Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

2.2. Kwaliteitsdocumenten creëren en beheren
Om uiteindelijk goede digitale documenten te archiveren, is het belangrijk om van bij het ontstaan
kwaliteitsdocumenten te creëren. Deze stap is gericht op het creëren en beheren van authentieke,
(her)bruikbare en goed archiveerbare digitale documenten. Aangezien de authenticiteit van een
archiefdocument betrekking heeft op zijn identiteit en zijn integriteit 18 , wordt in deze stap aan deze
aspecten de nodige aandacht besteed.
De kwaliteit van een digitaal document is afhankelijk van:
– de structuur
– de metadata
– het bestandsformaat
– de betrouwbaarheid
– de gebruiker.
DIGITAAL ARCHIEFBEHEER IN DE PRAKTIJK. HANDBOEK
De specifieke kwaliteitsvereisten van een bepaald type document zijn afhankelijk van de functie
van de digitale documenten binnen het werkproces waarbinnen ze worden gecreëerd en beheerd.
Goede archiefdocumenten moeten ook gekoppeld blijven aan het werkproces waarbinnen ze tot
stand kwamen (zie 2.1 en 2.3).
De creatie en het beheer van kwaliteitsvolle archiefdocumenten zorgen er niet alleen voor dat de
archivering gemakkelijker en efficiënter verloopt, maar ook dat meer incidentele documenteigenschappen
op lange termijn worden bewaard.
2.2.1. De structuur
De interne structuur van een document is niet alleen belangrijk omdat het in de meeste gevallen
een essentieel component van een digitaal archiefdocument is, maar ook omdat succesvolle
migraties slechts mogelijk zijn wanneer de documenten goed zijn gestructureerd.
Samen met de inhoud is de structuur van een digitaal archiefdocument van belang om de kennis
en betekenis die in het document vervat zit, in tijd over te brengen. De structuur is bijgevolg in de
meeste gevallen een essentieel component van het archiefdocument. Het structureren van digitale
documenten hangt nauw samen met documentmodellering. Dit is één van de geijkte methoden
om kennis op een digitale wijze te communiceren. Het documentmodel weerspiegelt de kennis die
ontstaat na definiëren, identificeren en relateren van computerdata. Immers, computerdata hebben
op zich geen betekenis, maar krijgen betekenis door hun verbanden vast te leggen en duidelijk
te maken. De interne structuur geeft ook aan hoe de onderdelen van een document met elkaar
verbonden zijn. Hoe beter de logische relatie tussen de elementen wordt aangegeven, des te beter
een document zijn functie kan vervullen.
Het welslagen van een omzetting is in belangrijke mate afhankelijk van de structuur van het brondocument.
Digitale documenten met een goede structuur zijn gemakkelijker en beter te migreren
dan ongestructureerde documenten. Deze laatste documenten zijn overigens altijd moeilijker te
herbruiken buiten hun oorspronkelijke software-omgeving. Goed gestructureerde documenten
zullen gemakkelijker de tand des tijds overleven en zijn gemakkelijker automatisch te verwerken.
Het is bijgevolg van belang dat digitale documenten intern op een expliciete wijze worden
gestructureerd. De structuur van een document louter en alleen op basis van opmaak aangeven,
houdt een risico in want opmaak gaat in veel gevallen verloren. Beter is om opmaakstijlen en kopteksten
te gebruiken waaraan eventueel opmaak kan worden gekoppeld.
De gedetailleerdheid van de structuur is afhankelijk van de documentmodellering en van de mate
waarin onderdelen van het document (afzonderlijk) herbruikbaar of opspoorbaar moeten zijn.
79