Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

DEEL 1 > JURIDISCH LUIK > B. BEWAREN EN HET RECHT
16
2.6. Financieel recht
De Preventiewet inzake witwassen van geld bepaalt dat bepaalde ondernemingen, zoals kredietinstellingen
en verzekeringsmaatschappijen, zich dienen te vergewissen van de identiteit van hun
cliënten aan de hand van een bewijsstuk op het ogenblik dat zij een zakenrelatie aanknopen waardoor
de betrokkenen gewone cliënten worden 20 . Artikel 7 van die wet vereist dat een afschrift van
dat bewijsstuk wordt bewaard gedurende 5 jaar na het beëindigen van de relatie.
Meer informatie:
J. DUMORTIER, Op-Slag Bewezen. Juridische mogelijkheden en moeilijkheden bij het opzetten van een
elektronisch documentbeheersysteem, Brussel, Keesing Publishers - BelAIIM, 2002, 66 p.
H. DEKEYSER en J. DUMORTIER, ‘Elektronisch archiveren’, in X. (ed.), Tendensen in het bedrijfsrecht.
Contracteren zonder papier, Brussel, Bruylant, 2003, 207-236.
3. Waarom bestaan deze wettelijke bewaarverplichtingen?
De wettelijke bewaarverplichtingen zijn ingevoerd om verschillende redenen. De archiefwet heeft
onder meer als doel het onderwijs en het wetenschappelijke onderzoek te bevorderen. In de private
sector vinden de bewaarplichten hun grondslag in het onmiddellijke nut van een document
voor de archiefvormer of voor een derde. De latere cultuurhistorische waarde of het wetenschappelijke
belang is minder doorslaggevend. Documenten worden bewaard omdat ze in de toekomst
nog een functie moeten vervullen. Het recht onderscheidt vooral drie primaire functies die een
archiefstuk kan vervullen:
1. controle en verantwoording
2. bewijs
3. de bescherming van de belangen van derden.
3.1. Controle en verantwoording
Documenten worden in het algemeen bewaard om de efficiëntie van de werkprocessen van een
organisatie te bevorderen. Daarbovenop eist het recht de bewaring van documenten om anderen
in staat te stellen controle uit te oefenen. Dit is het geval voor de bewaringsverplichtingen uit het
belastingrecht, voor de sociale documenten en voor overheidsdocumenten.
Waar de boekhoudverplichting voor handelaars vooral de rechten van derden wil beschermen,
wordt de plicht ten aanzien van de belastingplichtige om alle documenten (onder andere de boekhouding)
te bewaren die van belang zijn om het belastbaar inkomen te bepalen, verantwoord vanuit
de controlemogelijkheid waarover de belastingadministratie moet kunnen beschikken. Men
moet kunnen nagaan of de aangegeven inkomsten wel overeenstemmen met de werkelijke inkomsten.
De werkgever moet de sociale documenten gedurende een bepaalde periode bewaren met het
oog op een efficiënte controle op een juiste toepassing van de wettelijke bepalingen inzake tewerkstelling
21 .
Overheidsdocumenten dienen in de eerste plaats te worden bewaard voor controledoeleinden
omdat politici verantwoording verschuldigd zijn aan de rechtsonderhorigen door wie ze zijn verkozen
om hen te vertegenwoordigen 22 . De bewaring van beleidsdocumenten maakt het mogelijk
dat politici op elk moment ter verantwoording kunnen worden geroepen, zelfs verschillende legislaturen
later. De archivering van deze documenten draagt dus bij tot het democratische gehalte
van een samenleving. In dit verband is de reglementering omtrent de openbaarheid van bestuur
van belang.