Digitaal archiefbeheer in de praktijk Handboek - The InterPARES ...

DEEL 2 > ARCHIEFLUIK > BELEID EN PROCEDURES
72
– lange termijn opslag (fysiek beheer): goede materiële omstandigheden voorzien, vervangen
dragers, foutopsporing (checksums), rampenplan, back-ups maken, leesbaar houden, enz.
– toegankelijk maken (intellectueel beheer): beheren en bijwerken beschrijvingen en metadata,
zoekmogelijkheden voorzien
– beheer: formuleren beleid, overleggen met archiefvormers, standaarden vastleggen, beheer
digitaal depot, bijhouden documentatie, opvolgen technologische veranderingen, enz.
– ter beschikking stelling: archieftoegangen en archiefdocumenten beschikbaar stellen.
Deze vijf functies vormen de sleutelprocessen in elke archiveringsprocedure voor digitale archiefdocumenten
en overbruggen de documentenstroom tussen archiefvormer en archiefgebruiker.
Hoe deze processen vorm krijgen is afhankelijk van de concrete invulling van de archiveringsprocedures.
3. Naar een concrete archiveringsprocedure
Het archiveringsbeleid en de archieffunctie binnen een organisatie wordt in de praktijk gebracht
door concrete archiveringsprocedures.
Voor de archivering van digitale archiefdocumenten zijn in principe diverse archiveringsprocedures
toepasbaar. Voor de archiefvormer is het van belang om de archiveringsprocedure te kiezen
die het meest effectief is voor de organisatie en haar archiefdocumenten. Het uittekenen van een
goede archiveringsprocedure is een proces dat globaal gezien in twee stappen opsplitsbaar is:
– het definiëren van de algemene criteria waaraan een archiveringsprocedure moet beantwoorden
– het concreet invullen van de archiveringsprocedure op basis van een beslissingsmodel.
3.1. Algemene criteria voor een archiveringsprocedure
Algemeen zijn er drie soorten criteria waaraan elke archiveringsprocedure moet beantwoorden:
– juridisch: het juridische kader waarbinnen de archiveringsprocedure plaatsvindt, houdt doorgaans
een aantal beperkingen en/of verplichtingen in waaraan moet worden voldaan. In het
algemeen dient rekening te worden gehouden met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer,
de openbaarheidsverplichtingen, de bescherming van het auteursrecht. Bovendien kan
voor elk type archiefdocument nog andere specifieke wet- en regelgeving gelden.
– archiefwetenschappelijk: de digitale archiefdocumenten dienen te beantwoorden aan een aantal
archivistische kwaliteitsvereisten zoals digitale duurzaamheid, zo autonoom en zelfvoorzienend
mogelijk, voorzien van de nodige metadata, gecontextualiseerd, enz.
– implementatie: technologische infrastructuur, schaalbaarheid, gebruiksvriendelijkheid, medewerking
en bereidwilligheid gebruikers, enz.