Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

2.6. Opname in het archief en opzoeken
DIGITAAL ARCHIEFBEHEER IN DE PRAKTIJK. HANDBOEK
2.6.1. Controle en registratie
Bij opname in het archief worden in eerste instantie de overgedragen documenten gecontroleerd
en geregistreerd.
De controle van de digitale archiefdocumenten heeft betrekking op:
– de volledigheid van de overdracht: bevatten de dragers alle documenten (bijvoorbeeld controle
op basis van XML-Dossierlijst die als overdrachtslijst wordt gebruikt)
– de kwaliteit van de digitale archiefdocumenten: opgeslagen in een geschikt archiveringsformaat
(identificatie van de bestandsformaten), correct archiveringsprofiel toegepast (validatie
van de bestandsformaten), voorzien van metadata?
– de kwaliteit van de overbrengingsdragers wanneer deze ook als lange termijndrager worden
gebruikt
– computervirussen.
Wanneer bij de controle problemen aan het licht komen of de vooropgezette kwaliteitsvereisten
niet werden nageleefd, moet de archiefvormer gecontacteerd worden om de problemen op te lossen.
Na positieve evaluatie van de kwaliteit krijgt de archiefvormer de toelating om de documenten te
verwijderen en worden de aanwinsten geregistreerd. De archiefdocumenten worden geïnventariseerd
en hun metadata worden verder aangevuld. Hierbij dient aandacht besteed te worden aan
een uniek ID voor de digitale documenten. Bij de registratie kunnen ook de metadata op dossieren/of
documentniveau geïndexeerd worden en opgenomen worden in een databank zodat centrale
bevraging mogelijk is.
2.6.2. Gearchiveerde dossiers en documenten opzoeken
Men kan de gebruiker op diverse niveaus toegang geven tot de gearchiveerde digitale dossiers en
archiefdocumenten:
1. reeks
2. dossier
3. document
Enkel toegang geven op reeksniveau (bijvoorbeeld 'personeelsdossiers') is te algemeen om gearchiveerde
dossiers en documenten op een efficiënte wijze op te zoeken. Opzoekingen op dossieren
documentniveau zijn interessanter en maken meer gerichte zoekacties mogelijk. Hieronder
wordt verder besproken hoe gearchiveerde documenten op beide niveaus kunnen worden opgezocht.
Hiervoor worden twee methoden aangereikt:
1. via de opslag van metadata in een databank
2. via XML-Dossierlijsten
Het niveau en de wijze waarop de digitale dossiers en documenten worden opgezocht, is in hoofdzaak
afhankelijk van de beschikbaarheid en de opslagplaats van hun metadata. Een performante
bevraging van alle metadata is slechts mogelijk wanneer die centraal in een databank zijn opgeslagen.
Voor ontsluiting op dossierniveau houdt dit in dat de dossiermetadata van alle digitale
dossiers bekend zijn en worden ingevoerd. Wanneer deze metadata digitaal, expliciet en gestructureerd
zijn opgeslagen, kunnen deze gegevens volledig automatisch in de databank worden
opgenomen.
Met betrekking tot ontsluiting op documentniveau is men opnieuw afhankelijk van de beschikbaarheid
van metadata (bijvoorbeeld de bestandsnaam, de onderwerpsomschrijving, trefwoorden,
enz.). Meer gedetailleerd zoeken op woorden die in documenten voorkomen, is een optie. Dit
87