hier rekening mee te worden gehouden.
2.2.3. Het bestandsformaat
De keuze van het bestandsformaat waarin digitale informatie wordt opgeslagen, heeft rechtstreekse
gevolgen voor de levensduur en de duurzaamheid van digitale documenten. Het verdient aanbeveling
om vanaf de creatie digitale documenten in een geschikt archiveringsformaat op te slagen.
Hierdoor worden omzettingen en verlies van incidentele componenten vermeden.
In de praktijk zal dit echter niet altijd mogelijk of wenselijk zijn. Zo kan beslist worden om ten behoeve
van de functionaliteit, de herbruikbaarheid of de gebruiksvriendelijkheid, digitale documenten
tijdelijk in een niet-uitwisselbaar producent- of applicatiegebonden formaat te bewaren. In dit
geval dient vanaf de creatie het migratiepad (doelformaat, omzettingstool) voor dit type document
bekend te zijn zodat indien nodig nog bijzondere maatregelen in het creatieproces kunnen worden
getroffen. Aangezien de eindgebruiker bij de opslag van digitale kantoordocumenten zelf het bestandsformaat
en een aantal instellingen kan kiezen, is het van belang om hierover duidelijke
richtlijnen en afspraken te communiceren. Indien mogelijk wordt het aangewezen bestandsformaat
voorgeprogrammeerd zodat fouten worden vermeden.
Bij opslag in een archiveringsformaat dient men erover te waken dat de digitale documenten worden
weggeschreven conform de instellingen die belangrijk zijn vanuit archiveringsstandpunt. De
meeste archiveringsformaten kunnen immers op diverse wijzen samengesteld worden. De gebruiker
kan vrij een aantal instellingen opgeven, maar lang niet alle instellingen zijn even interessant
voor lange termijnarchivering. Zo is het niet aangewezen om PDF-documenten met een PDF-writer
samen te stellen of JPEG-compressie toe te passen bij het bewaren van een TIFF-document.
Meer informatie is beschikbaar op de DAVID-website:
– F. BOUDREZ, Standaarden voor digitale archiefdocumenten, Antwerpen, 2003
– Digitaal ArchiVeren. rIchtlijn & aDvies, nr. 4: Standaarden voor bestandsformaten.
DIGITAAL ARCHIEFBEHEER IN DE PRAKTIJK. HANDBOEK
2.2.4. De betrouwbaarheid
Hoe de betrouwbaarheid op lange termijn en op sluitende wijze kan gewaarborgd worden, is
vooralsnog geen uitgemaakte zaak. In ieder geval is het archiveren van betrouwbare archiefdocumenten
slechts mogelijk wanneer vanaf de creatie of de ontvangst een procedure loopt die de betrouwbaarheid
waarborgt. De betrouwbaarheid moet immers voor de hele levenscyclus worden
verzekerd. De procedure moet er in eerste instantie voor zorgen dat digitale documenten niet
onrechtmatig worden gewijzigd en dat wijzigingen opspoorbaar zijn. De klemtoon ligt hierbij op
81